IGA kontekstissa perehdytys tarkoittaa sen varmistamista, että käyttäjällä on kaikki tarvittavat tunnistetiedot ja käyttöoikeudet aktivoituna ja toimitettuna työsuhteen alkamispäivänä. Tämä prosessi alkaa, kun henkilökohtaiset ja työsuhteeseen liittyvät tiedot lisätään lähdejärjestelmään ja toimitetaan IGA ratkaisuun, joka sitten käynnistää työjaksojen hallinnan ja hakemistotilin luomisen logiikan.

IGA Starter -paketin ja User Lifecycle Management -lisäosan avulla syntymäoikeudet voidaan myöntää automaattisesti. Jos kuitenkin tarvitaan automatisoituja sääntöjä, asiakkaalla on oltava joko IGA Growth- tai Enterprise-paketti.

Lisätietoja siitä, miten ja mistä käyttäjän henkilö- ja työsuhdetiedot voidaan vastaanottaa, on luvussa Lähdejärjestelmän asetukset.

Käyttäjätietojen päivittäminen tarkoittaa, että kun käyttäjän työsuhde- tai henkilötietoja muutetaan lähdejärjestelmässä, muutokset päivittyvät myös käyttäjän olemassa oleviin tileihin, työskentelyjaksoihin ja käyttöoikeuksiin (jos asiakkaalla on IGA Growth- tai Enterprise-paketti). Myös automaattisesti myönnetyt käyttöoikeudet (automatisoidut säännöt) päivitetään lähdejärjestelmästä vastaanotettujen muutosten perusteella.

Katso luvusta ”Lähdejärjestelmän asetukset” lisätietoja siitä, miten ja mistä käyttäjän henkilö- ja työsuhdetietoja voidaan vastaanottaa.

Lähtevän käyttäjän käyttötapaus viittaa prosessiin, joka käynnistyy käyttäjän työsuhteen tai sopimuksen päättyessä. IGA ratkaisu aloittaa irtisanomisprosessin, joka voi kestää useita päiviä tilinhallinnan asetuksista riippuen, kuten tilien poistamisesta käytöstä, sähköpostilisenssien poistamisesta ja käyttöoikeuksien peruuttamisesta.

Tapauksissa, joissa käyttäjällä on useita työjaksoja, poistoprosessi saattaa koskea vain päättyvää työjaksoa. Tämä tarkoittaa, että vain kyseiseen työjaksoon liittyvät tilit ja käyttöoikeudet lopetetaan.

On olemassa erilaisia hallintatehtäviä, jotka riippuvat IGA -ylläpitäjän valitsemista työjakson ja tilin hallinnan asetuksista.

Efecte SelfService sisältää valmiita käyttötapauksia käyttäjien henkilökohtaisten ja työsuhteeseen liittyvien tietojen lisäämiseen ja päivittämiseen.

• Käyttötapauksia itsepalveluun löytyy täältä .
  
• Itsepalvelua voidaan käyttää lähtökohtana esimiehille ja loppukäyttäjille sisäisten ja/tai ulkoisten käyttäjien henkilökohtaisten ja työsuhteeseen liittyvien tietojen käyttöönottoon ja poistumiseen sekä muutosten tekemiseen.
   
• Vaihtoehtoinen vaihtoehto voi olla myös itsepalvelu, eli esimerkiksi sisäiset käyttäjätiedot vastaanotetaan asiakkaan HR-ratkaisusta, kun taas ulkoiset käyttäjätiedot lisätään itsepalvelun kautta.

Natiivia HR-liitintä suositellaan käytettäväksi aina, kun tiedostopohjaista integraatiota tarvitaan tai se kattaa integraatiovaatimukset. Se rakennetaan mukautetulla skriptiliittimellä, ja sitä voidaan muokata asiakkaan tarpeiden mukaan. Se antaa asiakkaalle myös mahdollisuuden määrittää erilaisia rajoituksia, kuten esimerkiksi kuinka paljon muutoksia sallitaan tuontia kohden jne.

Lue lisää natiivista HR-liittimestä täältä .
Lue lisää mukautetusta skriptiliittimestä täältä .

Natiivin HR-liittimen edut:

• Tukee CSV-, XML- ja JSON-tiedostoja.
• Voi vastaanottaa ja lähettää tiedostoja SFTP-palvelimelle (suositus) tai muihin tiedostosijainteihin/palvelimelta.
• Parametrit, yhteystiedot, rajoitukset jne. konfiguroidaan IGA ratkaisusta.
• Skriptiä voidaan mukauttaa (muutokset vaativat Python-skriptitaitoja, mutta asiakas, Efecte tai kumppanit voivat tehdä ne).

Milloin valita toinen vaihtoehto HR-integraatioon?

• Kun tarvitaan muuta kuin tiedostopohjaista integraatiota.
• Tapauksissa, joissa integraatiossa tarvitaan paljon räätälöintiä ja/tai logiikkaa, kuten esimerkiksi useiden lähdejärjestelmien tietojen yhdistäminen.
• Asiakas tai kumppani haluaa rakentaa ja ylläpitää integraatioita itse (avoin API ).
• Asiakas haluaa integraatiot palveluna (Efecte Integration Service).

Efecte Integration Serviceä käytetään monimutkaisissa ja räätälöidyissä integraatioissa, jotka voivat olla esimerkiksi tietokanta- tai suoria integraatioita eri HR-ratkaisuihin.

