Libre-service : créer de nouveaux utilisateurs, mettre à jour les informations sur les utilisateurs et les utilisateurs sortants
Cas d'utilisation IGA pour la réception d'informations personnelles et professionnelles à partir du libre-service, contient également des cas d'utilisation d'intégration et de départ
Libre-service : créer de nouveaux utilisateurs, mettre à jour les informations sur les utilisateurs et les utilisateurs sortants
Cas d'utilisation IGA pour la réception d'informations personnelles et professionnelles à partir du libre-service, contient également des cas d'utilisation d'intégration et de départ
Libre-service : créer de nouveaux utilisateurs, mettre à jour les informations sur les utilisateurs et les utilisateurs sortants
Ce cas d'utilisation décrit des scénarios dans lesquels les utilisateurs finaux peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs (à bord), mettre à jour les utilisateurs existants et gérer les informations des utilisateurs sortants (hors bord) via Efecte Self-Service.
Il est important de distinguer ces cas d'utilisation de ceux de la gestion du cycle de vie des utilisateurs . La différence entre ces deux cas réside dans le fait que le libre-service constitue le point de départ de la gestion du cycle de vie des utilisateurs. Le libre-service est en réalité l'une des options permettant de transmettre les informations personnelles et professionnelles des utilisateurs à la solution IGA . Cela signifie que les cas d'utilisation décrits dans ce document se termineront par la gestion du cycle de vie des utilisateurs.
Terminologie
Vous trouverez ci-dessous la terminologie relative aux cas d'utilisation en libre-service, notamment la création, la mise à jour et le départ des utilisateurs. Consultez la terminologie relative à la gestion du cycle de vie des utilisateurs et n'oubliez pas de consulter également le glossaire d'Efecte .
| Terminologie | Description |
| Créer un nouvel utilisateur | Cela signifie que l'utilisateur ajoute des informations personnelles et liées à l'emploi aux systèmes sources, la solution IGA reçoit les informations et commence la mise à disposition pour la création d'utilisateurs vers le ou les répertoires. Créer de nouveaux utilisateurs est également un service en libre-service. |
| Embarquer un nouvel utilisateur | L'intégration a une portée plus large que la création d'utilisateurs. Dans le contexte IGA elle contient également un service de demande de droits d'accès , et si la portée est étendue, elle peut également contenir des demandes de droits d'accès physiques/privilégiés ou d'autres services. L'intégration de nouveaux utilisateurs est également un service en libre-service. |
| Mettre à jour les informations utilisateur existantes | Cela signifie que l'utilisateur apporte des modifications personnelles et professionnelles au(x) système(s) source(s), la solution IGA reçoit des informations et commence la mise à disposition pour la mise à jour de l'utilisateur vers le(s) répertoire(s). La mise à jour des informations utilisateur est également un service en libre-service. |
| Mettre à jour les informations de l'utilisateur sortant | Cela signifie que l'utilisateur ajoute la date de fin d'emploi au(x) système(s) source(s), la solution IGA reçoit les informations et démarre plusieurs actions différentes pour l'utilisateur sortant, le processus se termine lorsque tous les droits d'accès associés, les responsabilités d'audit, etc. sont supprimés de l'utilisateur. La mise à jour de l'utilisateur sortant utilise le même service avec la mise à jour des informations de l'utilisateur en libre-service. |
| Débarquement | La désintégration peut avoir une portée plus large que la simple désactivation des comptes utilisateurs et la suppression des droits d'accès, comme par exemple dans les cas où la solution IGA gère les accès physiques, il peut être nécessaire de restituer des clés ou d'autres équipements. |
Descriptions des cas d'utilisation
Cas d'utilisation pour la création d'un nouvel utilisateur (intégration)
Le service « Créer de nouveaux utilisateurs » en libre-service peut être un service individuel ou être intégré au service de demande de droits d'accès . Dans ce cas, il est généralement appelé « Intégration de nouveaux utilisateurs ». Si le client utilise d'autres services pertinents dans son libre-service, ceux-ci peuvent être intégrés au service d'intégration IGA .
| Description | |
| Aperçu | Dans ce cas d'utilisation, il est décrit comment les informations personnelles et professionnelles du nouvel utilisateur sont ajoutées au libre-service. |
| Opérateurs |
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| Prérequis | Le client a défini des cas d'utilisation et des paramètres de gestion du cycle de vie des utilisateurs pour la gestion des périodes de travail et des comptes. Il a accordé des accès au libre-service aux utilisateurs autorisés à créer de nouveaux utilisateurs ou à intégrer des services. |
| Résultat | Les informations personnelles et professionnelles des nouveaux utilisateurs sont reçues par la solution IGA et les processus de gestion du cycle de vie des utilisateurs peuvent être lancés. |
| Processus de création d'un nouvel utilisateur (intégration) |
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| Rapports |
Les rapports en libre-service dépendent des paramètres du client et des droits d'accès aux services, mais les utilisateurs finaux et les gestionnaires peuvent voir par exemple :
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| Services prêts à l'emploi en libre-service |
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Cas d'utilisation pour la mise à jour des informations utilisateur
Les utilisateurs finaux et le gestionnaire peuvent mettre à jour les informations personnelles et/ou liées à l'emploi des utilisateurs à partir du libre-service.
