Self-Service: Neue Benutzer erstellen, Benutzer- und ausscheidende Benutzerinformationen aktualisieren
IGA -Anwendungsfall zum Empfangen von Personal- und Beschäftigungsinformationen aus dem Self-Service, enthält auch Onboarding- und Offboarding-Anwendungsfälle
Self-Service: Neue Benutzer erstellen, Benutzer- und ausscheidende Benutzerinformationen aktualisieren
IGA -Anwendungsfall zum Empfangen von Personal- und Beschäftigungsinformationen aus dem Self-Service, enthält auch Onboarding- und Offboarding-Anwendungsfälle
Self-Service: Neue Benutzer erstellen, Benutzer- und Benutzerinformationen aktualisieren
Dieser Anwendungsfall beschreibt Szenarien, in denen Endbenutzer über den Efecte Self-Service neue Benutzer hinzufügen (Onboard), vorhandene Benutzer aktualisieren und Informationen über ausscheidende Benutzer verwalten (Offboard) können.
Es ist wichtig, diese Anwendungsfälle von den Anwendungsfällen des User Lifecycle Managements zu unterscheiden. Der Unterschied zwischen diesen beiden besteht darin, dass Self-Service-Anwendungsfälle den Ausgangspunkt für Anwendungsfälle des User Lifecycle Managements bilden. Self-Service ist tatsächlich eine der Möglichkeiten, persönliche und berufliche Benutzerinformationen an IGA Lösung zu übermitteln. Das bedeutet, dass die in diesem Dokument beschriebenen Anwendungsfälle mit den Anwendungsfällen des User Lifecycle Managements enden.
Terminologie
Nachfolgend finden Sie die Terminologie für Self-Service-Anwendungsfälle im Zusammenhang mit der Benutzererstellung, -aktualisierung und -abmeldung. Informieren Sie sich über die Terminologie für das Benutzer-Lebenszyklusmanagement und lesen Sie auch das Efecte-Glossar .
| Terminologie | Beschreibung |
| Neuen Benutzer erstellen | Bedeutet, dass der Benutzer persönliche und arbeitsbezogene Informationen zu den Quellsystemen hinzufügt, IGA Lösung Informationen empfängt und mit der Bereitstellung für die Benutzererstellung für das/die Verzeichnis(se) beginnt. Das Anlegen neuer Benutzer ist ebenfalls ein Service im Self-Service. |
| Onboarding neuer Benutzer | Der Umfang des Onboardings geht über das Erstellen von Benutzern hinaus. Im IGA Kontext umfasst es auch die Anforderung von Zugriffsrechten und kann bei erweiterter Reichweite auch die Anforderung von physischen/privilegierten Zugriffsrechten oder andere Dienste umfassen. Auch die Einbindung neuer Benutzer ist ein Service im Self-Service. |
| Aktualisieren vorhandener Benutzerinformationen | Bedeutet, dass der Benutzer persönliche und arbeitsbezogene Änderungen an den Quellsystemen vornimmt, IGA Lösung Informationen erhält und mit der Bereitstellung von Benutzeraktualisierungen für das/die Verzeichnis(e) beginnt. Das Aktualisieren von Benutzerinformationen ist auch ein Service im Self-Service. |
| Aktualisieren Sie die Informationen zum ausscheidenden Benutzer | Bedeutet, dass der Benutzer das Enddatum des Arbeitsverhältnisses zu den Quellsystemen hinzufügt, IGA Lösung Informationen empfängt und mehrere verschiedene Aktionen für den ausscheidenden Benutzer startet. Der Prozess endet, wenn dem Benutzer alle zugehörigen Zugriffsrechte, Prüfpflichten usw. entzogen werden. Update: Der ausscheidende Benutzer verwendet denselben Dienst mit aktualisierten Benutzerinformationen im Self-Service. |
| Offboarding | Off-Boarding kann einen größeren Umfang haben als nur das Deaktivieren von Benutzerkonten und das Entfernen von Zugriffsrechten. Beispielsweise kann es in Fällen, in denen IGA Lösung physische Zugriffe verwaltet, erforderlich sein, Schlüssel oder andere Geräte zurückzugeben. |
Anwendungsfallbeschreibungen
Anwendungsfall für „Neuen Benutzer erstellen (Onboarding)“
Der Dienst „Neue Benutzer anlegen“ im Self-Service kann ein einzelner Dienst sein oder mit dem Dienst „Zugriffsrechte anfordern “ gebündelt werden . In diesem Fall wird der Dienst üblicherweise als „Neuen Benutzer an Bord holen“ bezeichnet. Wenn der Kunde andere relevante Dienste in seinem Self-Service nutzt, können diese mit IGA Onboarding-Dienst gebündelt werden.
