Itsepalvelu: Luo uusia käyttäjiä, päivitä käyttäjä- ja poistuvien käyttäjien tietoja
IGA -käyttötapaus henkilö- ja työsuhdetietojen vastaanottamiseen itsepalvelusta, sisältää myös käyttöönotto- ja poistokäyttötapaukset
Itsepalvelu: Luo uusia käyttäjiä, päivitä käyttäjä- ja poistuvien käyttäjien tietoja
IGA -käyttötapaus henkilö- ja työsuhdetietojen vastaanottamiseen itsepalvelusta, sisältää myös käyttöönotto- ja poistokäyttötapaukset
Itsepalvelu: Luo uusia käyttäjiä, päivitä käyttäjien ja poistuvien käyttäjien tietoja
Tämä käyttötapaus kuvaa tilanteita, joissa loppukäyttäjät voivat lisätä uusia käyttäjiä (onboard), päivittää olemassa olevien käyttäjien tietoja ja hallita lähtevien käyttäjien tietoja (offboard) Efecte Self-Servicen kautta.
On tärkeää erottaa nämä käyttötapaukset käyttäjän elinkaaren hallinnan käyttötapauksista. Näiden kahden välinen ero on se, että itsepalvelun käyttötapaukset ovat lähtökohta käyttäjän elinkaaren hallinnan käyttötapauksille. Itsepalvelu on itse asiassa yksi vaihtoehdoista, joilla käyttäjien henkilö- ja työsuhdetiedot voidaan vastaanottaa IGA ratkaisuun. Tämä tarkoittaa, että tässä dokumentissa kuvatut käyttötapaukset päättyvät käyttäjän elinkaaren hallinnan käyttötapauksiin.
Terminologia
Alta löydät itsepalvelun käyttötapaukseen liittyvää terminologiaa käyttäjien luomiseen, päivityksiin ja poistuviin käyttäjiin liittyen. Tarkista käyttäjän elinkaaren hallinnan terminologia ja muista tarkistaa myös Efecten sanasto .
| Terminologia | Kuvaus |
| Luo uusi käyttäjä | Tarkoittaa, että käyttäjä lisää henkilökohtaisia ja työsuhteeseen liittyviä tietoja lähdejärjestelmään/järjestelmiin. IGA ratkaisu vastaanottaa tiedot ja aloittaa käyttäjien luomisen valmistelun hakemistoon/hakemistoihin. Uusien käyttäjien luominen on myös itsepalvelun palvelu. |
| Uusi käyttäjä aluksella | Käyttöönotolla on laajempi soveltamisala kuin käyttäjien luomisella. IGA kontekstissa se sisältää myös käyttöoikeuspyyntöpalvelun , ja jos soveltamisalaa laajennetaan, se voi sisältää myös fyysisiä/etuoikeuspyyntöjä tai muita palveluita. Uusien käyttäjien lisääminen on myös itsepalveluna saatavilla oleva palvelu. |
| Päivitä olemassa olevat käyttäjätiedot | Tarkoittaa, että käyttäjä tekee henkilökohtaisia ja työsuhteeseen liittyviä muutoksia lähdejärjestelmään/järjestelmiin, IGA ratkaisu vastaanottaa tiedot ja aloittaa käyttäjän päivitysten valmistelun hakemistoon/hakemistoihin. Käyttäjätietojen päivittäminen on myös itsepalveluna saatavilla oleva palvelu. |
| Päivitä lähtevän käyttäjän tiedot | Tarkoittaa, että käyttäjä lisää työsuhteen päättymispäivämäärän lähdejärjestelmään/järjestelmiin, IGA ratkaisu vastaanottaa tiedon ja aloittaa useita eri toimia lähtevälle käyttäjälle. Prosessi päättyy, kun kaikki siihen liittyvät käyttöoikeudet, auditointivastuut jne. on poistettu käyttäjältä. Lähtevän käyttäjän tietojen päivitys itsepalvelussa. |
| Aluksesta poistuminen | Käyttöoikeuksien poistaminen voi olla laajempaa kuin pelkkä käyttäjätilien poistaminen käytöstä ja käyttöoikeuksien poistaminen. Esimerkiksi tapauksissa, joissa IGA ratkaisu hallinnoi fyysisiä pääsyjä, voi olla tarpeen palauttaa avaimet tai muut laitteet. |
Käyttötapausten kuvaukset
Käyttötapaus uuden käyttäjän luomiseen (perehdytys)
Itsepalvelun "Luo uusia käyttäjiä" -palvelu voi olla erillinen palvelu tai se voidaan yhdistää käyttöoikeuksien pyyntöpalveluun , jolloin palvelua kutsutaan yleensä nimellä "uuden käyttäjän käyttöönotto". Jos asiakas käyttää muita asiaankuuluvia palveluita itsepalvelussaan, ne voidaan yhdistää IGA käyttöönottopalveluun.
