Visual Workflow Automationin avulla voitte visualisoida ja automatisoida organisaationne prosesseja. Voitte luoda niin monta työnkulkua kuin haluatte kuvaamaan organisaationne monimuotoisuutta ja monimutkaisuutta. Voitte automatisoida päätöksiä, kuten hyväksyntöjä. Voitte automatisoida tiedon käsittelyä If/Then-ehtojen, ajastimien ja hyväksyntöjen perusteella. Voitte automatisoida viestintää keskeisille sidosryhmille sähköposti-ilmoituksilla.

Käytettävissänne on monenlaisia toimintoja:

• Manuaalisten tehtävien luonti (Generate Manual Tasks), jotka osoitetaan automaattisesti henkilöille tai ryhmille.
• Hyväksynnät, joilla on erilainen lopputulos päätöksen mukaan.
• If/Then-ehdot, jotka haarauttavat työnkulun sekvenssin eri haaroihin.
• Ajastimet, jotka odottavat kiinteää aikaa tai suhteellista aikamäärää.
• Wait-For-ehdot, jotka pitävät työnkulun tauolla, kunnes ehto täyttyy.
• Sähköposti-ilmoitukset sidosryhmien tiedottamiseen edistymisestä tai toimenpidepyynnöstä.
• Skriptit, jotka suoritetaan pieninä ohjelmina työnkulun suorituksen aikana.
• Uusien tapausten luominen automaattisesti samasta tai toisesta mallipohjasta.

Olemassa olevan ESM-asennuksen päivittäminen Visual Workflow Automationilla

Olemassa olevat asennukset voidaan päivittää Visual Workflow Enginellä. Visual Workflow Automationin (VWA) käyttöönottamiseksi seuraavien edellytysten on täytyttävä:

• VWA-tuotelisenssi on asennettu.
• VWA on otettava käyttöön kohdassa System Settings->Platform settings->Workflow settings.
  
• Approval-mallipohjan Approver-attribuutin viittaus on asetettava Person-mallipohjaan.
• Approvals-kansio on luotava ja linkitettävä Approvals-mallipohjaan.
• Approver-rooli on luotava tuoteoikeudella Organization-moduuliin (ks. alla oleva hyväksyntöihin liittyvä luku), ja sille on annettava luku- ja päivitysoikeus Approvals-kansioon ja Approvals-mallipohjaan.
• Approval-mallipohjan korotettu käyttöoikeus (Elevated User Permission) on asetettava Approver-roolille.
• Luokaa Workflow Tasks -kansio ja linkittäkää se Workflows task -mallipohjaan (muistakaa antaa kansiolle koodi!).
  • Huomatkaa, että Workflow Task on järjestelmämallipohja.
• Lisätkää luku- ja päivitysoikeudet Workflow task -kansioon ja -mallipohjiin niille rooleille, jotka tarvitsevat pääsyn tehtäviin.
• Lisätkää alustaparametri Workflow settings -kohdassa workflow.approval.applicationUrl osoittamaan ESM:ään johtavaan URL-osoitteeseen, kuten https://baselineen.efectecloud-demo.com/itsm/ (jos päivitetty työnkulun luomisen jälkeen, selain on ladattava uudelleen).
• Tarkistakaa ja tarvittaessa konfiguroikaa ESS-yhteyden alustaparametrit, mukaan lukien.
  • ess.url (kuten https://mycompany.efectecloud-dev.com/api/ssc/).
  • ess.token (määritelty ESM:n pääkäyttäjän oppaassa).
  • ess.connection.parameters (kuten ?connectTimeout=200,allowAllHostnamesInCertificate=true,acceptSelfSignedCertificates=true).

Työnkulun luominen

Voitte luoda työnkulun hallintaliittymän Templates-osiossa. Template-paneelissa voitte valita Workflow-painikkeesta, haluatteko luoda uuden työnkulun vai tuoda olemassa olevan työnkulun tiedostosta.

Visuaaliset työnkulut ovat ESM:n lisensoitava ominaisuus. Jos ette näe Workflow-painiketta Templates-paneelissa, teillä ei ole voimassa olevaa tuotelisenssiä Visual Workflow’lle. Ottakaa yhteyttä ESM-toimittajaanne, jos haluatte hankkia Visual Workflow -lisenssin.