| Beschreibung | |
| Überblick | In diesem Anwendungsfall wird beschrieben, wie die persönlichen und beruflichen Informationen eines neuen Benutzers zum Self-Service hinzugefügt werden. |
| Betreiber |
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| Voraussetzungen | Der Kunde hat Anwendungsfälle und Einstellungen für das Benutzerlebenszyklusmanagement für die Arbeitszeit- und Kontoverwaltung definiert. Der Kunde hat den Benutzern Zugriff auf Self-Service gewährt, die entweder auf die Dienste „Neue Benutzer erstellen“ oder „Benutzer einbinden“ zugreifen können. |
| Ergebnis | Die persönlichen und beruflichen Informationen neuer Benutzer werden an IGA Lösung übermittelt und es können Prozesse zur Benutzerlebenszyklusverwaltung gestartet werden. |
| Prozess zur Erstellung neuer Benutzer (Onboarding) |
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| Berichterstattung |
Die Berichterstattung im Self-Service hängt von den Kundeneinstellungen und Zugriffsrechten auf die Dienste ab, Endbenutzer und Manager können jedoch beispielsweise Folgendes sehen:
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| Fertige Services im Self-Service |
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Anwendungsfall für die Aktualisierung von Benutzerinformationen
Endbenutzer und Manager können persönliche und/oder arbeitsbezogene Informationen der Benutzer über den Self-Service aktualisieren.
| Beschreibung | |
| Überblick | Dieser Anwendungsfall beschreibt, wie die persönlichen und beruflichen Informationen eines bestehenden Benutzers im Self-Service geändert werden können. |
| Betreiber |
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| Voraussetzungen | Der Kunde hat Anwendungsfälle und Einstellungen für das Benutzerlebenszyklusmanagement für die Arbeitszeit- und Kontoverwaltung definiert. Der Kunde hat den Benutzern, die auf den Dienst zum Aktualisieren von Benutzerinformationen zugreifen können, Zugriff auf den Self-Service gewährt. |
| Ergebnis | Änderungen der persönlichen und beruflichen Informationen vorhandener Benutzer werden an IGA Lösung übermittelt und Prozesse zur Benutzerlebenszyklusverwaltung können gestartet werden. |
| Benutzerinformationen aktualisieren |
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| Berichterstattung |
Die Berichterstattung im Self-Service hängt von den Kundeneinstellungen und Zugriffsrechten auf die Dienste ab, Endbenutzer und Manager können jedoch beispielsweise Folgendes sehen:
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| Fertige Services im Self-Service | Benutzerinformationen aktualisieren |
Anwendungsfall für ausscheidende Benutzer (Offboarding)
Der Anwendungsfall für ausscheidende Benutzer verwendet denselben Dienst wie zum Aktualisieren von Benutzerinformationen im Self-Service. Der einzige Unterschied besteht darin, dass der Prozess für ausscheidende Benutzer gestartet wird, wenn der Anfrage ein Enddatum hinzugefügt wird.
| Beschreibung | |
| Überblick | Dieser Anwendungsfall beschreibt, wie der Prozess zum Abgang eines Benutzers vom Self-Service aus gestartet wird. |
| Betreiber |
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| Voraussetzungen | Der Kunde hat Anwendungsfälle und Einstellungen für das Benutzerlebenszyklusmanagement für die Arbeitszeit- und Kontoverwaltung definiert. Der Kunde hat den Benutzern, die auf den Dienst zum Aktualisieren von Benutzerinformationen zugreifen können, Zugriff auf den Self-Service gewährt. |
| Ergebnis | Änderungen der persönlichen und beruflichen Informationen vorhandener Benutzer werden an IGA Lösung übermittelt und Prozesse zur Benutzerlebenszyklusverwaltung können gestartet werden. |
| Benutzerinformationen aktualisieren |
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| Berichterstattung |
Die Berichterstattung im Self-Service hängt von den Kundeneinstellungen und Zugriffsrechten auf die Dienste ab, Endbenutzer und Manager können jedoch beispielsweise Folgendes sehen:
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| Fertige Services im Self-Service | Benutzerinformationen aktualisieren |
Lieferanweisungen
Konfigurationsanweisungen
Beziehungen zu anderen Anwendungsfällen:
- Benutzer-Lebenszyklusverwaltung
- Kontoverwaltung
Vorbereitungsaufgaben,
- Anwendungsfälle für die Verwaltung des Benutzerlebenszyklus und der Arbeitszeit müssen in IGA Lösung konfiguriert werden
- Zum Generieren und Bereitstellen von Verzeichniskonten muss IGA Kontoverwaltung in IGA Lösung konfiguriert werden.