| Kuvaus | |
| Yleiskatsaus | Tässä käyttötapauksessa kuvataan, miten uuden käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot lisätään itsepalveluun. |
| Operaattorit |
|
| Edellytykset | Asiakas on määritellyt käyttäjien elinkaaren hallinnan käyttötapaukset ja asetukset työjaksojen ja tilien hallintaan. Asiakas on myöntänyt itsepalvelun käyttöoikeudet niille käyttäjille, joilla on pääsy joko uusien käyttäjien luonti- tai sisäänrakennettujen käyttäjien palveluihin. |
| Tulos | Uusien käyttäjien henkilö- ja työsuhdetiedot vastaanotetaan IGA ratkaisuun ja käyttäjien elinkaaren hallintaprosessit voidaan käynnistää. |
| Uuden käyttäjän luontiprosessi (perehdytys) |
|
| Raportointi |
Itsepalvelun raportointi riippuu asiakkaan asetuksista ja palveluiden käyttöoikeuksista, mutta loppukäyttäjät ja esimiehet voivat nähdä esimerkiksi seuraavat tiedot:
|
| Valmiit palvelut itsepalvelussa |
|
Käyttötapaus käyttäjätietojen päivittämiseen
Loppukäyttäjät ja esimies voivat päivittää käyttäjien henkilökohtaisia ja/tai työsuhteeseen liittyviä tietoja itsepalvelun kautta.
| Kuvaus | |
| Yleiskatsaus | Tässä käyttötapauksessa kuvataan, miten olemassa olevan käyttäjän henkilö- ja työsuhdetietoja voidaan muuttaa itsepalvelusta. |
| Operaattorit |
|
| Edellytykset | Asiakas on määritellyt käyttäjien elinkaaren hallinnan käyttötapaukset ja asetukset työjaksojen ja tilien hallintaan. Asiakas on myöntänyt itsepalvelun käyttöoikeudet niille käyttäjille, joilla on pääsy käyttäjätietojen päivityspalveluun. |
| Tulos | Olemassa olevien käyttäjien henkilö- ja työsuhdetietojen muutokset vastaanotetaan IGA ratkaisuun ja käyttäjien elinkaaren hallintaprosessit voidaan käynnistää. |
| Päivitä käyttäjätiedot |
|
| Raportointi |
Itsepalvelun raportointi riippuu asiakkaan asetuksista ja palveluiden käyttöoikeuksista, mutta loppukäyttäjät ja esimiehet voivat nähdä esimerkiksi
|
| Valmiit palvelut itsepalvelussa | Päivitä käyttäjätiedot |
Käyttötapaus lähteville käyttäjille (offboarding)
Käyttötapaus lähteville käyttäjille, käytetään samaa palvelua kuin käyttäjätietojen päivittämisessä itsepalvelussa. Ainoa ero on, että kun pyyntöön lisätään päättymispäivämäärä, se käynnistää lähtevän käyttäjän prosessin.
| Kuvaus | |
| Yleiskatsaus | Tämä käyttötapaus kuvaa, miten poistuvan käyttäjän prosessi käynnistetään itsepalvelusta. |
| Operaattorit |
|
| Edellytykset | Asiakas on määritellyt käyttäjien elinkaaren hallinnan käyttötapaukset ja asetukset työjaksojen ja tilien hallintaan. Asiakas on myöntänyt itsepalvelun käyttöoikeudet niille käyttäjille, joilla on pääsy käyttäjätietojen päivityspalveluun. |
| Tulos | Olemassa olevien käyttäjien henkilö- ja työsuhdetietojen muutokset vastaanotetaan IGA ratkaisuun ja käyttäjien elinkaaren hallintaprosessit voidaan käynnistää. |
| Päivitä käyttäjätiedot |
|
| Raportointi |
Itsepalvelun raportointi riippuu asiakkaan asetuksista ja palveluiden käyttöoikeuksista, mutta loppukäyttäjät ja esimiehet voivat nähdä esimerkiksi seuraavat tiedot:
|
| Valmiit palvelut itsepalvelussa | Päivitä käyttäjätiedot |
Toimitusohjeet
Konfigurointiohjeet
Suhteet muihin käyttötapauksiin:
- Käyttäjän elinkaaren hallinta
- Tilinhallinta
Valmistelutehtävät,
- Käyttäjän elinkaaren hallinnan ja työjakson hallinnan käyttötapaukset on konfiguroitava IGA ratkaisussa.
