Introduction

HR Service Management (HRSM) étend la solution Matrix42 Professional aux services des ressources humaines. Contrairement aux logiciels RH traditionnels axés sur la paie et l'administration, HRSM dans M42 Professional est un système de gestion des cas et de tickets conçu pour rationaliser la prestation de services RH, améliorer l'expérience des employés et permettre aux équipes RH de gérer efficacement les demandes et les problèmes.

S’appuyant sur la plateforme éprouvée M42 Professional , HRSM combine l’automatisation intelligente, l’intelligence artificielle, les fonctionnalités de libre-service et une gestion complète des cas pour transformer la manière dont les organisations fournissent des services RH.

Présentation de la solution

HRSM est une solution complète de prestation de services RH qui permet aux organisations de :

• Permettez aux employés de soumettre des demandes RH et d'accéder aux services via un portail libre-service intuitif.
• Gérez les dossiers RH grâce à des flux de travail structurés, un routage des affectations et un suivi des SLA.
• Tirez parti de l'assistance basée sur l'IA pour la découverte de connaissances, la classification des cas et la génération de réponses.
• Accédez à un catalogue préétabli de plus de 49 formulaires de services RH répartis dans 11 catégories d'entreprises.

Composants clés

• Portail libre-service pour les employés avec chatbot IA (découverte de connaissances)
• Système structuré de gestion des cas RH
• Capacités d'IA M42 Intelligence
• Catalogue de services RH préconfiguré

Core avantages

Libre-service employé avec IA

Le portail HRSM permet aux employés de se passer des contacts directs avec les RH pour leurs demandes courantes. Un chatbot doté d'intelligence artificielle, nommé « Découverte des connaissances », utilise la génération augmentée par la recherche (RAG) pour fournir des réponses instantanées aux questions RH, tandis qu'une base de connaissances complète propose des solutions uid . Les employés peuvent également soumettre des demandes de service structurées directement via des formulaires intuitifs.

Gestion structurée des cas RH

Lorsque le libre-service ne suffit pas, des demandes sont créées et transmises au spécialiste ou à l'équipe RH compétente. HRSM assure une gestion complète du cycle de vie : création des tickets, attribution des priorités, suivi des SLA, délégation des tâches et clôture. La prise en charge multicanal (portail, e-mail, chat) garantit qu'aucune demande ne soit oubliée.

Catalogue de services RH préconfiguré

HRSM comprend plus de 49 formulaires prêts à l'emploi répartis dans 11 catégories RH. Des avantages sociaux aux demandes d'accès informatique, le catalogue propose une procédure de saisie structurée qui recueille les informations requises et déclenche automatiquement les flux de travail appropriés.

Fonctionnalités d'IA M42 Intelligence

Les équipes RH tirent parti de capacités d'IA avancées, notamment : l'aide à la rédaction pour la communication professionnelle, la recherche intelligente de connaissances pour trouver des articles pertinents, la classification automatique des cas pour acheminer correctement les demandes et la traduction multilingue pour soutenir les équipes internationales.

Portail libre-service des employés

Le portail HRSM est le premier point de contact pour les employés qui recherchent des services RH. Conçu pour être simple et accessible, il allège la charge de travail des RH en permettant aux employés de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions.

Découverte de connaissances basée sur l'IA

Knowledge Discovery est un assistant conversationnel intelligent basé sur l'IA générative et la génération augmentée par la recherche (RAG). Il comprend les questions en langage naturel relatives aux politiques RH, aux avantages sociaux, aux congés, à la rémunération, etc. Il s'appuie sur les sources de connaissances de votre organisation : une large gamme de connecteurs est disponible pour l'extraction de ces connaissances.

Knowledge Base

Une bibliothèque de connaissances exhaustive contient les politiques RH, les FAQ et des uid pratiques. Les employés peuvent effectuer des recherches ou parcourir les articles par catégorie. Les équipes RH peuvent mettre à jour les articles en continu afin de répondre aux nouvelles questions et de réduire le nombre de demandes d'assistance. Cette même base de connaissances est également accessible via le chatbot de découverte de connaissances.