Konfigurationsanweisungen:
- Verwenden Sie die entsprechenden Formulare (veröffentlicht/unveröffentlicht), wie in den Definitionsworkshops mit dem Kunden vereinbart. Die Optionen sind:
- Onboard für interne Benutzer (Paket, inkl. Anforderung von Zugriffsrechten)
- Onboard für externe Benutzer (Paket, inkl. Anforderung von Zugriffsrechten)
- Neuen internen Benutzer anlegen (Einzeldienst)
- Neuen externen Benutzer anlegen (Einzeldienst)
- Aktualisieren Sie Benutzerinformationen (einzelner Dienst) sowohl für interne als auch für externe Benutzer. Derselbe Dienst wird auch für ausscheidende Benutzer (Offboarding) verwendet.
- Wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der nur eine Arbeitsperiode pro Benutzer verwendet wird, entfernen Sie die folgenden Attribute aus den ESS-Formularen:
- Benutzer existiert?
- Benutzer
- Für den bestehenden Benutzer wird eine neue Arbeitszeit angelegt. Wenn Sie
Wenn Sie den bestehenden Arbeitszeitraum aktualisieren möchten, verwenden Sie bitte Aktualisieren
Formular „Informationen zu Untergebenen“
- Self-Service verwendet OU-Pfade, um die richtigen Personendatenkarten aus IGA Lösung zu finden und Zugriff auf die richtige Site zu gewähren, auf der die Formulare veröffentlicht werden.
- Legen Sie auf der Registerkarte „Sites“ die richtigen Organisationseinheiten fest.
- Legen Sie auf der Registerkarte „Sites“ die richtigen Organisationseinheiten fest.
- IGA bezogene Formulare im Self-Service werden Benutzern basierend auf Verzeichnisgruppen angezeigt. Vorgefertigte Rollen finden Sie auf der Registerkarte „Rollen“, beispielsweise IGA für Manager.
- Ändern Sie die in der Baseline verwendeten Gruppen in die tatsächlichen Kundenverzeichnisgruppen, die in der Lieferung definiert sind.
- Ändern Sie die in der Baseline verwendeten Gruppen in die tatsächlichen Kundenverzeichnisgruppen, die in der Lieferung definiert sind.
- Zum Self-Service hinzugefügte Informationen werden jetzt als IGA Serviceanforderung an IGA Lösung gesendet.
System- und Zulassungsprüfanleitung
Bei der Bereitstellung IGA Lösung empfehlen wir die Verwendung des Efecte Delivery Management-Tools für Testfälle, Testergebnisse und Testphasenberichte. Diese Anweisungen beziehen sich auf vorgefertigte Testfälle im Tool.
Testen von Benutzern, die im Self-Service erstellt/aktualisiert/verlassen wurden:
- Melden Sie sich mit einem Testbenutzer vom Typ „Manager“ beim Self-Service an
- Erstellen Sie neue interne und externe Benutzer.
- Aktualisieren Sie vorhandene untergeordnete Informationen.
- Aktualisieren Sie persönliche Informationen (Vorname, Nachname usw.).
- Aktualisieren Sie die Beschäftigungsinformationen (Titel, Kostenstelle, Organisationseinheit).
- Erstellen Sie einen neuen Arbeitszeitraum für einen vorhandenen Benutzer (nicht gültig, wenn der Benutzer über einen Arbeitszeitraum und ein Verzeichniskonto verfügt).
- Vorhandene Untergebene aus dem Unternehmen entfernen.
- Überprüfen Sie, ob der Self-Service den Anforderungsstatus auf der Startseite korrekt anzeigt.
- Überprüfen Sie, ob der Anforderungsverlauf die Informationen im Self-Service korrekt anzeigt.
Befolgen Sie die Testanweisungen für das Benutzerlebenszyklusmanagement, um zu überprüfen, ob die Daten richtig empfangen wurden, und die Testanweisungen für das Kontomanagement, um zu überprüfen, ob die Daten richtig bereitgestellt wurden.