Suosittelemme Efecte Integration Servicen tai asiakkaan oman integraatioalustan käyttöä tapauksissa, joissa:

1. Henkilö- ja työsuhteeseen liittyviä tietoja vastaanotetaan useista lähdejärjestelmistä, ja tiedot on yhdistettävä ennen kuin ne voidaan toimittaa IGA ratkaisuun.
2. Reaaliaikainen integrointi IGA ratkaisun ja lähdejärjestelmän/-järjestelmien välillä.
3. Monimutkaiset ja räätälöidyt integraatiot.

Lue lisää Efecte Integration Servicestä täältä .

Avoin API on tarkoitettu tilanteisiin, joissa asiakas tai kumppani hallinnoi integraatioitaan itse tai käytetään jotain muuta integraatioalustaa kuin Efecte Integration Serviceä.

Suosittelemme avoimen API käyttöä, kun:

1. Asiakas rakentaa omat integraationsa.
2. IGA ratkaisun ja lähdejärjestelmän/-järjestelmien välillä vaaditaan reaaliaikaista integraatiota.
3. Monimutkaiset ja räätälöidyt integraatiot.

Lue lisää avoimesta API sta täältä .

Täältä löydät terminologiaa käyttäjän elinkaaren hallintaan, mutta muista tarkistaa myös Efecten sanasto .

Työjaksojen hallinta ja asiakkuuksien hallinta ovat eri prosesseja. Työjaksojen hallinnassa määrittelemme, miten vastaanotettuja tietoja käsitellään, kun taas asiakkuuksien hallinnassa määritämme, mitä tietoja toimitetaan hakemistoihin. Attribuuttimääritykset määrittävät, onko vastaanotettu data yhdistettävä vai muunnettava ennen sen toimittamista hakemistoihin.

IGA ratkaisu tukee neljää (4) skenaariota työjaksojen ja tilien hallintaan, mikä tarkoittaa, että käyttäjillä voi olla yksi tai useampi työjakso ja tili, jotka kaikki liittyvät yhteen identiteettiin.

Yksi työjakso ja yksi tili

Tämä skenaario on yleisin ja voi olla myös ensimmäinen askel kohti monimutkaisempaa käyttäjän elinkaaren hallintaa.

Tässä skenaariossa käyttäjällä on yksi työskentelyjakso ja työskentelyjaksoon liittyy yksi tili, mikä tarkoittaa, että käyttäjien käyttöoikeudet ja tilin aktivointi/deaktivointi tehdään työsuhteen alkamis- ja päättymispäivien mukaisesti, jotka on määritelty työskentelyjaksolle.

IGA -asetukset työjaksodatakortissa:

• Tila - Aktiivinen.
• Nimi – Anna työjaksojen hallintasäännölle nimi.
• Käyttäjätyyppi – Valitse oikein, ketä tämä asetus koskee.
• Kohdehakemisto - valitse luettelosta yksi (1) hakemisto, johon käyttäjätili luodaan (seuraavassa vaiheessa sinun on täsmättävä nämä tiedot tilin hallintaa varten).
• Työjaksojen määrä – tässä skenaariossa se on aina yksi (1).
• Tilien hallinta - on valittuna "liitä yksi tili kaikkiin työjaksotyyppeihin".
• Tallenna tiedot.
• Luo vastaava IGA tilitietojen datakortti, jossa on valittu käyttäjätyyppi IGA työjakson datakortissa.

Yksi työjakso ja useita tilejä

Tässä skenaariossa käyttäjillä voi olla useita tilejä (yhdessä tai eri hakemistoissa), jotka kaikki liittyvät yhteen työjaksoon, joka puolestaan liittyy yhteen identiteettiin.

Tämä skenaario pätee myös tapauksissa, joissa käyttäjällä on samassa hakemistossa sekä normaalit että etuoikeutetut tilit (esimerkiksi verkkotunnuksen järjestelmänvalvojan tilit), ja ne liittyvät samaan työjaksoon. Jos työjakso on päättymässä, molemmat tilit poistetaan käytöstä/työjakson päättymispäivämäärän ja tilinhallinnan asetusten mukaisesti. Useita tilejä luotaessa tämä voi tapahtua samanaikaisesti, mikä tarkoittaa, että molemmat aktivoidaan työjakson alkamispäivämäärän mukaisesti tai yksi tileistä voidaan luoda ennen/jälkeen toista, esimerkiksi itsepalvelun kautta tehdyn käyttöoikeuspyynnön perusteella. Päivitystapauksissa molempien tilien tiedot päivitetään/muutetaan ja uudet hakemiston määritteet lasketaan tilinhallinnan asetusten perusteella.

Tapauksissa, joissa käyttäjällä on useita tilejä, ensisijainen tili on pakollinen laskea, erityisesti jos käyttäjän on käytettävä palveluita itsepalvelussa tai IGA ratkaisussa.

