Självbetjäning: Skapa nya användare, uppdatera användar- och avgångsanvändarinformation
IGA -användningsfall för att ta emot person- och anställningsinformation från självbetjäning, innehåller även användningsfall för onboarding och offboarding
Självbetjäning: Skapa nya användare, uppdatera användar- och avgångsanvändarinformation
IGA -användningsfall för att ta emot person- och anställningsinformation från självbetjäning, innehåller även användningsfall för onboarding och offboarding
Självbetjäning: Skapa nya användare, uppdatera användar- och avgångsanvändarinformation
Detta användningsfall beskriver scenarier där slutanvändare kan lägga till nya användare (onboard), uppdatera befintliga användare och hantera information om avgående användare (offboard) via Efecte Self-Service.
Det är viktigt att skilja dessa användningsfall från användningsfall för användarlivscykelhantering . Skillnaden mellan dessa två är att självbetjäningsanvändningsfall är utgångspunkten för användningsfall för användarlivscykelhantering. Självbetjäning är faktiskt ett av alternativen för hur man tar emot användares personliga och anställningsrelaterade information till IGA lösningen. Det betyder att användningsfallen som beskrivs i detta dokument kommer att sluta med användningsfall för användarlivscykelhantering.
Terminologi
Nedan hittar du terminologi för självbetjäningsfall relaterat till användarskapande, uppdateringar och avgående användare. Kontrollera terminologin för användarlivscykelhantering och glöm inte att även kolla Efecte-ordlistan .
| Terminologi | Beskrivning |
| Skapa ny användare | Innebär att användaren lägger till personlig och anställningsrelaterad information till källsystemet/källsystemen, IGA lösningen tar emot information och börjar provisionera för användarskapande mot katalog/kataloger. Skapa nya användare är också en tjänst i självbetjäningen. |
| Ny användare ombord | Onboarding har ett bredare omfång än att skapa användare. I IGA sammanhang innehåller det även åtkomsträttigheter för begäranden , och om omfånget utökas kan det även innehålla begäranden om fysisk åtkomst/privilegier eller andra tjänster. Registrering av nya användare är också en tjänst i självbetjäningen. |
| Uppdatera befintlig användarinformation | Innebär att användaren gör personliga och anställningsrelaterade ändringar i källsystemet/källsystemen, IGA lösningen tar emot information och börjar tillhandahålla användaruppdateringar mot katalogen/katalogerna. Uppdatera användarinformation är också en tjänst i självbetjäningen. |
| Uppdatera information om avgående användare | Innebär att användaren lägger till anställningens slutdatum i källsystemet/källsystemen, IGA lösningen tar emot information och startar flera olika åtgärder för den avgående användaren, processen avslutas när alla relaterade åtkomsträttigheter, granskningsansvar etc. tas bort från användaren. Uppdatera avgående användare använder samma tjänst med uppdaterad användarinformation i självbetjäningen. |
| Avstigning | Offboarding kan ha ett större omfång än att bara inaktivera användarkonton och ta bort åtkomsträttigheter, som till exempel i fall där IGA lösningen hanterar fysisk åtkomst kan det finnas ett behov av att återlämna nycklar eller annan utrustning. |
Beskrivningar av användningsfall
Användningsfall för att skapa ny användare (onboarding)
Tjänsten "Skapa nya användare" i självbetjäningen kan vara en individuell tjänst, eller så kan den paketeras med tjänsten för åtkomsträttigheter för begäranden , och i så fall kallas tjänsten vanligtvis "ny användare ombord". Om kunden använder andra relevanta tjänster i sin självbetjäning kan dessa paketeras med IGA introduktionstjänsten.
| Beskrivning | |
| Översikt | I detta användningsfall beskrivs hur nya användares personuppgifter och anställningsuppgifter läggs till i självbetjäningen. |
| Operatörer |
|
| Förkunskapskrav | Kunden har definierat användningsområden för användarlivscykelhantering och inställningar för arbetsperiods- och kontohantering. Kunden har beviljat åtkomst till självbetjäning för de användare som har åtkomst till antingen skapande av nya användare eller inbyggda användartjänster. |
| Resultat | Nya användares personuppgifter och anställningsinformation tas emot i IGA lösningen och processer för användarlivscykelhantering kan startas. |
| Process för att skapa nya användare (onboarding) |
|
| Rapportering |
Rapportering i självbetjäning beror på kundens inställningar och åtkomsträttigheter till tjänsterna, men slutanvändare och chefer kan till exempel se:
|
| Färdiga tjänster i självbetjäning |
|
Användningsfall för uppdatering av användarinformation
Slutanvändare och chefer kan uppdatera användarnas personliga och/eller anställningsrelaterade information från självbetjäningen.
