Manuaalisten tehtävien luominen

Visuaalinen työnkulku voi luoda manuaalisia tehtäviä, jotka ryhmien tai yksittäisten henkilöiden tulee suorittaa. Manuaalinen tehtävä luodaan erillisen mallipohjan perusteella, joka tallentaa tehtävät tiettyyn kansioon. Tehtäviä voidaan osoittaa ryhmälle, ja ryhmän jäsen voi sitten ottaa tehtävän itselleen.

Manuaalisia tehtäviä voidaan visualisoida myös luomatta varsinaista tietokorttia, joka seuraa itse tehtävää. Poistakaa tällöin “Create task” -valinta, jos haluatte vain visualisoida ja dokumentoida manuaalisen tehtävän luomatta erillistä tietokorttia.

Työnkulun suunnittelijan on määritettävä manuaalisen tehtävän nimi, lyhyt kuvaava aihe tehtävälle sekä ehto siitä, mitä on muutettava tehtävän suorittamiseksi.

Manuaalisen tehtävän konfiguraatio:

Oletuksena kullekin tehtävälle luodaan uusi tietokortti työnkulun suorituksen aikana. Siksi manuaalisen tehtävän konfiguraatiossa on määritettävä, minkä mallipohjan mukaan tietokortti luodaan. Visuaalinen työnkulkumoottori ehdottaa työnkulun tehtäville vain niitä mallipohjia, jotka sisältävät pakollisen järjestelmäluokan Task Information.

On myös määritettävä, mihin kansioon tehtävän tietokortti kirjoitetaan. Muistakaa, että yksi mallipohja voi luoda tietokortteja useisiin eri kansioihin, esimerkiksi eri sijainneissa toimiville palveluryhmille.

Tehtävän tietokortin tila voidaan myös asettaa Manual Task -toiminnolla. Manuaalinen tehtävä asetetaan tyypillisesti alussa joko tilaan “Open” tai “Assigned”, mutta tätä konfiguraatiota voidaan mukauttaa.

Manuaalinen tehtävä voidaan osoittaa joko henkilöryhmälle, tietylle henkilölle tai viitatulle henkilölle, mutta ei useammalle samanaikaisesti. Voitte valita ensin tukiryhmän ja sitten tietyn henkilön kyseisestä ryhmästä.

Suosittelemme luomaan valmiit näkymät työnkulun tehtäville Efecte Service Managementin Workspacessa.

Työnkulun tehtävämallipohjien luominen

Manuaalisen tehtävän tietokortti luodaan vastaavan mallipohjamäärityksen mukaan. Efecte Service Managementin oletuskonfiguraatio sisältää vähintään yhden Workflow Task -mallipohjan. Lisää Workflow Task -mallipohjia voidaan luoda tyhjästä missä tahansa moduulissa. Järjestelmäluokka Task Information on pakollista lisätä jokaiseen uuteen Workflow Task -mallipohjaan, muuten työnkulku ei tunnista mallipohjaa. Muistakaa, että mallipohja on linkitettävä kansioon, ennen kuin se näkyy Manual Task -konfiguraatiossa.

Workflow Task -mallipohja:

Set Value -toiminnot

Yksi työnkulun yksinkertaisimmista toiminnoista on asettaa uusi arvo mihin tahansa vastaavan mallipohjan attribuuttiin tai viitattuun attribuuttiin.

Kaikilla työnkulun solmuilla on oltava nimi. Työnkulun solmuilla voi olla myös pidempi kuvaus, joka selittää, mitä kyseinen solmu tekee ja miksi.

Vaikka attribuutin arvon päivittäminen on mahdollista monien muiden toimintojen, kuten hyväksyntöjen tai ehtojen, tuloksena, samaan voidaan käyttää myös Set Value -toimintoa. Set Value -toiminnon käyttäminen attribuutin arvon päivittämiseen voi olla hyödyllistä, jotta saadaan enemmän läpinäkyvyyttä siihen, mitä tapahtuu ja milloin.

Työnkulun suunnittelija voi asettaa uuden arvon yhdelle tai useammalle työnkulun attribuutille.