IGA -asetukset työjaksodatakortissa:

• Tila - Aktiivinen.
• Nimi – Anna työjaksojen hallintasäännölle nimi.
• Käyttäjätyyppi – Valitse oikein, ketä tämä asetus koskee.
• Kohdehakemisto – valitse luettelosta kaksi (2) tai useampi hakemisto, joihin käyttäjätilit luodaan (seuraavassa vaiheessa sinun on yhdistettävä nämä tiedot tilien hallintaa varten).
• Työjaksojen määrä – tässä skenaariossa se on aina yksi (1).
• Tilin hallinta - on valittu.
  • Yhden tilin liittäminen kaikkiin työskentelyjaksoihin tarkoittaa, että käyttäjällä on vain yksi tili ja sama tili liitetään käyttäjän kaikkiin työskentelyjaksoihin työsuhteen tyypistä riippumatta.
  • Luo uusi tili työsuhteen tyyppiä vastaavalla toiminnolla tarkoittaa, että jos käyttäjällä on jo tili, mutta työsuhteen tyyppi on eri uudella työskentelyjaksolla, luodaan uusi tili. Jos käyttäjällä on kuitenkin jo tili, joka vastaa työsuhteen tyyppiä, kyseinen tili liitetään uuteen työskentelyjaksoon.
• Tallenna tiedot.
• Luo vastaava IGA tilitietojen datakortti, jossa on valittu käyttäjätyyppi IGA työjakson datakortissa.

Useita työjaksoja ja yksi tili

Tässä skenaariossa käyttäjällä voi olla useita työjaksoja, jotka liittyvät yhteen hakemistotiliin, ja tämän myötä käyttäjän käyttöoikeudet voivat liittyä mihin tahansa työjaksoihin.

Kun käyttäjälle lisätään/poistetaan työjaksoja, käyttöoikeudet liittyvät aina yhteen työjaksoista. Tämä tarkoittaa, että jos jokin työjaksoista on päättymässä ja käyttäjällä on sama käyttöoikeus toisen työjakson kautta, sitä ei poisteta ennen kuin kaikki käyttöoikeudet myöntävät työjaksot ovat päättyneet tai automatisoidut säännöt päivittävät käyttöoikeuksia. Poistuvan käyttäjän prosessi aloitetaan, kun mikään työjaksoista ei ole enää aktiivinen.

Tässä tapauksessa käyttäjän ensisijainen työjakso on pakollinen laskea, ja henkilötietoja käytetään käyttäjän tunnistetietoina. Tällä tapauksella on vaikutusta myös itsepalveluun, mikä tarkoittaa, että työjakson valitseminen on pakollista käyttäjän käyttöoikeuksia pyydettäessä/poistettaessa. Tämä tuo myös mahdollisuuden lisätä/lopettaa käyttäjän työjaksoja käyttämällä itsepalvelun käyttöönotto-/päivitys-/poistumispalveluita.

IGA -asetukset työjaksodatakortissa:

• Tila - Aktiivinen.
• Nimi – Anna työjaksojen hallintasäännölle nimi.
• Käyttäjätyyppi – Valitse oikein, ketä tämä asetus koskee.
• Kohdehakemisto - valitse luettelosta yksi (1) hakemisto, johon käyttäjätili luodaan (seuraavassa vaiheessa sinun on täsmättävä nämä tiedot tilin hallintaa varten).
• Työjaksojen määrä – tässä tilanteessa se on aina moninkertainen.
  • Ensisijainen työsuhteen luonne - vakituinen/määräaikainen/tuntityö.
  • Toiseksi tärkein työsuhteen luonne - määräaikainen/tuntityö.
  • Kolmanneksi tärkein työsuhteen luonne - määräaikainen/tuntityö.
• Tilin hallinta - on valittu.
  • Yhden tilin liittäminen kaikkiin työskentelyjaksoihin tarkoittaa, että käyttäjällä on vain yksi tili ja sama tili liitetään käyttäjän kaikkiin työskentelyjaksoihin työsuhteen tyypistä riippumatta.
  • Luo uusi tili työsuhteen tyyppiä vastaavalla toiminnolla tarkoittaa, että jos käyttäjällä on jo tili, mutta työsuhteen tyyppi on eri uudella työskentelyjaksolla, luodaan uusi tili. Jos käyttäjällä on kuitenkin jo tili, joka vastaa työsuhteen tyyppiä, kyseinen tili liitetään uuteen työskentelyjaksoon.
• Tallenna tiedot
• Luo vastaava IGA tilitietojen datakortti, jossa on valittu käyttäjätyyppi IGA työjakson datakortissa.

Useita työjaksoja ja useita tilejä

Tämä on monimutkaisin skenaario käyttäjän elinkaaren hallinnassa, ja se sallii käyttäjällä olla useita työjaksoja ja tilejä.

Tässä tapauksessa on pakollista laskea sekä käyttäjän ensisijainen tili että työskentelyjakso, ja se yhdistää kaikki skenaariot yhdeksi.

Käyttötapausesimerkki : Koulutusalalla käyttäjä on opettaja toimistotyöaikana ja iltaisin myös opiskelija. On yleistä, että opiskelijat ja opettajat sijaitsevat täysin eri hakemistoissa, ja jotkut saattavat sijaita paikallisissa ja/tai pilvihakemistoissa. Tämä skenaario on yleinen myös terveydenhuollossa ja muilla aloilla, joilla käyttäjä voi työskennellä eri rooleissa eri sopimusten nojalla.