| Beskrivning | |
| Översikt | Detta användningsfall beskriver hur befintliga användares personuppgifter och anställningsuppgifter kan ändras från självbetjäningen. |
| Operatörer |
|
| Förkunskapskrav | Kunden har definierat användningsfall och inställningar för användarlivscykelhantering för arbetsperioder och kontohantering. Kunden har beviljat åtkomst till självbetjäning för de användare som har åtkomst till att uppdatera användarinformationstjänsten. |
| Resultat | Ändringar av befintliga användares personuppgifter och anställningsuppgifter tas emot i IGA lösningen och processer för hantering av användarlivscykeln kan startas. |
| Uppdatera användarinformation |
|
| Rapportering |
Rapportering i självbetjäning beror på kundens inställningar och åtkomsträttigheter till tjänsterna, men slutanvändare och chefer kan till exempel se,
|
| Färdiga tjänster i självbetjäning | Uppdatera användarinformation |
Användningsfall för avgående användare (offboarding)
Användningsfall för avgående användare är att använda samma tjänst som för att uppdatera användarinformation i självbetjäningen. Den enda skillnaden är att när slutdatum läggs till i begäran startar processen för avgående användare.
| Beskrivning | |
| Översikt | Detta användningsfall beskriver hur processen för att lämna en användare startas från självbetjäning. |
| Operatörer |
|
| Förkunskapskrav | Kunden har definierat användningsfall och inställningar för användarlivscykelhantering för arbetsperioder och kontohantering. Kunden har beviljat åtkomst till självbetjäning för de användare som har åtkomst till att uppdatera användarinformationstjänsten. |
| Resultat | Ändringar av befintliga användares personuppgifter och anställningsuppgifter tas emot i IGA lösningen och processer för hantering av användarlivscykeln kan startas. |
| Uppdatera användarinformation |
|
| Rapportering |
Rapportering i självbetjäning beror på kundens inställningar och åtkomsträttigheter till tjänsterna, men slutanvändare och chefer kan till exempel se:
|
| Färdiga tjänster i självbetjäning | Uppdatera användarinformation |
Leveransinstruktioner
Konfigurationsinstruktioner
Relationer till andra användningsfall:
- Hantering av användarlivscykel
- Kontohantering
Förberedande uppgifter,
- Användarlivscykelhantering och arbetsperiodhantering måste konfigureras i IGA lösningen.
- Generering och etablering av katalogkonton, IGA kontohantering måste konfigureras i IGA -lösningen.
Konfigurationsinstruktioner:
- Använd (publicera/avpublicera) lämpliga formulär enligt överenskommelse i definitionsworkshoppen med kunden. Alternativen är:
- Onboarding för interna användare (paket, inklusive åtkomsträttigheter för begäranden)
- Registrering för externa användare (paket, inklusive åtkomsträttigheter för begäranden)
- Skapa ny intern användare (enskild tjänst)
- Skapa ny extern användare (enskild tjänst)
- Uppdatera användarinformation (enda tjänst) för både interna och externa användare, och samma tjänst används för avgående användare (offboarding).
- Om du arbetar med en miljö där endast en arbetsperiod per användare används, ta bort följande attribut från ESS-formuläret/formulären:
- Finns användaren?
- Användare
- En ny arbetsperiod för en befintlig användare kommer att skapas. Om du
Om du vill uppdatera befintlig arbetsperiod, vänligen använd Uppdatera
Formulär för information om underordnade
- Självbetjäning använder OU-sökvägar för att hitta rätt persondatakort från IGA lösningen och bevilja åtkomst till rätt webbplats där formulären publiceras.
- Ange rätt organisationsenheter på fliken Webbplatser.
- Ange rätt organisationsenheter på fliken Webbplatser.
- IGA relaterade formulär i självbetjäning visas för användare baserat på kataloggrupper, färdiga roller finns på fliken roll, till exempel IGA för chefer.
- Ändra grupperna som används i baslinjen till de faktiska kundkataloggrupperna som definierats i leveransen.
- Ändra grupperna som används i baslinjen till de faktiska kundkataloggrupperna som definierats i leveransen.
- Information som läggs till i självbetjäningen skickas nu som IGA tjänstförfrågan till IGA lösningen.
Instruktioner för system- och godkännandetestning
När IGA lösningen levereras rekommenderar vi att använda Efectes Delivery Management-verktyg för testfall, testresultat och rapportering av testfasen. Dessa instruktioner hänvisar till färdiga testfall i verktyget.
Testa användare som skapats/uppdaterats/avgått från självbetjäning:
- Logga in på självbetjäningen med en av testanvändarna av typen chef
- Skapa nya interna och externa användare.
- Uppdatera befintlig information om underordnade.
- Uppdatera personlig information (förnamn, efternamn etc.).
- Uppdatera anställningsinformation (titel, kostnadsställe, organisationsenhet).
- Skapa ny arbetsperiod för befintlig användare (gäller inte om användaren har en arbetsperiod och ett katalogkonto).
- Befintlig underordnad utanför styrelsen.
- Kontrollera att självbetjäningen visar förfrågningsstatusen korrekt på startsidan.
- Kontrollera att förfrågningshistoriken visar informationen korrekt i självbetjäningen.
Följ upp instruktioner för testning av användarlivscykelhantering för att validera att data tas emot korrekt och instruktioner för testning av kontohantering för att validera att data tillhandahålls korrekt.