Introduktion

HR Service Management (HRSM) utökar Matrix42 :s Professional lösning till personalavdelningar. Till skillnad från traditionell HR-programvara inriktad på lön och administration är HRSM i M42 Professional ett ärendehanterings- och ärendehanteringssystem utformat för att effektivisera HR-tjänsteleverans, förbättra medarbetarupplevelser och ge HR-team möjlighet att hantera förfrågningar och problem effektivt.

Byggt på den beprövade M42 Professional plattformen kombinerar HRSM intelligent automatisering, artificiell intelligens, självbetjäningsfunktioner och omfattande ärendehantering för att förändra hur organisationer levererar HR-tjänster.

Lösningsöversikt

HRSM är en heltäckande HR-tjänstelösning som ger organisationer möjlighet att:

• Gör det möjligt för anställda att skicka in HR-förfrågningar och få tillgång till tjänster via en intuitiv självbetjäningsportal
• Hantera HR-ärenden med strukturerade arbetsflöden, tilldelningsrutt och SLA-spårning
• Utnyttja AI-driven hjälp för kunskapsupptäckt, fallklassificering och svarsgenerering
• Få tillgång till en färdig katalog med över 49 HR-tjänstformulär inom 11 affärskategorier

Viktiga komponenter

• Självbetjäningsportal för anställda med AI-chatbot (kunskapsupptäckt)
• Strukturerat HR-ärendehanteringssystem
• M42 Intelligence AI-funktioner
• Förkonfigurerad HR-tjänstkatalog

Core

Självbetjäning för anställda med AI

HRSM-portalen eliminerar behovet för anställda att kontakta HR direkt för rutinmässiga frågor. En AI-driven chatbot som heter Knowledge Discovery använder retrieval-augmented generation (RAG) för att ge omedelbara svar på HR-frågor, medan en omfattande kunskapsbas erbjuder uid lösningar. Anställda kan också skicka in strukturerade serviceförfrågningar direkt via intuitiva formulär.

Strukturerad HR-ärendehantering

När självbetjäning inte räcker till skapas ärenden och dirigeras till lämplig HR-specialist eller team. HRSM tillhandahåller fullständig livscykelhantering: skapande av ärenden, prioriteringstilldelning, SLA-spårning, uppgiftsdelegering och avslut av lösningar. Flerkanalig inmatning (portal, e-post, chatt) säkerställer att ingen förfrågan missas.

Förbyggd HR-tjänstekatalog

HRSM innehåller fler än 49 färdiga formulär inom 11 HR-kategorier. Katalogen erbjuder strukturerat intag som samlar in nödvändig information och automatiskt utlöser lämpliga arbetsflöden, från personalförmåner till IT-åtkomstförfrågningar.

M42 Intelligence AI-funktioner

HR-team utnyttjar avancerade AI-funktioner, inklusive: skrivstöd för professionell kommunikation, intelligent kunskapsupptäckt för att hitta relevanta artiklar, automatisk ärendeklassificering för att dirigera förfrågningar korrekt och flerspråkig översättning för att stödja globala team.

Självbetjäningsportal för anställda

HRSM-portalen är den första kontaktpunkten för anställda som söker HR-tjänster. Den är utformad för enkelhet och tillgänglighet och minskar HR-arbetsbördan genom att göra det möjligt för anställda att hjälpa sig själva.

AI-baserad kunskapsupptäckt

Kunskapsupptäckt är en intelligent konversationsassistent som drivs av generativ AI och retrieval-augmented generation (RAG). Den förstår frågor på naturligt språk om HR-policyer, förmåner, ledighet, ersättning med mera. Den är förankrad i din organisations kunskapskällor – en mängd olika kopplingar för att hämta kunskap finns tillgängliga.

Knowledge Base

Ett omfattande kunskapsbibliotek innehåller HR-policyer, vanliga frågor och svar och steg-för-steg- uid . Anställda kan söka eller bläddra efter kategori. HR-team kan kontinuerligt uppdatera artiklar för att ta itu med nya frågor och minska antalet supportärenden. Samma kunskapsbas kan utnyttjas av kunskapsupptäcktschattroboten.