IGA -asetukset työjaksodatakortissa:

• Tila - Aktiivinen.
• Nimi – Anna työjaksojen hallintasäännölle nimi.
• Käyttäjätyyppi – Valitse oikein, ketä tämä asetus koskee.
• Kohdehakemisto – valitse luettelosta kaksi (2) tai useampi hakemisto, joihin käyttäjätilit luodaan (seuraavassa vaiheessa sinun on yhdistettävä nämä tiedot tilien hallintaa varten).
• Työjaksojen määrä – tässä tilanteessa se on aina moninkertainen.
  • Ensisijainen työsuhteen luonne - vakituinen/määräaikainen/tuntityö.
  • Toiseksi tärkein työsuhteen luonne - määräaikainen/tuntityö.
  • Kolmanneksi tärkein työsuhteen luonne - määräaikainen/tuntityö.
• Tilin hallinta - on valittu.
  • Yhden tilin liittäminen kaikkiin työskentelyjaksoihin tarkoittaa, että käyttäjällä on vain yksi tili ja sama tili liitetään käyttäjän kaikkiin työskentelyjaksoihin työsuhteen tyypistä riippumatta.
  • Luo uusi tili työsuhteen tyyppiä vastaavalla toiminnolla tarkoittaa, että jos käyttäjällä on jo tili, mutta työsuhteen tyyppi on eri uudella työskentelyjaksolla, luodaan uusi tili. Jos käyttäjällä on kuitenkin jo tili, joka vastaa työsuhteen tyyppiä, kyseinen tili liitetään uuteen työskentelyjaksoon.
• Tallenna tiedot.
• Luo vastaava IGA tilitietojen datakortti, jossa on valittu käyttäjätyyppi IGA työjakson datakortissa.

Yksi työjakso ja yksi tili (käyttöoikeuksien hallintaan, kun käyttäjäelinkaaren hallintaa ei käytetä)

Tämä on kevyin prosessi työjaksojen ja tilien hallintaan IGA ratkaisussa, ja tämä skenaario on tarkoitettu tapauksiin, joissa tiliin liittyviä tietoja luetaan vain hakemistosta ja käytetään identiteetti- ja henkilötietoina ( IGA starter).

Työjaksotietojen luominen on tärkeää, vaikka IGA -ratkaisu ei luoisi/päivittäisi/poistaisi tilejä ja identiteettejä automaattisesti, koska käyttöoikeuksien ja tilien on aina perustuttava jonkinlaiseen sopimukseen tai sitoumukseen käyttäjän ja yrityksen/organisaation välillä. Jos käyttäjän elinkaaren hallinnan automaatio lisätään asiakkaan IGA ratkaisuun jälkikäteen, ei ole tarpeen tehdä kokoonpanomuutoksia, vaan ainoastaan päättää, mistä henkilökohtaiset ja työsuhteeseen liittyvät tiedot vastaanotetaan.

IGA asetuksiin työjakson tai IGA -asetuksiin ei tarvita mitään asetuksia.

Tilinhallinta

IGA ylläpitäjä voi määrittää erityyppisiä sääntöjä hakemistotilien luomiseen/päivittämiseen/poistamiseen, minkä tyyppisiä syntymäoikeuksia myönnetään ja mitä työjakson määritteitä käytetään hakemistomääritteiden, kuten esimerkiksi sähköpostiosoitteen, luomiseen.

Lue lisää tilinhallinnasta täältä .

Ensisijaisen työjakson laskenta

IGA ylläpitäjä voi määrittää ensisijaisen työjakson laskennan työjaksojen hallinta-asetuksissa ja käyttää laskennassa kolmea (3) ennalta määritettyä työsuhteen tyyppiä.

Prioriteetti 1 : Pysyvä, tuntiperusteinen, väliaikainen

Prioriteetti 2 ja 3 : Tuntiperusteinen, väliaikainen

Kun työjaksot vastaanotetaan ja työjaksopaketti luodaan, työnkulku validoidaan ensin prioriteettien perusteella. Jos käyttäjällä on saman tyyppisiä työjaksoja (kuten esimerkiksi kaksi (2) väliaikaista työjaksoa), ensin alkanut merkitään ensisijaiseksi työjaksoksi.

Ensisijaisen tilin laskenta

Lue lisää ensisijaisen tilin laskennasta tilinhallinnan käyttötapauksesta .

Käyttäjätyyppi

Sekä käyttäjätyyppi että työsuhteen tyyppi voidaan saada lähdejärjestelmistä, ja molemmilla on eri merkitys ja toiminto. Käyttäjätyyppi kuvaa, onko käyttäjä työntekijä-, vieras-, ulkoinen jne. Työsuhteen tyyppi kuvaa esimerkiksi sitä, onko työntekijän käyttäjätyypillä vakituinen vai määräaikainen työsopimus.

Käyttäjätyyppi on linkitetty tilinhallintaan, mikä tarkoittaa, että samalle työjakson hallinnassa valitulle käyttäjätyypille ( IGA asetus työjakso) on oltava vastaavan tyyppiset tilinhallintasäännöt ( IGA asetus tilitiedot).

Ennalta määritetyt käyttäjätyypit ovat:

• Työntekijä
• Ulkoinen järjestelmänvalvoja
• Ulkopuolinen konsultti
• Ulkoinen projektipäällikkö
• Vieras
• Sisäinen
• Muut
• Etuoikeutettu
• Harjoittelija

Ominaisuusmääritykset

Määrittele attribuuttivastaavuudet lähteen, IGA ratkaisun ja hakemiston/sovelluksen välillä. On tärkeää tietää, vastaavatko attribuutit toisiaan täydellisesti vai tarvitaanko esimerkiksi jonkinlaista logiikkaa tietojen yhdistämiseen.

