IGA-kontekstissa onboarding tarkoittaa sen varmistamista, että kun työsuhteen alkamispäivä koittaa, käyttäjällä on kaikki tarvittavat tunnukset ja käyttöoikeudet aktivoituna ja toimitettuna. Prosessi alkaa, kun henkilö- ja työsuhdetiedot lisätään lähdejärjestelmään ja toimitetaan IGA-ratkaisulle, joka käynnistää työjakson hallinnan ja hakemistotilin luonnin logiikan.

IGA Access Right Management (ARM) -paketin ja Käyttäjän elinkaaren hallinta (ULM) -paketin avulla peruskäyttöoikeudet voidaan myöntää automaattisesti. Jos käyttöoikeuksia kuitenkin myönnetään automaattisesti käyttäjän tittelin, organisaatioyksikön tai kustannuspaikan perusteella, käyttötapauskirjastosta tarvitaan lisäksi automaattisten sääntöjen käyttötapaus.

Lisätietoja siitä, miten ja mistä käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot voidaan vastaanottaa, löydät luvusta Lähdejärjestelmävaihtoehdot.

Käyttäjätietojen päivittäminen tarkoittaa, että kun käyttäjän työsuhde- tai henkilötietoja muutetaan lähdejärjestelmässä, muutokset päivitetään myös käyttäjän olemassa oleviin tileihin, työjaksoihin ja käyttöoikeuksiin. Myös automaattisesti myönnetyt käyttöoikeudet (automaattiset säännöt) päivitetään lähdejärjestelmästä vastaanotettujen muutosten perusteella.

Katso lisätietoja luvusta ”Lähdejärjestelmävaihtoehdot” siitä, miten ja mistä käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot voidaan vastaanottaa.

Lähtevän käyttäjän käyttötapaus tarkoittaa prosessia, joka käynnistyy, kun käyttäjän työsuhde tai sopimus päättyy. IGA-ratkaisu käynnistää offboarding-prosessin, jonka valmistuminen voi kestää useita päiviä riippuen tilinhallinnan asetuksista, kuten milloin tilit poistetaan käytöstä, sähköpostilisenssit poistetaan ja käyttöoikeudet peruutetaan.

Jos käyttäjällä on useita työjaksoja, offboarding-prosessi voi koskea vain sitä työjaksoa, joka päättyy. Tämä tarkoittaa, että vain kyseiseen työjaksoon liittyvät tilit ja käyttöoikeudet päätetään.

Hallintatehtäviä on erilaisia riippuen siitä, mitä asetuksia IGA-pääkäyttäjä on valinnut työjakson ja tilinhallinnan osalta.

Self-Service sisältää valmiit käyttötapaukset käyttäjän henkilö- ja työsuhdetietojen lisäämiseen ja päivittämiseen.

• Self-Servicen käyttötapaukset löytyvät täältä. 
   
• Self-Serviceä voidaan käyttää lähtökohtana, josta esihenkilöt ja loppukäyttäjät käynnistävät onboardingin ja offboardingin sekä tekevät muutoksia sisäisten ja/tai ulkoisten käyttäjien henkilö- ja työsuhdetietoihin.
   
• Self-Service voi olla myös vaihtoehtoinen tapa, eli esimerkiksi sisäisten käyttäjien tiedot vastaanotetaan asiakkaan HR-ratkaisusta, kun taas ulkoisten käyttäjien tiedot lisätään Self-Servicen kautta.

Natiivia HR-liitintä suositellaan käytettäväksi aina, kun tiedostopohjainen integraatio tarvitaan tai se kattaa integraatiovaatimukset. Se on rakennettu custom script -liittimen avulla, ja sitä voidaan muokata asiakkaan tarpeiden mukaan. Se mahdollistaa myös erilaisten rajojen määrittämisen, kuten sen, kuinka paljon muutoksia sallitaan tuontia kohden jne.

Lue lisää natiivista HR-liittimestä täältä. 
Lue lisää custom script -liittimestä täältä.  

Natiivin HR-liittimen edut:

• Tukee CSV-, XML- ja JSON-tiedostoja.
• Voi vastaanottaa ja lähettää tiedostoja SFTP-palvelimelle/palvelimelta (suositeltu) tai muihin tiedostosijainteihin.
• Parametrit, yhteystiedot, rajat jne. määritetään IGA-ratkaisusta.
• Skriptiä voidaan mukauttaa (muutokset vaativat Python-skriptaustaitoja, mutta asiakas, Efecte tai kumppani voi tehdä ne).

Milloin valita toinen vaihtoehto HR-integraatiolle?

• Kun tarvitaan muuta kuin tiedostopohjaista integraatiota.
• Kun integraatiossa tarvitaan raskasta mukauttamista ja/tai logiikkaa, kuten esimerkiksi tietojen yhdistämistä useista lähdejärjestelmistä.
• Asiakas tai kumppani haluaa rakentaa ja ylläpitää integraatioita itse (Open API).
• Asiakas haluaa integraatiot palveluna (Efecte Integration Service).