Set Value -konfiguraatio:

Asetettaessa monivalintatyyppisten attribuuttien arvoja työnkulun suunnittelija voi valita, asetetaanko arvoksi konfiguroitu arvo, lisätäänkö arvo olemassa oleviin arvoihin vai poistetaanko arvo olemassa olevista arvoista.

On myös mahdollista lisätä tai poistaa arvoja attribuuteista, jotka sallivat useita arvoja.

Set Multi-value -konfiguraatio:

If/Then-ehdot

If/Then-ehdot haarauttavat työnkulun sekvenssin kahdeksi erilliseksi uudeksi haaraksi yhden ehdon tai useamman ehdon yhdistelmän perusteella. If/Then-ehdot soveltuvat erinomaisesti erilaisten prosessikäyttäytymisten mallintamiseen eri olosuhteissa. Kun If/Then-ehtoelementti aktivoituu, ehto tarkistetaan välittömästi ja päätös tehdään tietokannan nykyisten arvojen perusteella.

If/Then-ehdon nimen tulisi kuvata elementtiä.

If/Then-ehto, jossa on useita ehtoja:

Ehdon arvioinnin tuloksen perusteella työnkulku haarautuu erillisiin polkuihin. Ennen kuin työnkulku jatkuu eri haaroissa, If/Then-ehtoelementti voi asettaa uusia arvoja mallipohjan attribuutteihin prosessien automatisoimiseksi. Eri arvoja voidaan asettaa sen mukaan, täyttääkö ehto (Then) vai ei (Else).

Hyväksynnät

Approvals-toiminto mahdollistaa viestinnän tapauksen sidosryhmien kanssa. Approvals-toiminnon tarkoituksena on päättää, hyväksytäänkö vai hylätäänkö työnkulun käsittelemä tapaus. Hyväksyntä tai hylkäys voi olla myös seurausta muutostoiminnon tai tietämyskanta-artikkelin katselmoinnista.

Hyväksynnät voidaan tehdä Efecte Service Managementissä tai Efecte Self-Service -portaalin kautta.

Ryhmähyväksynnät

Työnkulkumoottori voi käsitellä hyväksyntöjä sekä yksittäiseltä henkilöltä että henkilöryhmältä. Henkilöryhmä voi koostua tietyistä henkilöistä, jotka on tallennettu ESM:n organisaatiotietoihin, mallipohjaan liittyvistä henkilöistä tai näiden yhdistelmästä.

Jos käytetään ryhmähyväksyntää, hyväksyntäpäätös voi olla kahdenlainen:

• Päätös tehdään, kun ensimmäinen hyväksyjä tekee päätöksen.
• Päätös tehdään, kun kaikki hyväksyjät ovat tehneet päätöksen.

Kummassakin tapauksessa, jos yksi hyväksyjä hylkää hyväksyttäväksi tarkoitetun tapauksen, koko ryhmähyväksyntä keskeytyy ja työnkulku jatkuu hylättyjen tapausten haaran mukaisesti.

Hyväksynnät Efecte Service Managementissä

Kun hyväksynnät tehdään Efecte Service Managementissä, hyväksyjille lähetetään hyväksyntäilmoitus, jossa olevaa upotettua linkkiä seuraamalla he pääsevät suoraan kyseisen tapauksen hyväksyntänäkymään.

ESM:n kautta hyväksynnät voidaan lähettää:

• Tietyille, kiinteille hyväksyjille, jotka ovat ESM:n tiedossa.
• Liittyville, dynaamisesti valituille hyväksyjille, kuten esimiehen esimiehelle.

ESM:n sisäisten hyväksyntöjen konfiguraatio:

Linkki Approval-mallipohjan tietokorttiin on lisättävä manuaalisesti hyväksyntäilmoituksen viestin runkoon. Se on ehdotettujen attribuuttien listan ylin kohta. Linkin ja siinä käytetyn hyperlinkkitekstin voi mukauttaa alustan työnkulkuasetuksissa. HTML-muotoisessa viestissä linkki näytetään oletuksena tekstillä “Go to Approval”. Tätä tekstia voi muokata alusta-asetuksissa / Workflow settings -kohdassa.