Alla on esimerkki siitä, miten attribuuttimääritykset määritellään. IGA toimituksen yhteydessä tarjoamme täydellisen luettelon ennalta määritellyistä / pakollisista / valinnaisista jne. attribuuteista työ- ja asiakkuudenhallintavaatimusten perusteella. On tärkeää aina harkita myös, voidaanko lähdejärjestelmän attribuuttia käyttää sellaisenaan vai vaatiiko se jonkin logiikan lisäämistä ennen kuin IGA ratkaisu toimittaa tiedot hakemistoon.

Käyttäjän elinkaaren hallinta sisältää useita datakortteja, joilla kaikilla on oma tarkoituksensa prosesseissa ja auditointisyistä.

Tietojen vastaanottaminen:

• HR-ratkaisusta saadut tiedot vastaanotetaan IGA n työjaksotietokortille/-korteille ja IGA palvelupyyntökortti luodaan valmistelua varten.
• Itsepalvelun tiedot vastaanotetaan IGA -palvelupyyntöjen datakorteille ja IGA -työjaksodatakortti(t) luodaan työjaksojen hallintaa varten.
• Hakemiston tiedot vastaanotetaan IGA -tilin tietokortille ja käyttöoikeussuhteille luodaan työjaksot.
• Jos käyttäjällä on aktiivinen työjakso samoilla tiedoilla, IGA ratkaisu joko päivittää käyttäjätiedot tai poistuu käyttäjän työnkuluista.
• IGA ratkaisu validoi IGA :lle asetetuista työjaksotietokorteista työjaksojen hallintasäännöt ja luo käyttäjälle IGA työjaksopakettidatakortin.

IGA -työjaksoa käytetään:

• Käyttäjään liittyvien yksilöllisten työjakso- ja henkilötietojen kerääminen yhdelle datakortille.
• Käyttäjien käyttöoikeudet ja tilit liittyvät käyttäjän työjaksoon/työjaksoihin. Tämä tarkoittaa, että jokaisella työjaksolla voi olla eri alkamis- ja päättymispäivämäärä, ja kaikki käyttäjiin liittyvät käyttöoikeudet ja tilit aktivoidaan/deaktivoidaan työjakson suhteen perusteella.
• Tapauksissa, joissa käyttäjällä voi olla useita työjaksoja, käyttäjän ensisijaiseen työjaksoon ja tiliin liittyviä tietoja käytetään henkilö- ja identiteettitietojen tallennuskorttien luomiseen.
• Henkilötietokortti luodaan käyttäjälle ensisijaisen työjakson tietojen perusteella.
• Identiteettitietojen tallennuskortti luodaan käyttäjälle ensisijaisen työjakson tietojen perusteella.

IGA -asetusta käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• IGA ylläpitäjä voi helposti määrittää sääntöjä erityyppisten työjaksotietojen vastaanottamiselle eri käyttäjätyypeille.
• Määrittää, kuinka monta hakemistotiliä luodaan valitulle käyttäjätyypille.
• Määritetään, käytetäänkö sääntöä ensisijaisena sääntönä tapauksissa, joissa käyttäjillä voi olla useita työjaksoja.
• Määrittää, kuinka monta työjaksoa käyttäjään voi liittyä.
• Ensisijaisten tilin laskentaprioriteettien määrittäminen.
• IGA työjaksopakettidatakortin luonti.

IGA työjaksopakettia käytetään:

• Kaikkien käyttäjään liittyvien työjaksojen ja henkilötietojen kerääminen yhdelle datakortille.
• Käyttäjien ensisijaisen työjakson laskeminen IGA työjaksotietokorteissa tehtyjen määritysten perusteella.
• Jos ensisijaista työjaksoa ei voida laskea, IGA -ylläpitäjä luo tehtävän ja valitsee IGA työjakson manuaalisesti käyttäjän aktiivisen työjakson pakettitietokortista.
• IGA palvelupyynnöt luodaan tarjoamista varten.

IGA -palvelupyyntöä käytetään:

• Käyttäjän luomisen tai päivittämisen työnkulun aloittaminen.
• Kerätään kaikki tiedot uuden käyttäjätilin luomiseksi hakemistoon/hakemistoihin:
  • IGA asetuksista tilitietojen tietokortista IGA ratkaisu validoi säännöt käyttäjälle luotujen hakemistotilien attribuuttien luomiseksi.
  • IGA ratkaisu validoi käyttäjien ominaisuudet asiaankuuluvien työjaksotietokorttien perusteella, joita käytetään ominaisuuksien luomiseen IGA tilitietokortissa määriteltyjen sääntöjen mukaisesti.
• IGA -ylläpitäjät seuraavat ja valvovat käyttäjien luomista.
• IGA ylläpitäjille pyyntöjen peruuttaminen tai niiden hyväksyminen, jotta valmistelu jatkuu, jos työnkulku on pysäytetty järjestelmänvalvojan tarkistusta varten ennen valmistelua.