Formulaires de demande de service

Les employés soumettent leurs demandes de service via des formulaires intuitifs et uid . Il peut s'agir, par exemple, de demandes de congés, de commandes de matériel, d'inscriptions à des formations, etc. Les formulaires recueillent les informations requises et permettent le déclenchement automatique des processus.

Suivi des demandes

Les employés peuvent suivre en temps réel l'état de leurs demandes soumises, notamment leur affectation actuelle, le respect des SLA et le délai de résolution prévu. Des notifications automatiques les tiennent informés des changements de statut et des prochaines étapes.

Gestion des cas RH

Le module de gestion des cas de HRSM est conçu spécifiquement pour les opérations RH, permettant une gestion structurée de toutes les demandes et problèmes RH, de leur réception à leur clôture.

Création et prise en charge des dossiers

Les dossiers proviennent de différents canaux : soumissions via le portail employé, courriels, création manuelle par le personnel RH ou échanges par messagerie instantanée. Toutes les données sont normalisées et stockées dans un dossier unique.

Routage et affectation intelligents

Les dossiers peuvent être automatiquement acheminés vers le spécialiste ou l'équipe RH appropriée en fonction de leur catégorie, de leur complexité et des compétences requises.

Gestion des SLA et des délais

Les accords de niveau de service (SLA) définissent les délais de réponse et de résolution pour différentes catégories de cas. HRSM assure le suivi en temps réel de la conformité aux SLA grâce à dashboard .

Résolution et clôture du dossier

Les spécialistes RH documentent leurs actions, les solutions apportées et clôturent les dossiers une fois terminés. Ils peuvent ainsi enrichir leurs connaissances pour une utilisation ultérieure et une amélioration continue. Ces nouvelles connaissances, accessibles via l'outil de découverte des connaissances, sont mises à la disposition des employés et des spécialistes RH, permettant une gestion proactive des dossiers grâce à une base de connaissances actualisée et facilement accessible.

M42 Intelligence pour les RH

HRSM s'appuie sur M42 Intelligence , le moteur d'IA avancé de la plateforme. Ces fonctionnalités améliorent l'expérience des employés et des agents RH.

Découverte des connaissances par l'IA

Lorsqu'un employé pose une question ou qu'un agent RH doit résoudre un problème, M42 Intelligence effectue une recherche dans la base de connaissances et les documents grâce à une analyse sémantique. Le système identifie les articles et uid les plus pertinents sans exiger de correspondance exacte avec les mots-clés.

Classification intelligente des cas

Le système catégorise automatiquement les dossiers entrants en fonction de leur contenu. Cela garantit un acheminement précis vers l'équipe compétente et permet une résolution plus rapide.

Writing Assistance

Les agents RH peuvent utiliser une assistance à la rédaction basée sur l'IA pour rédiger des réponses professionnelles, des communications sur les politiques de l'entreprise et des documents. Le système suggère des améliorations pour plus de clarté, de ton et d'exhaustivité.

Traduction multilingue

Les organisations internationales tirent profit des capacités de traduction automatique. Les employés peuvent communiquer dans leur langue préférée et les RH peuvent répondre de la même manière, ce qui permet de lever les barrières linguistiques.

Capacités de la plateforme

HRSM est basé sur M42 Professional , une plateforme complète de gestion des services d'entreprise dotée de robustes capacités d'automatisation.

Automatisation des flux de travail

Configurez des flux de travail complexes grâce à un outil d'automatisation visuel. Définissez des routages conditionnels et des chaînes d'approbation à plusieurs étapes sans écrire de code. Intégrez l'IA dans vos flux de travail pour optimiser leur efficacité.

Flux de travail d'approbation

De nombreuses demandes RH nécessitent une approbation. HRSM prend en charge les approbations à plusieurs niveaux, la délégation et les notifications afin d'assurer la continuité des décisions.

Rapports et analyses

dashboard prêts à l'emploi permettent de suivre les indicateurs clés de gestion des dossiers : volume de dossiers, délais de résolution, respect des SLA et répartition de la charge de travail. Les responsables RH peuvent ainsi identifier les points de blocage et optimiser les opérations.