Hyväksynnät tallennetaan oletuksena Approvals-mallipohjan kansioon. Käyttäjät voivat luoda näkymiä hyväksyntöjen tarkastelua varten. Aikaleimalla varustetut hyväksynnät ovat tavallisille käyttäjille vain luku -tilassa. Pääkäyttäjäoikeuksin varustetut käyttäjät voivat muuttaa hyväksyntäleiman arvoa manuaalisesti. Tämä kuitenkin luo merkinnän tietoturvalokiin auditointia varten.

Hyväksyntöjen konfigurointi ESM:ssä

Seuraavat konfigurointivaiheet on jo toteutettu uusien ESM-käyttöönottojen perusasennuksessa. Olemassa olevien asennusten päivitysten tai laajennusten on sisällettävä seuraavat vaiheet, jos hyväksynnät halutaan ottaa käyttöön ESM:n käyttöliittymän kautta.

Organization-moduuliin on luotava uusi erillinen Approval-mallipohja. Tämän mallipohjan voi tuoda.

Approval-mallipohja:

Uusi Approver-rooli on luotava, jotta kyseisen tapauksen hyväksymistä varten voidaan osoittaa korotetut käyttöoikeudet. Approval-roolilla on oltava luku- ja päivitysoikeudet Approvals-kansioon ja Approval-mallipohjaan.

ReferredEntityViewer-viittausmallipohjaksi on asetettava Person-mallipohja.

Approver-mallipohjan viittauksen asettaminen Person-mallipohjaan:

Luku- ja päivitysoikeuksien osoittaminen Approvals-kansioon:

Osoittakaa korotettu käyttöoikeus Approvals-mallipohjalle varmistaaksenne, että oikealla käyttäjällä on oikeus tehdä hyväksyntäpäätös (päivittää Approval decision -attribuuttia).

Approvals-mallipohjan konfiguraatio korotetuilla käyttöoikeuksilla:

Person-tietokorttiin liitetty ESM-käyttäjä:

Hyväksynnät Efecten Self-Service-portaalin kautta

Palvelupyynnöt voidaan hyväksyä myös Efecten Self-Service-portaalin (ESS) kautta. Hyväksyntäpyyntö lähetetään itsepalveluportaaliin käsiteltaväksi. Itsepalveluportaali tarkistaa tämän jälkeen, onko hyväksyjällä tällä hetkellä aktiivinen sijainen (delegate), ja lähettää sähköposti-ilmoituksen hyväksyjälle tai tämän sijaiselle.

Visual Workflow Analyzer (VWA) tukee hyväksyntäpyyntöjen lähettämistä useisiin Efecte Self-Service -portaaleihin. Voitte asettaa Approval portal token- ja Approval portal URL -arvot kullekin Approval-solmulle erikseen:

Group approval -konfiguraatio Self-Service-portaalin sisäisille hyväksynnöille:

Kun Visual Workflow Automation on saanut tiedon päätöksestä, se luo päätöksestä hyväksyntäleiman ja jatkaa työnkulkua päätöksen mukaisesti. Kun hyväksyjä on tehnyt päätöksen, itsepalveluportaali välittää tuloksen takaisin ESM:lle, mukaan lukien hyväksyjän nimi, joka saattaa erota alkuperäisestä hyväksyjästä sijaistoiminnon vuoksi. ESM luo tämän jälkeen päätöksestä hyväksyntäleiman ja jatkaa työnkulkua päätöksen mukaisesti. Tässä tapauksessa hyväksyjän ilmoituksen viestimallin asettaa itsepalveluportaali.

Kun hyväksyntöjä hallitaan ESS:n kautta, työnkulkujen suunnittelijat voivat valita lähettää hyväksynnät yhdelle henkilölle:

• Tietyille, kiinteille hyväksyjille, jotka ovat ESM:n tiedossa.
• Liittyville, dynaamisesti valituille hyväksyjille, kuten esimiehen esimiehelle tai kustannuspaikan vastuuhenkilöille.