IGA -tiliä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Käyttäjätilin tietojen vastaanottaminen hakemistosta/hakemistoista.
• Jokaisella hakemistotilillä on oma IGA -tilitietokorttinsa.
• Tapauksissa, joissa käyttäjällä voi olla useita tilejä, IGA ylläpitäjä voi muuttaa ensisijaisen tilin tietoja manuaalisesti IGA -tilitietokortilta.
• IGA -ylläpitäjät voivat tarkastella käyttöoikeuksia ja tilien suhteita.

IGA tilin tietoja käytetään tilin hallintaan :

• IGA ylläpitäjä voi helposti määrittää sääntöjä eri hakemistoihin liittyvien käyttäjätilien tietojen kirjoittamiseen.
• Hakemistotilin luonnin ominaisuuksien luomiseen liittyvien asetusten määrittäminen (esimerkiksi: minkä tyyppiset sähköpostiosoitteet käyttäjälle luodaan).
• Syntymäoikeuksien määrittely, jotka annetaan käyttäjälle kerran (vain tilin luomisen yhteydessä) (attribuutti-, rooli- ja organisaatiopohjaisia ​​sääntöjä hallitaan automatisoiduilla säännöillä ).
• Viestintä sidosryhmille uuden käyttäjän luomisesta, päivittämisestä tai poistuvasta käyttäjästä.
• Salasanakäytäntö ja miten ensimmäinen salasana toimitetaan.
• Poistuvan käyttäjän asetukset, kuten esimerkiksi käyttöoikeuksien poistaminen tai tilin poistaminen käytöstä.

Henkilöä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Kun käyttäjille on luotu henkilökortti, on mahdollista antaa käyttöoikeudet loppukäyttäjille itsepalveluun ja järjestelmänvalvojille IGA ratkaisuun.
• Henkilötietokortissa näkyvät tiedot tulevat käyttäjän päätililtä ja työjaksotietokorteilta.
• IGA -ylläpitäjät voivat tarkastella kaikkia aktiivisia käyttäjiä ja heidän hakemistotiliään.
• Päätilin laskenta tehdään henkilötietokortilla.

IGA identiteettitallennustilaa käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Kerää kaikki käyttäjien käyttöoikeuksiin, työaikoihin ja IGA ratkaisun sisäisiin vastuisiin liittyvät tiedot, kuten omistajan tai hyväksyjän vastuut.
• Kokonaisvaltainen näkymä IGA -ylläpitäjille kaikkien yhteen käyttäjään liittyvien suhteiden ja tietojen tarkasteluun.

IGA käyttöoikeustietuetta käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Tarkastustietojen tallentaminen.

IGA järjestelmänvalvojan tehtävää käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Ilmoitetaan IGA -ylläpitäjälle, jos ensisijaisen työjakson laskenta ei onnistu.
• Ilmoita IGA -ylläpitäjälle, jos provisiointiin tai natiiviin HR-liittimeen liittyy ongelmia.
• IGA ylläpitäjän tiedottaminen nimiarvosteluista.

Täältä löydät asiakasohjeet käyttäjien elinkaaren hallintaan valmistautumiseen, tuleviin muutoksiin varautumiseen ja IGA ratkaisun ylläpitoon ja tukeen liittyvää tietoa.

Linkki tässä.

Suhteet muihin käyttötapauksiin,

• Pyydä käyttöoikeuksia - voidaan lisätä käyttöönottoon. Jos käyttäjällä on useita työjaksoja, loppukäyttäjän on valittava oikea työjakso itsepalvelussa käyttöoikeuksia pyytäessään.
• Poista käyttöoikeudet - voidaan lisätä offboarding-käyttötapaukseen, ja jos käyttäjällä on useita työjaksoja, loppukäyttäjän on valittava oikea työjakso käyttäjälle itsepalvelussa käyttöoikeuksia poistaessaan.
• Itsepalvelu: Luo uusi käyttäjä - itsepalvelun palvelu, jota käytetään lähtökohtana uusille käyttäjille.
• Itsepalvelu: Käyttäjätietojen päivitys – itsepalvelun palvelu, jota käytetään lähtökohtana käyttäjätietojen päivittämiselle tai poistuville käyttäjille.
• Hallitse automatisoituja sääntöjä – käyttöoikeuksien ja liiketoimintaroolien automaattiseen myöntämiseen roolien, ominaisuuksien ja organisaatioiden perusteella.

Käyttäjän elinkaaren hallinnan määrittely

Edellyttää asiakkaan kanssa järjestettäviä työpajoja, joissa vähintään seuraavat vaiheet dokumentoidaan ja sovitaan asiakkaan kanssa. Tarkista toimitustiimiltäsi, kuinka monta työpajaa tarvitaan ja tarvitaanko kaikki asiakastapaustasi varten tarvittavat asiakirjat.

1. Käytä tapauskuvauksia.
2. Lähdejärjestelmän kuvaus (ei tarvita, jos käytetään vain itsepalvelua), tuotos ja testi.
3. Hakemistokuvaukset, tuotos ja testi.
4. Ominaisuusmääritykset.
5. IGA asettaa työjakson tietokortit (ei dokumentti, tehdään IGA ratkaisussa).
6. IGA -tilitietojen datakortit (ei dokumentti, tehdään IGA ratkaisussa).

Konfigurointiohjeet

Nämä määritysohjeet liittyvät muihin ohjeisiin, joten varmista, että noudatat niitä oikein.