Contrôle d'accès basé sur les rôles

Un système de permissions précis garantit que les employés ne voient que leurs propres dossiers, les agents RH les dossiers qui leur sont attribués et les responsables un suivi approprié. Les rôles personnalisés prennent en charge les fonctions RH spécialisées.

Intégration de la messagerie électronique

Des modèles d'e-mails automatisés informent les employés des changements de statut, des nouveaux commentaires et fournissent des résumés de la résolution des dossiers. L'intégration bidirectionnelle des e-mails permet aux agents RH de gérer les dossiers par e-mail s'ils le préfèrent, garantissant ainsi qu'aucune demande ne soit oubliée, quel que soit le canal de communication.

Événements de notification automatisés

Les flux de travail automatisés suivants déclenchent des notifications par e-mail lors d'événements spécifiques du cycle de vie d'un dossier :

Gestion bidirectionnelle des e-mails

Outre les notifications sortantes, HRSM prend en charge l'intégration bidirectionnelle du courrier électronique :

• Les agents RH peuvent gérer les dossiers entièrement par e-mail, en répondant directement aux notifications.
• Les réponses des employés aux courriels de notification sont automatiquement enregistrées et jointes au dossier.
• L'arrivée de nouveaux e-mails concernant un dossier déclenche des notifications par e-mail pour les agents, leur permettant d'en être immédiatement informés.
• Les dossiers résolus sont automatiquement clôturés 7 jours après leur résolution afin de permettre un suivi si nécessaire. Si l'employé envoie un courriel concernant le ticket après ce délai, un nouveau dossier sera créé.

API et intégration

HRSM s'intègre aux systèmes existants via REST API et des connecteurs natifs . Connectez-vous aux plateformes SIRH, aux systèmes de paie, à la gestion des identités et à d'autres applications d'entreprise pour un flux de données fluide.

Étendue de la solution

Catalogue des services RH

HRSM comprend un catalogue complet préconfiguré couvrant 11 catégories de services RH :

Rôles des utilisateurs

HRSM prend en charge plusieurs rôles d'utilisateurs, chacun avec des autorisations et des fonctionnalités adaptées :

• Employé : Soumettre des demandes, suivre l’état des dossiers, accéder à la base de connaissances, interagir avec le chatbot de découverte des connaissances
• Spécialiste RH ( Agent ) : Affecté aux dossiers, traite les demandes, utilise des outils d'assistance par IA, documente les actions
• Responsable RH : Consultez dashboard de l’équipe et surveillez le respect des SLA.
• Administration du contenu RH : Gestion de la base de connaissances, mise à jour des données de référence
• Acteurs tiers : comptes d’intégration pour les systèmes externes (SIRH, paie, plateformes d’identité)

Ce qui est inclus

• Accès illimité au portail employé pour l'ensemble de l'organisation
• Plus de 49 formulaires de services RH préconfigurés (dans certains modules)
• Capacités d'IA M42 Intelligence
  • Remarque ! Les fonctionnalités d’IA de base, comme l’aide à la rédaction, sont incluses dans les seuils d’utilisation. Les fonctionnalités d’IA avancées, comme la découverte de connaissances, nécessitent un pack de crédits d’action et une mise en œuvre.
• Gestion structurée des cas avec automatisation des flux de travail
• Suivi, rapports et dashboard des SLA
• Fonctionnalités de contrôle d'accès et de sécurité basées sur les rôles
• Intégration API et connectivité tierce

Conclusion

HR Service Management pour M42 Professional révolutionne la manière dont les organisations fournissent leurs services RH. En combinant automatisation intelligente, libre-service employé et gestion structurée des cas, HRSM réduit les coûts opérationnels, améliore la satisfaction des employés et permet aux équipes RH de se concentrer sur les initiatives stratégiques plutôt que sur les tâches administratives courantes.

Avec plus de 49 formulaires de service préconfigurés, une assistance basée sur l'IA et une gestion complète des cas, HRSM est la solution intelligente pour la prestation de services RH modernes.

Pour plus d'informations, contactez Matrix42 ou consultez le site matrix42.com