Integration Servicea käytetään monimutkaisissa ja räätälöidyissä integraatioissa, jotka voivat olla esimerkiksi tietokanta- tai suoria integraatioita eri HR-ratkaisuihin.

Suosittelemme Integration Servicen tai asiakkaan oman integraatioalustan käyttöä seuraavissa tapauksissa:

1. Henkilö- ja työsuhdetietoja vastaanotetaan useista lähdejärjestelmistä, ja tiedot on yhdistettävä ennen kuin ne voidaan toimittaa IGA-ratkaisuun.
2. Reaaliaikainen integraatio IGA-ratkaisun ja lähdejärjestelmän/-järjestelmien välillä.
3. Monimutkaiset ja räätälöidyt integraatiot.

Lue lisää Integration Servicesta täältä. 

Open API on tarkoitettu tapauksiin, joissa asiakas tai kumppani hallinnoi integraatioitaan itse tai käytössä on muu integraatioalusta kuin Integration Service.

Suosittelemme Open APIn käyttöä, kun:

1. Asiakas rakentaa omat integraationsa.
2. IGA-ratkaisun ja lähdejärjestelmän/-järjestelmien välillä tarvitaan reaaliaikaista integraatiota.
3. Monimutkaiset ja räätälöidyt integraatiot.

Lue lisää Open APIsta täältä. 

Täältä löydät käyttäjän elinkaaren hallinnan termistön, mutta muista tarkistaa myös Sanasto. 

Työjakson hallinta ja tilinhallinta ovat erillisiä prosesseja. Työjakson hallinnassa määritetään, miten vastaanotettua tietoa käsitellään, kun taas tilinhallinnassa määritetään, mitä tietoa toimitetaan hakemistoihin. Attribuuttikartoitukset määrittävät, tarvitseeko vastaanotettua dataa yhdistää tai muuntaa ennen sen toimittamista hakemistoihin.

IGA-ratkaisu tukee neljää (4) skenaariota työjakson ja tilinhallinnan osalta, mikä tarkoittaa, että käyttäjillä voi olla yksi tai useampi työjakso ja tili, jotka kaikki liittyvät yhteen identiteettiin.

Yksi työjakso ja yksi tili

Tämä on yleisin skenaario, ja se voi olla myös ensimmäinen askel kohti monimutkaisempaa käyttäjän elinkaaren hallintaa.

Tässä skenaariossa käyttäjällä on yksi työjakso ja siihen liittyy yksi tili, mikä tarkoittaa, että käyttäjän käyttöoikeudet sekä tilin aktivointi/deaktivointi tehdään työjaksolle määritettyjen työsuhteen alkamis- ja päättymispäivien mukaisesti.

Asetukset IGA set work period -datakortissa:

• Status - Active.
• Name - Anna nimi työjakson hallintasäännöllesi.
• User type - Valitse, ketä tämä asetus koskee.
• Target directory - valitse yksi (1) hakemisto listalta, johon käyttäjätili luodaan (seuraavassa vaiheessa tämä tieto on kohdistettava tilinhallintaan).
• Amount of work periods - tässä skenaariossa se on aina yksi (1).
• Account handling - on valittu arvoksi "attach one account to all types of work periods".
• Tallenna tiedot.
• Luo vastaava IGA set account information -datakortti samalla käyttäjätyypillä, joka valittiin IGA set work period -datakortissa.

Yksi työjakso ja useita tilejä

Tämä skenaario mahdollistaa sen, että käyttäjillä on useita tilejä (samassa tai eri hakemistoissa), jotka kaikki liittyvät yhteen työjaksoon, joka puolestaan liittyy yhteen identiteettiin.

Tämä skenaario koskee myös tapauksia, joissa käyttäjällä on normaali ja etuoikeutettu (esimerkiksi domain admin) tili samassa hakemistossa, ja molemmat liittyvät yhteen työjaksoon. Kun työjakso päättyy, molemmat tilit poistetaan käytöstä/poistetaan työjakson päättymispäivän ja tilinhallinnan asetusten mukaisesti. Useita tilejä luotaessa se voi tapahtua samanaikaisesti, jolloin molemmat aktivoidaan työjakson alkamispäivän mukaisesti, tai toinen tileistä voidaan luoda ennen/jälkeen toisen, esimerkiksi Self-Servicestä tehdyn käyttöoikeuspyynnön perusteella. Päivitystapauksissa molempien tilien tiedot päivitetään/muutetaan, ja uudet hakemistoattribuutit lasketaan tilinhallinnan asetusten perusteella.

Jos käyttäjällä on useita tilejä, ensisijainen tili on pakko laskea, erityisesti jos käyttäjän on päästävä käyttämään palveluita Self-Servicessä tai IGA-ratkaisussa.

