Työnkulkujen julkaisu ja käytöstä poistaminen

Työnkulut alkavat vaikuttaa toimintaanne vasta, kun ne on julkaistu. Kunnes olette julkaisseet kelvollisen työnkulun, kaikki suunnittelemanne pysyy työversiona:

Ennen kuin ESM sallii työnkulun ottamisen aktiiviseen käyttöön, se tarkistaa, sisältääkö työnkulun suunnittelu merkittäviä virheitä, kuten puuttuvia ehtolausekkeita ehtotoiminnoissa. Virheellisesti konfiguroidut elementit merkitään punaisella reunuksella editorin työtasolla, kunnes konfiguraatio on kelvollinen.

Kun työnkulku on julkaistu aktiiviseen käyttöön, kaikki uudet saapuvat tapaukset käynnistävät työnkulun suorituksen, jos valintaehdot täyttyvät.

Jos huomaatte työnkulun julkaisun jälkeen, ettei se toimi odotetusti, tai haluatte poistaa sen käytöstä, voitte poistaa työnkulun aktiivisesta käytöstä ottamalla sen pois käytöstä (checkout). Tällöin työversio palautetaan siihen työnkulun määritykseen, jonka otitte pois käytöstä. Kaikki käynnissä olevat tapaukset, joita käytöstä poistettu työnkulku on käsitellyt, pysyvät aktiivisina, ja ESM yrittää saattaa ne loppuun käytöstä poistetun työnkulun määrityksen mukaisesti. Teidän on päätettävä manuaalisesti tapaukset, jotka eivät valmistu itsestään. Mallipohjan uusia tapauksia ei enää käsitellä käytöstä poistetulla työnkululla, vaan ne on käsiteltävä manuaalisesti tai korvaavalla työnkululla.

Työnkulun elinkaari

ESM pitää kirjaa saman työnkulun useista versioista:

• Työversio, joka on viimeisin tallentamanne versio.
• Viimeisin julkaistu työnkulku, jolla käsitellään uusia tai päivitettyjä tietokortteja, jos ne täyttävät työnkulun valintaehdot.
• Kaikki aiemmin julkaistut työnkulkukonfiguraation versiot niin kauan kuin niillä on vielä käsiteltäviä tietokortteja.

Kun avaatte työnkulun työnkulkueditorissa, työskentelette oletuksena aina työversion parissa. Jos päätätte ottaa työnkulun pois aktiivisesta käytöstä (eli peruuttaa julkaisutoimen), työnkulun työversio palautetaan siihen työnkulun versioon, jonka juuri otitte pois käytöstä.

Työversioon tehtyjä muutoksia ei tallenneta automaattisesti tietokantaan. Teidän tulee tallentaa tai hylätä muutokset ennen kuin teette jotain muuta ESM:ssä.

Muutokset on aina julkaistava, jotta ne aktivoituvat uusille tai päivitetyille tietokorteille. Kun julkaisette työnkulun aktiiviseen käyttöön, kyseinen versio tallennetaan automaattisesti uudeksi työversioksi.

Voitte poistaa työnkulkuja ESM:stä valitsemalla Poista-painikkeen. Voitte kuitenkin poistaa vain työnkulkuja, joilla ei ole avoimia tapauksia. Työnkulun poistamiseksi tapausten on täytynyt joko käydä läpi koko työnkulkusekvenssi tai ESM-käyttäjän on täytynyt päättää ne. Työnkulkukonfiguraation vanhoja versioita ei voi poistaa manuaalisesti. Järjestelmä poistaa ne, kun viimeinen tietokortti on käsitelty.

Työnkulun poistaminen käytöstä ei yksin riitä poistamisen mahdollistamiseen, koska työnkululla saattaa yhä olla aktiivisesti käsiteltäviä tapauksia. ESM tarkistaa aina, onko tapauksia yhä käynnissä, ennen kuin sallii työnkulun poistamisen.

Työnkulkujen vienti ja tuonti

Minkä tahansa työnkulun voi viedä työasemalle ja tuoda sen sitten takaisin esimerkiksi tuotantojärjestelmään. Työnkulkujen vientiä ja tuontia varten valitkaa Työnkulku-pudotusvalikosta vastaava toiminto. Muistakaa viedä ja tuoda myös vastaavat mallipohjat.