Palvelupyyntöjen hyväksyntöjä varten ESS:n kautta ESS:n palvelutarjooman hyväksyntäkonfiguraatio on asetettava arvoon “Set by Efecte Service Management”.

ESS:n hallintanäkymän sisäisten hyväksyntöjen konfiguraatio:

Ajastimet

Työnkulkumoottorin ajastimet luovat viiveitä liiketoimintaprosessien kanssa synkronoimiseksi. ESM tukee kahdenlaisia ajastimia: yksi pitää työnkulun tauolla tietyn ajan verran, ja toinen pitää työnkulun tauolla kiinteään, toistuvaan ajankohtaan asti, kuten joka maanantai.

Ajastinsolmun konfiguraatio kiinteällä odotusvälillä:

Työnkulkumoottori etenee seuraavaan vaiheeseen vasta, kun ajastin on kulunut loppuun.

Ajastinsolmun konfiguraatio kiinteällä, toistuvalla herätysajalla:

Ajastin voidaan konfiguroida myös suhteessa mihin tahansa mallipohjan päivämääräattribuuttiin.

Ajastinsolmun konfiguraatio, joka laukeaa 2 päivää ennen valittua attribuuttia:

Wait-for-ehdot

Wait-for-ehdot mahdollistavat työnkulun pitämisen tauolla, kunnes yksi tai useampi ehto täyttyy. Ehdon konfiguraatio vastaa If/Then-ehdon konfiguraatiota. Kun If/Then-ehtosolmu tarkistaa välittömästi, täyttyykö ehto vai ei, Wait-for-ehtosolmu odottaa, kunnes ehto täyttyy, ja etenee vasta sitten.

Wait-for-ehdon konfiguraatio:

Sähköposti-ilmoitukset

Sähköposti-ilmoitussolmu mahdollistaa viestinnän kaikkien sidosryhmien kanssa työnkulun suorituksen aikana. Sähköposti-ilmoituksia voidaan lisätä mihin tahansa kohtaan työnkulkua. Työnkulun suunnittelijat voivat määrittää, lähetetäänkö sähköpostit HTML-muodossa vai pelkkänä tekstinä. Voidaan myös konfiguroida, milloin työnkulku etenee seuraavaan solmuun.

Sähköposti-ilmoituksen konfiguraatio:

Sähköpostin aihe ja viestin runko voivat sisältää mallipohjan dynaamisesti lisättyjä arvoja, jotta viestin sisältö olisi kontekstiltaan relevantimpi. Dynaamista sisältöä voidaan lisätä syöttämällä attribuutin koodi $-merkkien väliin.

Pääkäyttäjät voivat tarkistaa Maintenance-välilehden viestijonosta, lähetetäänkö sähköpostit ja milloin.

Script Execution -solmu

Työnkulun sekvenssin aikana on mahdollista ajaa Python-skriptejä erillisenä toimintona. Skriptin määrittely noudattaa niitä skriptejä, jotka voidaan jo ohjelmoida yksittäisille attribuuteille lausekkeina (expressions) ESM:ssä. Lisätietoja lausekkeiden luomisesta löytyy Attribute Handler Guide -ohjeesta Admin-käyttöliittymästä.

Visual Workflow Automationin skriptit voivat muokata sen mallipohjan attribuuttien arvoja, jolla työnkulku on käynnissä, mutta eivät minkään muun mallipohjan arvoja. Skriptin avulla työnkulun suunnittelijat voivat tehdä matemaattisia laskutoimituksia operaattoreilla, kuten +, -, / ja *, sekä sulkeilla. Skriptit voivat myös generoida satunnaislukuja, laskea kahden päivämäärän/ajan välisen eron tai laskea useiden arvojen summia tai keskiarvoja.

Satunnaisen arvontanumeron laskeva skriptisolmu:

On erittäin tärkeää määrittää Script Execution -solmun “move-on”-ehto, joka määrittää, milloin työnkulun tulisi olettaa skriptin suoritetuksi ja edetä. On myös hyvä hyödyntää työnkulun päättämisehtoa, jos skriptin on tarkoitus perua työnkulku odottamatta.