Asetukset IGA set work period -datakortissa:

• Status - Active.
• Name - Anna nimi työjakson hallintasäännöllesi.
• User type - Valitse, ketä tämä asetus koskee.
• Target directory - valitse kaksi (2) tai useampi hakemistoa listalta, joihin käyttäjätilit luodaan (seuraavassa vaiheessa tämä tieto on kohdistettava tilinhallintaan).
• Amount of work periods - tässä skenaariossa se on aina yksi (1).
• Account handling - on valittu.
  • "Attach one account to all types of work periods" tarkoittaa, että käyttäjällä on vain yksi tili ja sama tili liitetään käyttäjän kaikkiin työjaksoihin työsuhdetyypistä riippumatta.
  • "Create new account matching employment type" tarkoittaa, että jos käyttäjällä on jo tili, mutta uuden työjakson työsuhdetyyppi on erilainen, luodaan toinen tili. Jos käyttäjällä kuitenkin jo on työsuhdetyyppiä vastaava tili, se tili liitetään uuteen työjaksoon.
• Tallenna tiedot.
• Luo vastaava IGA set account information -datakortti samalla käyttäjätyypillä, joka valittiin IGA set work period -datakortissa.

Useita työjaksoja ja yksi tili

Tässä skenaariossa käyttäjällä voi olla useita työjaksoja, jotka liittyvät yhteen hakemistotiliin, jolloin käyttäjän käyttöoikeudet voivat liittyä mihin tahansa työjaksoon.

Kun käyttäjälle lisätään tai poistetaan työjaksoja, käyttöoikeudet liittyvät aina johonkin työjaksoista. Tämä tarkoittaa, että jos yksi työjaksoista päättyy ja käyttäjällä on sama käyttöoikeus myönnettynä toisen työjakson kautta, sitä ei poisteta ennen kuin kaikki käyttöoikeuden myöntäneet työjaksot ovat päättyneet tai automaattiset säännöt päivittävät käyttöoikeuksia. Lähtevän käyttäjän prosessi käynnistyy, kun mikään työjaksoista ei ole enää aktiivinen.

Tässä tapauksessa käyttäjälle on pakko laskea ensisijainen työjakso, jonka henkilötietoja käytetään käyttäjän identiteettitietoina. Tällä on vaikutusta myös Self-Serviceen, sillä työjakso on pakko valita käyttöoikeuksia pyydettäessä/poistettaessa. Tämä mahdollistaa myös työjaksojen lisäämisen/päättämisen käyttäjälle onboarding-, päivitys- tai offboarding-palveluiden kautta Self-Servicessä.

Asetukset IGA set work period -datakortissa:

• Status - Active.
• Name - Anna nimi työjakson hallintasäännöllesi.
• User type - Valitse, ketä tämä asetus koskee.
• Target directory - valitse yksi (1) hakemisto listalta, johon käyttäjätili luodaan (seuraavassa vaiheessa tämä tieto on kohdistettava tilinhallintaan).
• Amount of work periods - tässä skenaariossa se on aina useita.
  • First priority employment nature - permanent/temporary/hour-based.
  • Second priority employment nature - temporary/hour-based.
  • Third priority employment nature - temporary/hour-based.
• Account handling - on valittu.
  • "Attach one account to all types of work periods" tarkoittaa, että käyttäjällä on vain yksi tili ja sama tili liitetään käyttäjän kaikkiin työjaksoihin työsuhdetyypistä riippumatta.
  • "Create new account matching employment type" tarkoittaa, että jos käyttäjällä on jo tili, mutta uuden työjakson työsuhdetyyppi on erilainen, luodaan toinen tili. Jos käyttäjällä kuitenkin jo on työsuhdetyyppiä vastaava tili, se tili liitetään uuteen työjaksoon.
• Tallenna tiedot
• Luo vastaava IGA set account information -datakortti samalla käyttäjätyypillä, joka valittiin IGA set work period -datakortissa.

Useita työjaksoja ja useita tilejä

Tämä on monimutkaisin skenaario käyttäjän elinkaaren hallinnassa, ja se mahdollistaa sen, että käyttäjällä on useita työjaksoja ja tilejä.

Tässä tapauksessa käyttäjälle on pakko laskea sekä ensisijainen tili että työjakso, ja se yhdistää kaikki skenaariot yhdeksi.

Käyttötapausesimerkki: koulutusalalla käyttäjä on toimistoaikaan opettaja ja iltaisin myös opiskelija. On yleistä, että opiskelijat ja opettajat sijaitsevat täysin eri hakemistoissa, ja osa saattaa sijaita on-premise- ja/tai pilvihakemistoissa. Tämä skenaario on yleinen myös terveydenhuollossa ja muilla toimialoilla, joissa käyttäjä voi työskennellä eri rooleissa eri sopimusten alla.

Asetukset IGA set work period -datakortissa:

• Status - Active.
• Name - Anna nimi työjakson hallintasäännöllesi.
• User type - Valitse, ketä tämä asetus koskee.
• Target directory - valitse kaksi (2) tai useampi hakemistoa listalta, joihin käyttäjätilit luodaan (seuraavassa vaiheessa tämä tieto on kohdistettava tilinhallintaan).
• Amount of work periods - tässä skenaariossa se on aina useita.
  • First priority employment nature - permanent/temporary/hour-based.
  • Second priority employment nature - temporary/hour-based.
  • Third priority employment nature - temporary/hour-based.
• Account handling - on valittu.
  • "Attach one account to all types of work periods" tarkoittaa, että käyttäjällä on vain yksi tili ja sama tili liitetään käyttäjän kaikkiin työjaksoihin työsuhdetyypistä riippumatta.
  • "Create new account matching employment type" tarkoittaa, että jos käyttäjällä on jo tili, mutta uuden työjakson työsuhdetyyppi on erilainen, luodaan toinen tili. Jos käyttäjällä kuitenkin jo on työsuhdetyyppiä vastaava tili, se tili liitetään uuteen työjaksoon.
• Tallenna tiedot.
• Luo vastaava IGA set account information -datakortti samalla käyttäjätyypillä, joka valittiin IGA set work period -datakortissa.