Vienti vie valitun työnkulun viimeisimmän julkaistun version. Vain jos julkaistua versiota ei ole, viedään työversio.

Työnkulun solmujen vienti ja tuonti

Yksittäisen työnkulun solmun voi viedä ja käyttää uudelleen toisen mallipohjan toisessa työnkulussa. Vietäessä työnkulun solmua valitkaa ensin vastaava solmu ja valitkaa sitten Työnkulku-pudotusvalikosta “Export workflow node”. Työnkulun solmu ladataan tämän jälkeen tietokoneellenne.

Työnkulun solmun tuomiseksi teidän on ensin valittava työnkulku, johon haluatte tuoda solmun. Attribuutit ja attribuuttien arvot, joille ei löydy vastaavaa kohdemallipohjasta, korvataan tuonnin jälkeen tyhjillä kentillä. Tavanomainen työnkulun validointi tunnistaa mahdolliset korjaukset, jotka on tehtävä tuotuun työnkulun solmuun.

Tapauksen työnkulun tilan tarkistaminen

Työnkulkumoottori ylläpitää työnkulun tilaa kullekin tapaukselle. Työnkulun tilan näkee itse tapauksen tietokorttinäkymässä. Mahdolliset tilat ovat: Running, Finished, Error tai Cancelled. Työnkulun tila on järjestelmäarvo, mutta se voidaan tehdä näkyväksi liittämällä WorkflowStatusHandler-käsittelijä attribuuttiin.

Kaikki käyttäjät voivat peruuttaa työnkulun suorituksen manuaalisesti napsauttamalla työnkulun tilan ilmaisinta.

Työnkulkukonfiguraatioiden auditointi

ESM pitää automaattisesti kirjaa työnkulkujen muutoksista järjestelmänlaajuisessa konfiguraatiolokissa. Uusien työnkulkujen luominen, poistaminen, julkaiseminen, muokkaaminen ja käytöstä poistaminen kirjataan aikaleimalla ja käyttäjätunnuksella. Voitte auditoida kaikki työnkulkujen muutokset konfiguraatiolokitiedostosta.

Työnkulun suorituksen lokitus

Jokaisesta työnkulun suorituksesta luodaan lokimerkintöjä hallinnan ja vianmäärityksen helpottamiseksi. Nämä merkinnät tallennetaan workflow.log-tiedostoon. Ladataksenne tämän lokitiedoston siirtykää kohtaan Administration > Maintenance > Logs > Download logs. Alla on esimerkki siitä, miten työnkulun solmun suoritus tallentuu lokiin. Lihavoidut kohdat edustavat lokin keskeisiä osia. Viittaamisen helpottamiseksi lokiote on numeroitu juoksevasti. Nämä numerot vastaavat oheisen, lokiotteen jälkeen esitetyn työnkulun kuvakaappauksen numeroita.