Uuden tietokortin luominen

Visual Workflow Automation voi luoda kokonaan uusia tapauksia käsitellessään yhtä tapausta. Tästä on yleisesti hyötyä, kun tapaukset liittyvät toisiinsa tai yhden tapauksen on käynnistettävä toinen tapaus automaattisesti. Häiriönhallinnassa on esimerkiksi tyypillistä luoda uusi muutospyyntö tai ongelmatapaus, jos häiriötä ei voida ratkaista helposti.

Uuden tietokortin luova solmu, joka luo uuden tapauksen Change-mallipohjasta:

Toinen käyttötapaus on tarkastuskiertojen luominen omaisuuseriille, kuten yrityssovelluksille tai sopimuksille. Kun tarkastuksen työnkulku on saatu päätökseen, ratkaisu odottaa 6 kuukautta ennen kuin se käynnistää uuden tarkastustapauksen luomisen, joka puolestaan käynnistää seuraavan tarkastuksen työnkulun. Uuden tapauksen kentät voidaan helposti asettaa uuteen arvoon konfiguraation avulla tai kartoittaa sen tapauksen arvoihin, joka käynnisti uuden tapauksen luomisen.

Rollback

Rollback-toiminto antaa työnkulun suunnittelijoille mahdollisuuden hypätä takaisin aiempaan toimintoon työnkulun sekvenssissä, jos tietty ehto täyttyy. Rollback-toiminto palauttaa monet Rollback-solmun ja sen toiminnon välissä olevat toiminnot, johon työnkulku hyppää takaisin, alkuperäiseen tilaansa:

• Aiemmat hyväksynnät perutaan ja uusi hyväksyntäpyyntö luodaan.
• Ajastimet nollataan.
• Manuaaliset tehtävät palautetaan tekemättömiksi.

Rollback-solmun konfiguraatio yksinkertaiselle häiriötyönkululle:

Rollback ei voi nollata tai peruuttaa seuraavien solmujen toimintoja:

• Orkestrointitoiminnot.
• Sähköposti-ilmoitukset.
• New Data-card Creation -solmu.

Näitä toimintoja ei tulisi olla rollback-polun työnkulun sekvenssissä.

Rollbackin on aina osoitettava työnkulun sekvenssiin, joka on jo suoritettu ennen rollbackia, eli If/Then-ehdon toiseen haaraan hyppääminen ei ole sallittua.

Silmukoiden syntymisen välttämiseksi, mikä voisi aiheuttaa vakavia suorituskykyongelmia järjestelmässä, rollback-solmun ja uudelleen käynnistävän toiminnon välisen työnkulun sekvenssin on sisällettävä viivyttävä toiminto, kuten:

• Ajastin (Timer).
• Hyväksyntä (Approval).
• Wait-ehto (Wait condition).
• Manuaalinen tehtävä (jos solmua ei merkitä heti valmiiksi rollbackin yhteydessä).

Rollback-solmu sisältää parametrin, jolla määritetään yksittäiselle tapaukselle sallittujen rollbackien määrä. Työnkulun suunnittelija voi säätää arvoa väliltä 1–20. Kun kaikki sallitut iteraatiokierrokset on suoritettu, työnkulku jatkuu rollback-solmusta eteenpäin, vaikka rollback-ehdot täyttyisivät. Jos työnkulku silti siirtyy rollback-solmuun, joka on jo suoritettu liian monta kertaa, työnkulku päättyy virheeseen.

Loppusolmun konfiguraatio

Loppusolmut ovat jokaisen työnkulun sekvenssin viimeinen vaihe. Työnkulussa on oltava vähintään yksi loppusolmu. Työnkulussa voi olla myös useita loppusolmuja työnkulun eri lopputulosten määrittämiseksi.

Loppusolmun konfiguraatio:

Jokaisella loppusolmulla on nimi, joka tulisi määrittää kuvaamaan työnkulun lopputulosta. Tapauksen tila tulisi myös asettaa lopputulosta vastaavaan arvoon. Valinnaisesti on mahdollista asettaa automaattisesti mikä tahansa mallipohjan attribuutin arvo kuvastamaan työnkulun lopullista tilaa.