Yksi työjakso ja yksi tili (käyttöoikeuksien hallintaa varten, kun käyttäjän elinkaaren hallintaa ei käytetä)

Tämä on kevyin tapa hallita työjaksoja ja tilejä IGA-ratkaisussa, ja tämä skenaario on tarkoitettu tapauksiin, joissa tiliin liittyvä data vain luetaan hakemistosta ja käytetään identiteetti- ja henkilötietona (IGA Access Right Management -paketti).

On tärkeää luoda työjaksodataa, vaikka IGA-ratkaisu ei loisi, päivittäisi tai poistaisi tilejä ja identiteettejä automaattisesti, koska käyttöoikeuksien ja tilien on aina perustuttava johonkin sopimukseen tai yhteisymmärrykseen käyttäjän ja yrityksen/organisaation välillä. Jos käyttäjän elinkaaren hallinnan automaatio lisätään myöhemmin asiakkaan IGA-ratkaisuun, määrityksiin ei tarvitse tehdä muutoksia, vaan riittää päättää, mistä henkilö- ja työsuhdetiedot vastaanotetaan.

IGA set work period- tai IGA set account information -datakortteihin ei tarvita mitään asetuksia.

Tilinhallinta

IGA-pääkäyttäjä voi määrittää erilaisia sääntöjä sille, miten hakemistotilejä luodaan/päivitetään/poistetaan, minkälaisia peruskäyttöoikeuksia myönnetään ja mitä työjakson attribuutteja käytetään hakemistoattribuuttien, kuten sähköpostiosoitteen, luomiseen jne.

Lue lisätietoja tilinhallinnasta täältä. 

Ensisijaisen työjakson laskenta

IGA-pääkäyttäjä voi määrittää ensisijaisen työjakson laskennan työjakson hallinnan asetuksissa ja käyttää laskennassa kolmea (3) ennalta määritettyä työsuhdeluonnetyyppiä.

Prioriteetti 1: Permanent, hour-based, temporary

Prioriteetti 2 & 3: Hour-based, temporary

Kun työjaksot vastaanotetaan ja työjaksopaketti luodaan, työnkulku tarkistaa ensin prioriteettien perusteella, ja jos käyttäjällä on samantyyppisiä työjaksoja (esimerkiksi kaksi (2) määräaikaista työjaksoa), ensin alkanut merkitään ensisijaiseksi työjaksoksi.

Ensisijaisen tilin laskenta

Lue lisää ensisijaisen tilin laskennasta tilinhallinnan käyttötapaus.

Käyttäjätyyppi

Sekä käyttäjätyyppi että työsuhdetyyppi voidaan vastaanottaa lähdejärjestelmistä, ja molemmilla on eri merkitys ja tehtävä. Käyttäjätyyppi kuvaa, onko käyttäjä esimerkiksi työntekijä, vierailija vai ulkoinen käyttäjä. Työsuhdetyyppi kuvaa esimerkiksi, onko työntekijä-käyttäjätyypillä vakituinen vai määräaikainen työsopimus.

Käyttäjätyyppi on kytketty tilinhallintaan, mikä tarkoittaa, että työjakson hallinnassa (IGA set work period) valitulla tyypillä on oltava vastaava tilinhallinnan (IGA set account information) sääntötyyppi.

Ennalta määritetyt käyttäjätyypit ovat:

• Employee
• External admin user
• External consultant
• External project manager
• Guest
• Internal
• Other
• Privileged
• Trainee

Attribuuttikartoitukset

Määritä attribuuttikartoitukset lähdejärjestelmän, IGA-ratkaisun ja hakemiston/sovelluksen välille. On tärkeää tietää, täsmäävätkö attribuutit täydellisesti vai tarvitaanko esimerkiksi tietojen yhdistämiseen jotain logiikkaa

Alta löydät esimerkin siitä, miten attribuuttikartoitukset määritetään. IGA-toimituksen aikana toimitamme täydellisen listan ennalta määritetyistä / pakollisista / valinnaisista attribuuteista työjakson ja tilinhallinnan vaatimusten perusteella. On myös aina tärkeää huomioida, voidaanko lähdejärjestelmän attribuuttia käyttää sellaisenaan vai vaatiiko se jotakin logiikkaa ennen kuin IGA-ratkaisu toimittaa tiedon hakemistoon.

Käyttäjän elinkaaren hallinta sisältää useita datakortteja, joilla kaikilla on oma tarkoituksensa prosesseissa ja auditointia varten.