1. Määritä hakemistoliitin ja testaa yhteys.
   • Tarkista hakemistokohtaisten liittimien kuvaukset .
   • Yhdistimen tehtävät määritetään myöhemmin.
     
2. Lähdejärjestelmän integroinnin määrittäminen
   • Jos itsepalvelua käytetään henkilökohtaisten ja työsuhteeseen liittyvien tietojen vastaanottamiseen, tarkista myös itsepalvelun määritysohjeet : käyttäjätietojen luominen, päivittäminen ja lähtevän käyttäjän tiedot .
   • Jos käytetään natiivia HR-liitintä, tarkista HR-liittimen kuvaus .
   • Kun käytetään Efecte Integration Serviceä tai Open API , integraation konfigurointiohjeet vaihtelevat paljon, mutta käyttöönottoa, tilien ja työjaksojen hallintaa varten noudata näitä ohjeita.
     
3. Luo IGA joukkojen työjaksotietokortteja käyttäjätyyppien mukaan
   • Tarkista asetukset yllä olevasta luvusta ”Tilien ja työjaksojen hallinta”.
     
4. Luo vastaavat IGA -tilitietojen tietokortit (täsmäävät IGA työjaksotietojen tietokorteissa käytettyihin käyttäjätyyppeihin)
   • Tarkista asetukset tilinhallinnasta
     
5. Julkaise työnkulut IGA palvelupyyntömallista
   • 1.0 Käyttäjän alkuperäisen työnkulun luominen tai päivittäminen
   • Asiakkaan käyttämät hakemiston työnkulut
     • Nimetty seuraavasti: 1.x [Hakemisto] - Luo tai päivitä käyttäjä
       
6. Hakemistoliittimen konfigurointi ( Efecte Provisioning Engine versiosta 2024.2 eteenpäin)
   • Avaa listasta hakemistolle oikea liitin ja testaa, että yhteys ja todennus toimivat.
   • Valitse seuraavat tapahtumapohjaiset tehtävät ja määritä/muuta tehtävien tietoja
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Aktivoi tili
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Luo käyttäjä
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Lue käyttäjä
     • [Hakemisto] Päivitä organisaatiotiedot
     • [Hakemisto] Päivitä henkilötietoja
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Vahvista käyttäjä
     • Azure IGA -palvelupyyntö: Joukkojen hallinta
     • [Hakemisto] AD IGA :n käyttöoikeustietue: Poista tai lisää ryhmä
       
7. EPE-tehtävien määrittäminen ( Efecte Provisioning Engine versio, joka on vanhempi kuin 2024.2)
   • Valitse seuraavat tapahtumapohjaiset tehtävät ja määritä/muuta tehtävien tietoja, mukaan lukien kunkin tehtävän yhteystiedot.
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Aktivoi tili
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Luo käyttäjä
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Lue käyttäjä
     • [Hakemisto] Päivitä organisaatiotiedot
     • [Hakemisto] Päivitä henkilötietoja
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Vahvista käyttäjä
     • Azure IGA -palvelupyyntö: Joukkojen hallinta
     • [Hakemisto] AD IGA :n käyttöoikeustietue: Poista tai lisää ryhmä
       

Lisähakemiston määrittäminen

1. Lisää uusi hakemistovaihtoehto seuraaviin määritteisiin,
   • Mallipohja: IGA asetettu työjakson tiedot
     • Attribuutti: Kohdehakemisto/hakemistot
   • Mallipohja: IGA tilin tiedot
     • Ominaisuus: Kohdejärjestelmä
   • Mallipohja: IGA palvelupyyntö
     • Ominaisuus: Kohdejärjestelmä
   • Mallipohja: IGA -tili
     • Attribuutti: Hakemisto/sovellus
   • Mallipohja: IGA -oikeus
     • Ominaisuus: Hakemisto
2. Uuden liittimen määrittäminen ( Efecte Provisioning Engine versiosta 2024.2 eteenpäin)
   • Kopioi oikea liitin ja kaikki siihen liittyvät tehtävät
   • Määritä yhteyden tiedot hakemiston mukaan
   • Valitse seuraavat tapahtumapohjaiset tehtävät ja määritä/muuta tehtävien tietoja
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Aktivoi tili
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Luo käyttäjä
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Lue käyttäjä
     • [Hakemisto] Päivitä organisaatiotiedot
     • [Hakemisto] Päivitä henkilötietoja
     • [Hakemisto] IGA -palvelupyyntö: Vahvista käyttäjä
     • Azure IGA -palvelupyyntö: Joukkojen hallinta
     • [Hakemisto] AD IGA :n käyttöoikeustietue: Poista tai lisää ryhmä
       
3. Kopioi oikean hakemiston työnkulku IGA palvelupyyntöjen työnkuluista
   • Valitse työnkulku (n nimeltään: 1.x [Hakemisto] - Käyttäjän luonti tai päivitys) IGA palvelupyyntöjen työnkuluista
   • Määritä orkestrointisolmut vastaamaan uusia yhdistinasetuksia

Lisää tai muuta käyttäjätyyppejä

1. IGA -ratkaisussa lisää/muuta arvoja seuraaviin malleihin
   • IGA -asetettu työjakso
   • IGA tilin tiedot
   • IGA palvelupyyntö
   • IGA työjakso
   • IGA tili
   • Henkilö
   • IGA identiteetin tallennustila
2. Lisää/muuta arvo itsepalvelussa
   • Luo uusia käyttäjiä (perehdytys)
   • Päivitä käyttäjätiedot (mukaan lukien lähtevät käyttäjät)

Käyttäjän elinkaaren hallinnan testaus riippuu siitä, mistä tiedot vastaanotetaan ja onko konfiguraatioon tehty laajennuksia.