Formulär för serviceförfrågningar

Anställda skickar in serviceförfrågningar via intuitiva, uid formulär. Exempel inkluderar semesterförfrågningar, beställningar av utrustning, utbildningsanmälningar med mera. Formulären samlar in nödvändig information och möjliggör automatisk arbetsflödesstart.

Begär spårning

Anställda kan följa statusen för sina inskickade förfrågningar i realtid, inklusive aktuell uppgift, efterlevnad av SLA och förväntad lösningstid. Automatiserade aviseringar håller dem informerade om statusändringar och nästa steg.

HR-ärendehantering

HRSMs ärendehanteringsmodul är specifikt utformad för HR-verksamhet och möjliggör strukturerad hantering av alla HR-förfrågningar och ärenden från intagning till avslut.

Skapande och intag av ärenden

Ärenden kommer från flera kanaler: inskick till medarbetarportalen, e-postintag, manuellt skapande av HR-personal eller chattinteraktioner. All data normaliseras och lagras i en enhetlig ärendepost.

Intelligent routing och tilldelning

Ärenden kan automatiskt dirigeras till rätt HR-specialist eller team baserat på kategori, komplexitet och kompetenskrav.

SLA och deadlinehantering

Servicenivåavtal definierar svars- och lösningstider för olika ärendekategorier. HRSM spårar efterlevnad av servicenivåavtal i realtid via dashboard .

Lösning och avslutning av ärenden

HR-specialister dokumenterar sina åtgärder, dokumenterar lösningar och avslutar ärenden när de är klara. HR-specialisterna kan skapa ny kunskap från varje ärende för framtida referens och kontinuerlig förbättring. Den nya kunskapen kan användas med Knowledge Discovery för både anställda och HR-specialister, vilket möjliggör en proaktiv strategi för ärendehantering genom en uppdaterad och lättillgänglig kunskapsbas.

M42 Intelligence för HR

HRSM drivs av M42 Intelligence , plattformens avancerade AI-motor. Dessa funktioner förbättrar både anställdas och HR-agenternas upplevelser.

AI-kunskapsupptäckt

När en anställd ställer en fråga eller en HR-agent behöver lösa ett ärende söker M42 Intelligence i kunskapsbasen och dokument med hjälp av semantisk förståelse. Den identifierar de mest relevanta artiklarna och uid utan att kräva exakta sökordsmatchningar.

Intelligent ärendeklassificering

Systemet kategoriserar automatiskt inkommande ärenden baserat på deras innehåll. Detta säkerställer korrekt dirigering till rätt team och möjliggör snabbare lösning.

Writing Assistance

HR-agenter kan använda AI-driven skrivhjälp för att utarbeta professionella svar, policykommunikation och dokumentation. Systemet föreslår förbättringar för tydlighet, ton och fullständighet.

Flerspråkig översättning

Globala organisationer drar nytta av automatiska översättningsfunktioner. Anställda kan kommunicera på sitt föredragna språk, och HR kan svara på samma sätt och bryta ner språkbarriärer.

Plattformsfunktioner

HRSM är byggt på M42 Professional , en omfattande plattform för företagstjänsthantering med robusta automatiseringsfunktioner.

Arbetsflödesautomatisering

Konfigurera komplexa arbetsflöden med hjälp av ett visuellt verktyg för arbetsflödesautomation. Definiera villkorlig routing och godkännandekedjor i flera steg utan kodning. Bädda in AI i arbetsflöden för ytterligare effektivitetsvinster.

Godkännandearbetsflöden

Många HR-förfrågningar kräver godkännande. HRSM stöder godkännanden, delegering och aviseringar på flera nivåer för att hålla besluten igång.