| Description | |
| Aperçu | Ce cas d'utilisation décrit comment les informations personnelles et professionnelles des utilisateurs existants peuvent être modifiées à partir du libre-service. |
| Opérateurs |
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| Prérequis | Le client a défini des cas d'utilisation et des paramètres de gestion du cycle de vie des utilisateurs pour la gestion des périodes de travail et des comptes. Il a accordé l'accès au libre-service aux utilisateurs autorisés à mettre à jour leurs informations. |
| Résultat | Les modifications des informations personnelles et professionnelles des utilisateurs existants sont reçues dans la solution IGA et les processus de gestion du cycle de vie des utilisateurs peuvent être lancés. |
| Mettre à jour les informations utilisateur |
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| Rapports |
Les rapports en libre-service dépendent des paramètres du client et des droits d'accès aux services, mais les utilisateurs finaux et les gestionnaires peuvent voir par exemple,
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| Services prêts à l'emploi en libre-service | Mettre à jour les informations utilisateur |
Cas d'utilisation pour les utilisateurs sortants (Offboarding)
Cas d'utilisation pour les utilisateurs sortants : le service de mise à jour des informations utilisateur est identique à celui utilisé dans le libre-service. La seule différence est que l'ajout d'une date de fin à la demande déclenche le processus de départ.
| Description | |
| Aperçu | Ce cas d'utilisation décrit comment le processus de départ de l'utilisateur est démarré à partir du libre-service. |
| Opérateurs |
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| Prérequis | Le client a défini des cas d'utilisation et des paramètres de gestion du cycle de vie des utilisateurs pour la gestion des périodes de travail et des comptes. Il a accordé l'accès au libre-service aux utilisateurs autorisés à mettre à jour leurs informations. |
| Résultat | Les modifications des informations personnelles et professionnelles des utilisateurs existants sont reçues dans la solution IGA et les processus de gestion du cycle de vie des utilisateurs peuvent être lancés. |
| Mettre à jour les informations utilisateur |
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| Rapports |
Les rapports en libre-service dépendent des paramètres du client et des droits d'accès aux services, mais les utilisateurs finaux et les gestionnaires peuvent voir, par exemple :
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| Services prêts à l'emploi en libre-service | Mettre à jour les informations utilisateur |
Instructions de livraison
Instructions de configuration
Relations avec d’autres cas d’utilisation :
- Gestion du cycle de vie des utilisateurs
- Gestion de compte
Tâches de préparation,
- Les cas d'utilisation de la gestion du cycle de vie des utilisateurs et de la gestion des périodes de travail doivent être configurés dans la solution IGA
- La génération et le provisionnement des comptes d'annuaire, la gestion des comptes IGA doivent être configurés dans la solution IGA .
Instructions de configuration :
- Utiliser (publier/dépublier) les formulaires appropriés, comme convenu lors des ateliers de définition avec le client. Les options sont :
- Embarquement pour les utilisateurs internes (package, incluant les droits d'accès aux demandes)
- Embarquement pour les utilisateurs externes (package, incluant les droits d'accès aux demandes)
- Créer un nouvel utilisateur interne (service unique)
- Créer un nouvel utilisateur externe (service unique)
- Mettre à jour les informations utilisateur (service unique) pour les utilisateurs internes et externes, et ce même service est utilisé pour les utilisateurs sortants (offboarding).
- Si vous travaillez dans un environnement où une seule période de travail par utilisateur est utilisée, supprimez les attributs suivants des formulaires ESS :
- L'utilisateur existe ?
- Utilisateur
- Une nouvelle période de travail sera créée pour l'utilisateur existant. Si vous
si vous souhaitez mettre à jour la période de travail existante, veuillez utiliser Mettre à jour
Formulaire d'information subordonné
- Le libre-service utilise les chemins OU pour trouver les cartes de données personnelles correctes à partir de la solution IGA et accorde l'accès au site correct où les formulaires sont publiés.
- Définissez les unités organisationnelles correctes dans l’onglet Sites.
- Définissez les unités organisationnelles correctes dans l’onglet Sites.
- Les formulaires liés à IGA dans le libre-service sont affichés aux utilisateurs en fonction des groupes d'annuaires. Des rôles prêts à l'emploi peuvent être trouvés dans l'onglet Rôles, par exemple IGA pour les gestionnaires.
- Modifiez les groupes utilisés dans la ligne de base en fonction des groupes d'annuaires clients réels définis dans la livraison.
- Modifiez les groupes utilisés dans la ligne de base en fonction des groupes d'annuaires clients réels définis dans la livraison.
- Les informations ajoutées au libre-service sont désormais envoyées sous forme de demande de service IGA à la solution IGA .
Instructions de test du système et d'approbation
Lors de la livraison de la solution IGA , nous recommandons l'utilisation de l'outil Efecte Delivery Management pour les cas de test, les résultats de test et les rapports de phase de test. Ces instructions se réfèrent aux cas de test prédéfinis dans l'outil.
Test des utilisateurs créés/mis à jour/quittés du libre-service :
- Connectez-vous au libre-service avec l'un des utilisateurs de test de type gestionnaire
- Créer de nouveaux utilisateurs internes et externes.
- Mettre à jour les informations subordonnées existantes.
- Mettre à jour les informations personnelles (prénom, nom etc.).
- Mettre à jour les informations sur l’emploi (titre, centre de coûts, unité organisationnelle).
- Créer une nouvelle période de travail pour un utilisateur existant (non valide si l'utilisateur a une période de travail et un compte d'annuaire).
- Débarquez le subordonné existant.
- Vérifiez que le libre-service affiche correctement l’état de la demande sur la première page.
- Vérifiez que l’historique des demandes affiche correctement les informations dans le libre-service.
Suivez les instructions de test de gestion du cycle de vie des utilisateurs pour valider que les données sont reçues correctement et les instructions de test de gestion des comptes pour valider que les données sont correctement provisionnées.