Tietojen vastaanotto:

• HR-ratkaisusta vastaanotettu tieto tallennetaan IGA work period -datakortille/-korteille, ja provisiointia varten luodaan IGA service request -datakortti.
• Self-Servicestä vastaanotettu tieto tallennetaan IGA service request -datakorteille, ja työjakson hallintaa varten luodaan IGA work period -datakortti(t).
• Hakemistosta vastaanotettu tieto tallennetaan IGA account -datakortille, ja työjaksot luodaan käyttöoikeussuhteita varten.
• Jos käyttäjällä on aktiivinen työjakso samoilla tiedoilla, IGA-ratkaisu siirtyy joko käyttäjätietojen päivitys- tai lähtevän käyttäjän työnkulkuun.
• IGA-ratkaisu tarkistaa työjakson hallinnan säännöt IGA set work period -datakorteista ja luo käyttäjälle IGA work period bundle -datakortin.

IGA work period -datakorttia käytetään:

• Yksittäisen työjakson &ja käyttäjään liittyvien henkilötietojen kokoamiseen yhdelle datakortille.
• Käyttäjän käyttöoikeudet ja tilit liittyvät käyttäjän työjaksoon/työjaksoihin, mikä tarkoittaa, että jokaisella työjaksolla voi olla oma alkamis- ja päättymispäivänsä, ja kaikki käyttäjän käyttöoikeudet ja tilit aktivoidaan/deaktivoidaan työjaksoon liittymisen perusteella.
• Jos käyttäjällä voi olla useita työjaksoja, käyttäjän ensisijaiseen työjaksoon liittyvää tietoa &ja tiliä käytetään person- ja identity storage -datakorttien luomiseen
• Person-datakortti luodaan käyttäjälle ensisijaisen työjakson tietojen perusteella
• Identity storage -datakortti luodaan käyttäjälle ensisijaisen työjakson tietojen perusteella

IGA set work period -datakorttia käytetään:

• Jotta IGA-pääkäyttäjä voi helposti määrittää säännöt erityyppisten työjaksotietojen vastaanottamiselle eri käyttäjätyypeille.
• Määrittää, kuinka monta hakemistotiliä luodaan valitulle käyttäjätyypille.
• Määrittää, käytetäänkö sääntöä ensisijaisena sääntönä tapauksissa, joissa käyttäjillä voi olla useita työjaksoja.
• Määrittää, kuinka monta työjaksoa voi liittyä käyttäjään.
• Määrittää ensisijaisen tilin laskennan prioriteetit.
• Luo IGA work period bundle -datakortin.

IGA work period bundle -datakorttia käytetään:

• Käyttäjän kaikkien työjaksojen ja henkilötietojen kokoamiseen yhdelle datakortille.
• Käyttäjän ensisijaisen työjakson laskemiseen IGA set work period -datakorteissa tehtyjen määritysten perusteella.
• Jos ensisijaista työjaksoa ei voida laskea, luodaan IGA-pääkäyttäjätehtävä, ja IGA-pääkäyttäjä tekee ensisijaisen työjakson valinnan manuaalisesti käyttäjän aktiivisesta työjaksopaketin datakortista.
• IGA service request -datakortit luodaan provisiointia varten.

IGA service request -datakorttia käytetään:

• Alustavan käyttäjän luonti- tai päivitystyönkulun käynnistämiseen.
• Kaikkien tietojen kokoamiseen uuden käyttäjätilin provisiointia varten hakemistoon/hakemistoihin:
  • IGA set account information -datakortista IGA-ratkaisu tarkistaa säännöt käyttäjälle luotavien hakemistotilien attribuuttien luomista varten.
  • Liittyvästä työjaksodatakortista/-korteista IGA-ratkaisu tarkistaa käyttäjän attribuutit, joita käytetään attribuuttien luomiseen IGA set account information -datakorttien määritettyjen sääntöjen mukaisesti.
• Jotta IGA-pääkäyttäjät voivat seurata ja valvoa käyttäjien luontia.
• Jotta IGA-pääkäyttäjät voivat peruuttaa pyyntöjä tai hyväksyä niiden etenemisen provisiointiin, jos työnkulku on pysäytetty pääkäyttäjän tarkistusta varten ennen provisiointia.

IGA account -datakorttia käytetään:

• Käyttäjätilitietojen vastaanottamiseen hakemistosta/hakemistoista.
• Jokaisella hakemistotilillä on oma IGA account -datakorttinsa.
• Jos käyttäjällä voi olla useita tilejä, IGA-pääkäyttäjä voi muuttaa ensisijaisen tilin tietoja manuaalisesti IGA account -datakortista.
• Jotta IGA-pääkäyttäjät voivat tarkastella käyttöoikeus- ja tilisuhteita.