- Hakemistotilien luominen ja tarjoaminen sekä IGA tilien hallinta on määritettävä IGA ratkaisussa.
Määritysohjeet:
- Käytä (julkaise/peru julkaiseminen) asianmukaisia lomakkeita asiakkaan kanssa sovitun määrittelytyöpajan mukaisesti. Vaihtoehdot ovat:
- Sisäisille käyttäjille (paketti, joka sisältää pyyntöön liittyvät käyttöoikeudet)
- Ulkoisille käyttäjille tarkoitettu integrointi (paketti, joka sisältää pyyntöjen mukaiset käyttöoikeudet)
- Luo uusi sisäinen käyttäjä (yksittäinen palvelu)
- Luo uusi ulkoinen käyttäjä (yksittäinen palvelu)
- Päivitä käyttäjätiedot (yksi palvelu) sekä sisäisille että ulkoisille käyttäjille, ja samaa palvelua käytetään lähteville käyttäjille (offboarding).
- Jos työskentelet ympäristössä, jossa käytetään vain yhtä työskentelyjaksoa käyttäjää kohden, poista seuraavat määritteet ESS-lomakkeesta/-lomakkeista:
- Käyttäjä on olemassa?
- Käyttäjä
- Uusi työjakso luodaan olemassa olevalle käyttäjälle. Jos sinä
Jos haluat päivittää olemassa olevaa työjaksoa, käytä Päivitä-painiketta.
Alaisten tietolomake
- Itsepalvelu käyttää OU-polkuja löytääkseen oikeat henkilökortit IGA ratkaisusta ja myöntääkseen pääsyn oikeaan sivustoon, jossa lomakkeet julkaistaan.
- Määritä oikeat organisaatioyksiköt Sivustot-välilehdellä.
- Määritä oikeat organisaatioyksiköt Sivustot-välilehdellä.
- Itsepalvelun IGA lomakkeet näytetään käyttäjille hakemistoryhmien perusteella. Valmiita rooleja löytyy roolivälilehdeltä, esimerkiksi IGA esimiehille.
- Muuta perusviivalla käytetyt ryhmät toimituksessa määritellyiksi todellisiksi asiakashakemistoryhmiksi.
- Muuta perusviivalla käytetyt ryhmät toimituksessa määritellyiksi todellisiksi asiakashakemistoryhmiksi.
- Itsepalveluun lisätyt tiedot lähetetään nyt IGA -palvelupyyntönä IGA ratkaisuun.
Järjestelmä- ja hyväksyntätestausohjeet
Kun IGA ratkaisu toimitetaan, suosittelemme Efecte Delivery Management -työkalun käyttöä testitapausten, testitulosten ja testivaiheiden raportointiin. Nämä ohjeet viittaavat työkalun valmiisiin testitapauksiin.
Itsepalvelusta luotujen/päivitettyjen/poistuneiden käyttäjien testaus:
- Kirjaudu itsepalveluun yhdellä esimies- tai testikäyttäjätyypeistä
- Luo uusia sisäisiä ja ulkoisia käyttäjiä.
- Päivitä olemassa olevat alaisten tiedot.
- Päivitä henkilötiedot (etunimi, sukunimi jne.).
- Päivitä työsuhdetiedot (titteli, kustannuspaikka, organisaatioyksikkö).
- Luo uusi työjakso olemassa olevalle käyttäjälle (ei voimassa, jos käyttäjällä on yksi työjakso ja yksi hakemistotili).
- Nykyinen alainen hallituksen ulkopuolella.
- Varmista, että itsepalvelu näyttää pyynnön tilan oikein etusivulla.
- Varmista, että pyyntöhistoria näyttää tiedot oikein itsepalvelussa.
Noudata käyttäjän elinkaaren hallinnan testausohjeita sen varmistamiseksi, että tiedot vastaanotetaan oikein, ja tilinhallinnan testausohjeita sen varmistamiseksi, että tiedot on toimitettu oikein.