Rapportering och analys

Färdigmonterade dashboard spårar viktiga mätvärden för ärendehantering: ärendevolym, lösningstider, efterlevnad av SLA och arbetsfördelning. HR-chefer kan identifiera flaskhalsar och optimera verksamheten.

Rollbaserad åtkomstkontroll

Finjusterade behörigheter säkerställer att anställda bara ser sina egna ärenden, HR-agenter ser tilldelade ärenden och chefer har lämplig översikt. Anpassade roller stöder specialiserade HR-funktioner.

E-postintegration

Automatiserade e-postmallar meddelar anställda om statusändringar, nya kommentarer och tillhandahåller sammanfattningar av ärendelösningar. Dubbelriktad e-postintegration gör det möjligt för HR-agenter att hantera ärenden via e-post om så önskas, vilket säkerställer att ingen förfrågan missas oavsett kommunikationskanal.

Automatiserade aviseringshändelser

Följande automatiserade arbetsflöden utlöser e-postmeddelanden vid specifika händelser i ärendets livscykel:

Dubbelriktad e-posthantering

Förutom utgående aviseringar stöder HRSM tvåvägsintegration med e-post:

• HR-agenter kan hantera ärenden helt via e-post och svara direkt på ärendeaviseringar
• Medarbetarnas svar på e-postmeddelanden registreras automatiskt och bifogas ärendet
• Nya e-postmeddelanden som anländer om ärendet utlöser e-postmeddelanden för agenter för omedelbar kännedom
• Lösta ärenden stängs automatiskt 7 dagar efter lösningen för att möjliggöra uppföljning vid behov. Om medarbetaren skickar ett e-postmeddelande till ärendet efter det skapas ett nytt ärende.

API och integration

HRSM integreras med befintliga system via REST API :er och inbyggda kopplingar . Anslut till HRIS-plattformar, lönesystem, identitetshantering och andra företagsapplikationer för ett sömlöst dataflöde.

Lösningsomfattning

HR-tjänstkatalog

HRSM innehåller en omfattande färdig katalog som täcker 11 HR-tjänstekategorier:

Användarroller

HRSM stöder flera användarroller, var och en med skräddarsydda behörigheter och funktioner:

• Anställd: Skicka in förfrågningar, spåra ärendestatus, få åtkomst till kunskapsbas, interagera med kunskapsupptäcktschattroboten
• HR-specialist ( Agent ): Tilldelad till ärenden, löser förfrågningar, använder AI-hjälpmedel, dokumenterar åtgärder
• HR-chef: Visa teamets dashboard , övervaka efterlevnad av SLA
• HR-innehållsadministratör: Underhålla kunskapsbas, uppdatera masterdata
• Tredjepartsaktörer: Integrationskonton för externa system (HRIS, lönehantering, identitetsplattformar)

Vad ingår

• Obegränsad åtkomst till medarbetarportalen i hela organisationen
• 49+ förkonfigurerade HR-serviceformulär (i utvalda moduler)
• M42 Intelligence AI-funktioner
  • Obs! Grundläggande AI-funktioner, såsom skrivhjälp, ingår i användningsgränserna. Avancerade AI-funktioner, såsom kunskapsupptäckt, kräver ett åtgärdskreditpaket och implementering.
• Strukturerad ärendehantering med automatisering av arbetsflöden
• SLA-spårning, rapportering och dashboard
• Rollbaserad åtkomstkontroll och säkerhetsfunktioner
• API integration och tredjepartsanslutning

Slutsats

HR Service Management för M42 Professional förändrar hur organisationer levererar HR-tjänster. Genom att kombinera intelligent automatisering, självbetjäning för anställda och strukturerad ärendehantering minskar HRSM driftskostnader, förbättrar medarbetarnöjdheten och ger HR-team möjlighet att fokusera på strategiska initiativ snarare än rutinmässig administration.

Med fler än 49 färdiga serviceformulär, AI-driven assistans och omfattande ärendehantering är HRSM den intelligenta lösningen för modern HR-tjänsteleverans.

För mer information, kontakta Matrix42 eller besök matrix42.com