IGA set account information -datakorttia käytetään tilinhallintaan:

• Jotta IGA-pääkäyttäjä voi helposti määrittää säännöt eri hakemistoihin liittyvien käyttäjätilitietojen kirjoittamiselle.
• Asetusten määrittämiseen hakemistotilin luontia varten luotavien attribuuttien osalta (esimerkiksi: minkälainen sähköpostiosoite/-osoitteet käyttäjälle luodaan).
• Peruskäyttöoikeuksien määrittämiseen, jotka myönnetään käyttäjälle kerran (vain tilin luonnin yhteydessä) (attribuutti-, rooli- ja organisaatiopohjaisia sääntöjä hallitaan automaattisilla säännöillä).
• Viestintään sidosryhmille uuden käyttäjän luonnista, päivityksestä tai lähtevästä käyttäjästä.
• Salasanakäytäntöön ja siihen, miten ensimmäinen salasana toimitetaan.
• Lähtevän käyttäjän asetuksiin, kuten milloin käyttöoikeudet poistetaan, milloin tili poistetaan käytöstä jne.

Person-datakorttia käytetään:

• Kun käyttäjälle on luotu person-datakortti, loppukäyttäjille voidaan myöntää pääsy Self-Serviceen ja pääkäyttäjille pääsy IGA-ratkaisuun.
• Person-datakortissa näkyvät tiedot tulevat käyttäjän ensisijaisesta tilistä ja työjaksodatakorteista.
• Jotta IGA-pääkäyttäjät voivat tarkastella kaikkia aktiivisia käyttäjiä ja heidän hakemistotiliään/-tilejään.
• Ensisijaisen tilin laskenta tehdään person-datakortissa.

IGA identity storage -datakorttia käytetään:

• Kaikkien käyttäjän käyttöoikeuksiin, työjaksoon/työjaksoihin ja IGA-ratkaisun sisäisiin vastuisiin, kuten omistaja- tai hyväksyjävastuisiin, liittyvien tietojen kokoamiseen.
• Kokonaisvaltaisen näkymän tarjoamiseen IGA-pääkäyttäjille yhteen käyttäjään liittyvien suhteiden ja tietojen tarkastelua varten.

IGA access right record -datakorttia käytetään:

• Auditointitietojen tallentamiseen.

IGA-pääkäyttäjätehtävää käytetään:

• IGA-pääkäyttäjän tiedottamiseen, jos ensisijaisen työjakson laskenta ei onnistu.
• IGA-pääkäyttäjän tiedottamiseen provisioinnin tai natiivin HR-liittimen ongelmista.
• IGA-pääkäyttäjän tiedottamiseen samannimisten käyttäjien tarkistuksista.

Täältä löydät asiakasohjeet siihen, miten valmistautua käyttäjän elinkaaren hallintaan, mitä pitää valmistella tulevia muutoksia varten ja mistä löytää tietoa IGA-ratkaisun ylläpitoon ja tukeen.

Linkki tähän.

Suhteet muihin käyttötapauksiin,

• ​Request access rights - voidaan lisätä onboarding-käyttötapaukseen, ja jos käyttäjällä on useita työjaksoja, loppukäyttäjän on valittava käyttäjälle oikea työjakso Self-Servicessä käyttöoikeuksia pyydettäessä.
• Remove access rights - voidaan lisätä offboarding-käyttötapaukseen, ja jos käyttäjällä on useita työjaksoja, loppukäyttäjän on valittava käyttäjälle oikea työjakso Self-Servicessä käyttöoikeuksia poistettaessa.
• Self-Service: Create new user - palvelu Self-Servicessä, jota käytetään lähtökohtana uusille käyttäjille.
• Self-Service: Update user information - palvelu Self-Servicessä, jota käytetään lähtökohtana käyttäjätietojen päivittämiselle tai lähteville käyttäjille.
• Manage automated rules - käyttöoikeuksien ja liiketoimintaroolien myöntämiseen automaattisesti roolien, attribuuttien ja organisaatioiden perusteella.

Käyttäjän elinkaaren hallinnan määrittäminen

Vaatii työpajoja yhdessä asiakkaan kanssa, joissa vähintään seuraavat vaiheet dokumentoidaan ja sovitaan asiakkaan kanssa. Tarkista toimitustiimiltäsi, kuinka monta työpajaa tarvitaan ja tarvitaanko kaikki dokumentit kyseiseen asiakastapaukseen.

1. Käyttötapauskuvaukset.
2. Lähdejärjestelmän kuvaus (ei tarvita, jos käytössä on vain Self-Service), tuotanto &ja testi.
3. Hakemistokuvaukset, tuotanto &ja testi.
4. Attribuuttikartoitukset.
5. IGA set work period -datakortit (ei dokumentti, tehdään IGA-ratkaisussa).
6. IGA set account information -datakortit (ei dokumentti, tehdään IGA-ratkaisussa).

Määritysohjeet

Nämä määritysohjeet liittyvät muihin ohjeisiin, joten varmista, että noudatat oikeita ohjeita.

1. Määritä hakemistoliitin ja testaa yhteys.
   • Noudata hakemistokohtaisia liitinkuvauksia.
   • Liittimen tehtävät määritetään myöhemmin.
      