1. WorkflowLogger|INFO|2023-03-22 10:12:12,123|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} run workflow {id: 371441422, name: Checklist approval workflow NEW, templateId: 119733870, wrapperId: 366102831}
2. WorkflowLogger|INFO|2023-03-22 10:12:12,123|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running StartpointNode {id: 371440955, name: Begin}
3. WorkflowLogger|INFO|2023-03-22 10:12:12,273|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ConditionNode {id: 371441271, name: LOB SMB escalation or risk amount 1,5m}
4. WorkflowLogger|INFO|2023-03-22 10:12:12,275|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} run then path:Then
5. WorkflowLogger|INFO|2023-03-22 10:12:12,430|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ApprovalNode {id: 371441119, name: LOB SMB Approval}
WorkflowLogger|INFO|2023-03-29 13:46:25,469|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ApprovalNode {id: 371441119, name: LOB SMB Approval}
WorkflowLogger|INFO|2023-03-29 13:49:40,790|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ApprovalNode {id: 371441119, name: LOB SMB Approval}
6. WorkflowLogger|INFO|2023-03-29 13:49:41,748|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ApprovalNode {id: 371441165, name: Credit Committee Approval}’
WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 06:47:55,392|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ApprovalNode {id: 371441165, name: Credit Committee Approval}
7. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 06:47:56,496|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running EmailNode {id: 371441190, name: Notify onboarding team}
8. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 06:47:56,748|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running ConditionNode {id: 371440832, name: Check risk amount}
9. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 06:47:56,748|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} run then path:Then
10. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 06:47:56,892|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running WaitConditionNode {id: 371440854, name: Waiting for initial approval}
WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 06:47:56,892|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} Conditions were not met. NodeId: WaitConditionNode{id='371440854', name='Waiting for initial approval', criteria=ConditionCollection[booleanOperator=AND,conditions=[SimpleCondition[operator=EQUAL_TO,leftOperand=AttributeOperand[groupAttributeId=119738157,ids=[371440842]],rightOperand=StaticValueOperand[value=StaticValueDTO[value=Initial approval,code=initial_approval,staticValueId=133859530],isOpen=false,id=371440844],id=371440847]],id=371440851]}. Workflow is pending for conditions of this node to be met before continuing.
11. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 08:53:03,606|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running WaitConditionNode {id: 371440854, name: Waiting for initial approval}
WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 08:53:03,606|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} Conditions were met. NodeId: WaitConditionNode{id='371440854', name='Waiting for initial approval', criteria=ConditionCollection[booleanOperator=AND,conditions=[SimpleCondition[operator=EQUAL_TO,leftOperand=AttributeOperand[groupAttributeId=119738157,ids=[371440842]],rightOperand=StaticValueOperand[value=StaticValueDTO[value=Initial approval,code=initial_approval,staticValueId=133859530],isOpen=false,id=371440844],id=371440847]],id=371440851]}. Workflow proceeds.
12. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 08:53:03,883|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running SetValueNode {id: 371441300, name: Set decision to approved}
13. WorkflowLogger|INFO|2023-03-31 08:53:04,060|datacard {id: 123456789, name: Ticket name| EFE-123456, templateName: Agreement checklist} running EndpointNode {id: 371440960, name: Closed}

Esimerkki työnkulusta, jossa on numeroidut viittaukset työnkulun lokikatkelmaan:

Työnkulun suorituksen ja epäonnistuneiden tietokorttitallennusten lokitus

Kun kuuntelija tai käsittelijä estää työnkulkua tallentamasta tietokorttia, tapahtuma dokumentoidaan itsm.log-tiedostoon työnkulun lokin sijaan. Tämäntyyppiset virheet näkyvät lokimerkinnöissä yleensä seuraavasti:

ErrorLogger|ERROR|2023-05-25 13:43:14,116|QuartzScheduler_Worker-3||Job (workflow.7548098#7546966#7546920#0 threw an exception.
org.quartz.SchedulerException: Job threw an unhandled exception. [See nested exception: com.bitmount.boas.exception.PersistenceException: com.efecte.datamodel.entity.action.FatalDataCardActionException: Data card save failed due to fail_card attribute having a value.]
at org.quartz.core.JobRunShell.run(JobRunShell.java:213)
at org.quartz.simpl.SimpleThreadPool$WorkerThread.run(SimpleThreadPool.java:573)
Caused by: com.bitmount.boas.exception.PersistenceException: com.efecte.datamodel.entity.action.FatalDataCardActionException: Data card save failed due to fail_card attribute having a value.

Ensimmäisen rivin viimeinen tunnus osoittaa sen työnkulun solmun, jossa prosessi pysähtyy.

Työnkulun lokissa tämä näyttää siltä, että kortti pysähtyy solmuun, jossa epäonnistunut tallennus tapahtuu. Käyttöliittymässä (UI) työnkulun vaihe (näytetään kortin näkymän oikeassa yläkulmassa) osoittaa kuitenkin edellisen solmun. Tämä ristiriita johtuu siitä, että kortti itse asiassa palautuu ensimmäiseen edeltävään ’timer’- tai ’wait condition’ -solmuun ennen tallennuksen epäonnistumista.