Kun IGA -ratkaisu toimitetaan, Efecte Delivery Management -työkalua käytetään myös järjestelmä- ja hyväksyntätestaukseen (ellei toisin sovita). Tämä tarkoittaa, että sekä konsulteille että asiakkaalle on olemassa valmiita testitapauksia ja -tehtäviä.

Millaisia käyttäjiä testidatan tulisi sisältää?

• Sisäiset ja ulkoiset käyttäjät.
• Käyttäjät, joiden nimissä on erikoismerkkejä (Ä, Ö, e´ jne.).
• Käyttäjät, joilla on erityyppisiä työjaksoja (vakituinen, määräaikainen, ulkoinen jne.).
• Käyttäjät, joilla on useita erityyppisiä työjaksoja ja hakemistotilejä (ei voimassa, jos asiakkaalla on yksi työjakso, joka liittyy yhteen tiliin).
• Käyttäjät, joilla on samat tiedot kuin yhdellä olemassa olevista käyttäjistä.
• Käyttäjät, joilla on sama nimi.
• Käyttäjät, joiden työsuhteen päättymispäivä on menneisyydessä.
• Käyttäjät, joiden työsuhteen alkamispäivä on tulevaisuudessa.
• Esimiehet ja alaiset.

Itsepalvelusta luotujen/päivitettyjen/poistuneiden käyttäjien testaaminen

1. Kirjaudu itsepalveluun jollakin esimies- tai testikäyttäjällä:
   • Luo uusia sisäisiä ja ulkoisia käyttäjiä.
   • Päivitä olemassa olevat alaisten tiedot.
   • Päivitä henkilötiedot (etunimi, sukunimi jne.).
   • Päivitä työsuhdetiedot (titteli, kustannuspaikka, organisaatioyksikkö).
   • Luo uusi työjakso olemassa olevalle käyttäjälle (ei voimassa, jos käyttäjällä on yksi työjakso ja yksi hakemistotili).
   • Nykyinen alainen hallituksen ulkopuolella.
   • Varmista, että itsepalvelu näyttää pyynnön tilan oikein etusivulla.
   • Varmista, että pyyntöhistoria näyttää tiedot oikein itsepalvelussa.

Testataan luotuja/päivitettyjä/poistuneita käyttäjiä natiivin HR-liittimen avulla

1. Luo testitiedosto, joka sisältää vain uusia käyttäjiä:
   • 10 → xxx uutta käyttäjää.
   • Suorita HR-liitin manuaalisesti.
   • Varmista, että käyttäjät on luotu oikein.
     • Tarkista datakorttityönkulku kaikkien datakorttien validoinnin varmistamiseksi.
   • Luo testitulos siltä varalta, että ongelmia ilmenee, ja korjaa ehkäisevät ja kriittiset löydökset ennen jatkamista.
2. Luo toinen testitiedosto:
   • 10 → xxx uutta käyttäjää.
   • 5 → xxx käyttäjäpäivitykset aiemmin luoduille käyttäjille.
   • 5 → xxx lähtevää käyttäjää (aiemmin luotuja käyttäjiä).
   • Suorita HR-liitin manuaalisesti.
   • Varmista, että käyttäjät on luotu/päivitetty oikein.
     • Tarkista datakorttityönkulku kaikkien datakorttien validoinnin varmistamiseksi.
   • Vahvista, että lähtevän käyttäjän prosessi on aloitettu/loppuun. Huomaa, että tämän vahvistaminen voi kestää päiviä (riippuen päättymispäivämäärästä).
   • Luo testitulos, jos ongelmia on, ja korjaa, testaa uudelleen ja sulje ennaltaehkäisevät ja kriittiset löydökset.

Testaus Efecte Integration Servicellä tai avoimella API

1. Luo testikäyttäjät suoraan lähdejärjestelmään.
   • 10 → xxx uutta käyttäjää.
   • Suorita integraatio manuaalisesti tai testaa ensin parilla käyttäjällä.
   • Varmista, että käyttäjät on luotu oikein.
     • Tarkista datakorttityönkulku kaikkien datakorttien validoinnin varmistamiseksi.
   • Luo testitulos siltä varalta, että ongelmia ilmenee, ja korjaa ehkäisevät ja kriittiset löydökset ennen jatkamista.
2. Tee muutoksia olemassa oleviin käyttäjiin.
   • 5 → xxx päivityksiä nykyisille käyttäjille.
   • 5 -→ xxx lähteviä käyttäjiä.
   • Suorita integraatio manuaalisesti tai testaa ensin parilla käyttäjällä.
   • Varmista, että käyttäjät on luotu oikein.
     • Tarkista datakorttityönkulku kaikkien datakorttien validoinnin varmistamiseksi.
   • Luo testitulos siltä varalta, että ongelmia ilmenee, ja korjaa ehkäisevät ja kriittiset löydökset ennen jatkamista.