2. Määritä lähdejärjestelmäintegraatio
   • Jos Self-Serviceä käytetään henkilö- ja työsuhdetietojen vastaanottamiseen, tarkista myös määritysohjeet kohdasta Self-Service: create, update user &ja lähtevän käyttäjän tiedot -käyttötapaus.
   • Jos natiivia HR-liitintä käytetään, tarkista HR-liittimen kuvaus. 
   • Kun käytössä on Efecte Integration Service tai Open API, integraation määritysohjeet vaihtelevat paljon, mutta provisioinnin, tilinhallinnan ja työjakson hallinnan osalta noudata näitä ohjeita.
      
3. Luo IGA set work period -datakortit käyttäjätyyppien mukaan
   • Tarkista asetukset kohdasta ”account &ja work period management” yllä olevasta luvusta.
      
4. Luo vastaavat IGA set account information -datakortit (vastaten IGA set work period -datakorteissa käytettyjä käyttäjätyyppejä)
   • Tarkista asetukset kohdasta tilinhallintaan
      
5. Julkaise työnkulut IGA service request -mallista
   • 1.0 Create or update user initial workflow
   • Asiakkaan käyttämät hakemistotyönkulut
     • Nimetty: 1.x [Directory] - Create or Update User
        
6. Määritä hakemistoliitin (Provisioning Engine, versiosta 2024.2 alkaen)
   • Avaa listalta hakemistolle oikea liitin ja testaa, että yhteys ja todennus toimivat.
   • Valitse seuraavat tapahtumapohjaiset tehtävät ja määritä/muuta niiden tietoja
     • [Directory] IGA Service request: Activate account
     • [Directory] IGA Service request: Create user
     • [Directory] IGA Service request: Read user
     • [Directory] Update Organizational information
     • [Directory] Update Personal information
     • [Directory] IGA Service request: Verify user
     • Azure IGA Service request: Set Manager
     • [Directory] AD IGA Access Right Record: Remove or Add Group
        
7. Määritä EPE-tehtävät (Provisioning Engine, versio ennen 2024.2)
   • Valitse seuraavat tapahtumapohjaiset tehtävät ja määritä/muuta niiden tiedot, mukaan lukien kunkin tehtävän yhteystiedot.
     • [Directory] IGA Service request: Activate account
     • [Directory] IGA Service request: Create user
     • [Directory] IGA Service request: Read user
     • [Directory] Update Organizational information
     • [Directory] Update Personal information
     • [Directory] IGA Service request: Verify user
     • Azure IGA Service request: Set Manager
     • [Directory] AD IGA Access Right Record: Remove or Add Group
        

Määritä lisähakemisto

1. Lisää uusi hakemistovaihtoehto seuraaviin attribuutteihin,
   • Template: IGA set work period information
     • Attribute: Target directory/directories
   • Template: IGA set account information
     • Attribute: Target system
   • Template: IGA service request
     • Attribute: Target system
   • Template: IGA account
     • Attribute: Directory/application
   • Template: IGA entitlement
     • Attribute: Directory
2. Määritä uusi liitin (Provisioning Engine, versiosta 2024.2 alkaen)
   • Kopioi oikea liitin ja kaikki siihen liittyvät tehtävät
   • Määritä yhteystiedot hakemiston mukaan
   • Valitse seuraavat tapahtumapohjaiset tehtävät ja määritä/muuta niiden tietoja
     • [Directory] IGA Service request: Activate account
     • [Directory] IGA Service request: Create user
     • [Directory] IGA Service request: Read user
     • [Directory] Update Organizational information
     • [Directory] Update Personal information
     • [Directory] IGA Service request: Verify user
     • Azure IGA Service request: Set Manager
     • [Directory] AD IGA Access Right Record: Remove or Add Group
        
3. Kopioi oikean hakemiston työnkulku IGA service request -työnkuluista
   • Valitse työnkulku (nimetty: 1.x [Directory] - Create or Update User) IGA service request -työnkuluista
   • Määritä orkestrointisolmut vastaamaan uuden liittimen asetuksia

Lisää tai muuta käyttäjätyyppejä

1. Lisää/muuta arvo IGA-ratkaisussa seuraaviin malleihin
   • IGA Set Work Period
   • IGA Set Account Information
   • IGA Service Request
   • IGA Work Period
   • IGA Account
   • Person
   • IGA Identity Storage
2. Lisää/muuta arvo Self-Servicessä kohtaan
   • Create new users (onboarding)
   • Update user information (including departing users)

Käyttäjän elinkaaren hallinnan testaus riippuu siitä, mistä tiedot vastaanotetaan ja onko määrityksiin tehty laajennuksia.

Kun IGA-ratkaisu toimitetaan, Delivery Management -työkalua käytetään myös järjestelmä- ja hyväksyntätestaukseen (ellei toisin ole sovittu), mikä tarkoittaa, että sekä konsulteille että asiakkaalle on valmiit testitapaukset ja tehtävät.

Testidatan ja testikäyttäjien valmistelu

Ennen kuin testausta voidaan aloittaa, seuraava testidata ja testikäyttäjät tulisi luoda testausta varten.

• Alla on vähimmäismäärä testidataa ja käyttäjiä
• Tarkista katetut testiskenaariot ja lisää tarvittaessa uusia
  • Lisää testidataa ja testikäyttäjiä uusien testiskenaarioiden mukaan
• Tarkista testidata ja päivitä se organisaation datan mukaiseksi

Katetut testiskenaariot seuraavalla datalla,

Organisaatiodata

Kustannuspaikka

Titteli

Käyttäjät

Erikoistapaukset:

• Special characters included → Jörg Mäkelä, André Dupont, Sophia Martínez, Isabella García
• Two users with same name → Anna Virtanen
• U013 and U014 share same information

Esihenkilösuhteet

Työjaksot

Erikoistapaukset

• Past employment → U011
• Future employment start → U012
• Multiple work periods → U013
   

IGA-roolit

Käyttäjien ja IGA-roolien suhteet

Hakemistoryhmät

Sovellus

Minkä tyyppisiä käyttäjiä testidatan tulisi sisältää?

• Sisäisiä ja ulkoisia käyttäjiä.
• Käyttäjiä, joiden nimissä on erikoismerkkejä (Ä, Ö, e´ jne.).
• Käyttäjiä, joilla on erityyppisiä työjaksoja (vakituinen, määräaikainen, ulkoinen jne.).
• Käyttäjiä, joilla on useita erityyppisiä työjaksoja ja hakemistotilejä (ei koske tapauksia, joissa asiakkaalla on yksi työjakso yhtä tiliä kohden).
• Käyttäjiä, joilla on samat tiedot kuin jollakin olemassa olevalla käyttäjällä.
• Samannimisiä käyttäjiä.
• Käyttäjiä, joiden työsuhteen päättymispäivä on menneisyydessä.
• Käyttäjiä, joiden työsuhteen alkamispäivä on tulevaisuudessa.
• Esihenkilöitä ja alaisia.

Self-Servicestä luotujen/päivitettyjen/lähteneiden käyttäjien testaus

1. Kirjaudu Self-Serviceen jollakin esihenkilötyyppisellä testikäyttäjällä:
   • Luo uusia sisäisiä ja ulkoisia käyttäjiä.
   • Päivitä olemassa olevan alaisen tietoja.
   • Päivitä henkilötietoja (etunimi, sukunimi jne.).
   • Päivitä työsuhdetietoja (titteli, kustannuspaikka, organisaatioyksikkö).
   • Luo olemassa olevalle käyttäjälle uusi työjakso (ei koske tapauksia, joissa käyttäjällä on yksi työjakso ja yksi hakemistotili).
   • Offboardaa olemassa oleva alainen.
   • Tarkista, että Self-Service näyttää pyynnön tilan oikein etusivulla.
   • Tarkista, että pyyntöhistoria näyttää tiedot oikein Self-Servicessä.

Natiivilla HR-liittimellä luotujen/päivitettyjen/lähteneiden käyttäjien testaus

1. Luo testitiedosto, joka sisältää vain uusia käyttäjiä:
   • 10 → xxx uutta käyttäjää.
   • Aja HR-liitin manuaalisesti.
   • Tarkista, että käyttäjät on luotu oikein.
     • Tarkista datakorttien kulku kaikkien datakorttien varmistamiseksi.
   • Luo testihavainto, jos ongelmia ilmenee, ja korjaa estävät ja kriittiset havainnot ennen jatkamista.
2. Luo toinen testitiedosto:
   • 10 → xxx uutta käyttäjää.
   • 5 → xxx käyttäjäpäivitystä aiemmin luoduille käyttäjille.
   • 5 → xxx lähtevää käyttäjää (aiemmin luotuja käyttäjiä).
   • Aja HR-liitin manuaalisesti.
   • Tarkista, että käyttäjät on luotu/päivitetty oikein.
     • Tarkista datakorttien kulku kaikkien datakorttien varmistamiseksi.
   • Tarkista, että lähtevän käyttäjän prosessi on käynnistynyt/saatettu loppuun; huomaa, että tämän tarkistaminen voi kestää useita päiviä riippuen päättymispäivästä.
   • Luo testihavainto, jos ongelmia ilmenee, ja korjaa, testaa uudelleen ja sulje estävät ja kriittiset havainnot.

Testaus Efecte Integration Servicella tai Open APIlla

1. Luo testikäyttäjät suoraan lähdejärjestelmään.
   • 10 → xxx uutta käyttäjää.
   • Aja integraatio manuaalisesti tai testaa ensin muutamalla käyttäjällä.
   • Tarkista, että käyttäjät on luotu oikein.
     • Tarkista datakorttien kulku kaikkien datakorttien varmistamiseksi.
   • Luo testihavainto, jos ongelmia ilmenee, ja korjaa estävät ja kriittiset havainnot ennen jatkamista.
2. Tee muutoksia olemassa oleviin käyttäjiin.
   • 5 → xxx päivitystä olemassa oleville käyttäjille.
   • 5 -→ xxx lähtevää käyttäjää.
   • Aja integraatio manuaalisesti tai testaa ensin muutamalla käyttäjällä.
   • Tarkista, että käyttäjät on luotu oikein.
     • Tarkista datakorttien kulku kaikkien datakorttien varmistamiseksi.
   • Luo testihavainto, jos ongelmia ilmenee, ja korjaa estävät ja kriittiset havainnot ennen jatkamista.