Mallipohjan navigointipuu luokkineen, attribuutteineen ja työnkulkuineen:

Työnkulut linkitetään aina mallipohjiin. Teidän on ensin valittava, mihin mallipohjaan työnkulku linkitetään, ennen kuin voitte luoda uuden työnkulun. Uusi työnkulku näkyy mallipohjan navigointipuussa mallipohjaan kuuluvien luokkien alapuolella.

ESM ehdottaa automaattisesti nimeä uudelle työnkululle mallipohjan nimen perusteella. Voitte muokata nimeä milloin tahansa työnkulkueditorin otsikkopalkissa.

Työnkulut, kuuntelijat ja käsittelijät

Työnkulun toiminnot käyttäytyvät kuin viimeinen pre-save-kuuntelija. Kuuntelija kutsutaan automaattisesti jokaisen työnkulun solmun suorituksen jälkeen.

Kun työnkulun toiminnot muuttavat tietokortin attribuutteja, käsittelijöiden suoritus saattaa käynnistyä.

Kun visuaalista työnkulun automaatiota sovelletaan olemassa oleviin konfiguraatioihin, käsittelijät ja kuuntelijat on tarkistettava uudelleen ja tarvittaessa päivitettävä.

Työnkulkueditori

Työnkulkueditori koostuu kolmesta pääalueesta:

• Mallipohjan navigointipaneeli vasemmalla.
• Työnkulun sekvenssin työtaso.
• Työnkulun konfiguraatioalue oikealla.

Mallipohjan navigointipaneeli ja työnkulun konfiguraatioalue voidaan minimoida työtason koon kasvattamiseksi visuaalisia työnkulkuja suunniteltaessa.

Työnkulun suoritusehtojen konfigurointi

Ennen minkä tahansa työnkulun sekvenssin suunnittelua on hyvä määrittää, missä olosuhteissa työnkulku suoritetaan.

Eri yrityksen prosesseille voi olla – ja todennäköisesti pitäisi olla – useita työnkulkuja. Teillä voi olla esimerkiksi rutiinipalvelupyynnön työnkulku, VIP-palvelupyynnön työnkulku ja vähäarvoisen palvelupyynnön työnkulku.

Valintaehdot voivat olla esimerkiksi seuraavat palvelupyynnön ehdot:

• Service request channel = Efecte Self-Service AND
• Service request status = Not Started AND
• Service offering = workstations

Valintaehdot työnkulun konfigurointialueella:

ESM tarkistaa jokaiselle mallipohjalla käsitellylle uudelle tapaukselle, täyttyvätkö työnkulun valintaehdot, valitsee työnkulun sen mukaisesti ja aloittaa työnkulun käsittelyn suunnitellun prosessin mukaisesti.

Teidän on valittava vähintään yksi valintaehto työnkulun suorittamiseksi, ennen kuin voitte julkaista työnkulun.

Yksi ehto riittää käynnistämään työnkulun, mutta on mahdollista rakentaa monimutkaisia ehtoja useilla ehdoilla käyttäen erilaisten AND- ja OR-suhteiden yhdistelmiä. Monimutkaisten ehtojen rakentaminen kuvataan tarkemmin Search Functionalities -luvun Multiple Conditions -osiossa.

Jos on tarpeen luoda monimutkaisia valintaehtoja esimerkiksi eri työnkulkujen käynnistämiseksi eri palvelutarjoomille palvelupyynnön mallipohjassa, kaikille mahdollisille lopputuloksille on luotava selkeät ehdot. Esimerkki: ”Status equals Not Started” AND ”Service offering equals Smartphones” älypuhelinten palvelupyyntöjen käsittelyyn sen lisäksi, että ”Status equals Not Started” AND ”Service offering does not equal Smartphones” kaikille muille palvelupyynnöille.

Olemassa olevien tapausten massakäsittely

Visual Workflow -moottori käsittelee oletuksena vain uusia luotuja tapauksia. Ajoittain saattaa kuitenkin olla tarpeen käsitellä myös olemassa olevia tapauksia.
Tyypillinen tilanne, jossa olemassa olevien tapausten suorittaminen on hyödyllistä, on silloin, kun työnkulku otetaan pois käytöstä, koska se sisältää vanhentunutta konfiguraatiota, eikä uusia tapauksia tule enää käsitellä ennen työnkulun suunnittelun päivitystä. Huoltoajan aikana on saattanut kirjautua uusia tapauksia, jotka tulee käsitellä päivitetyllä työnkululla, kun se julkaistaan uudelleen.

Olemassa olevien tapausten suoritusehtojen konfigurointi:

Jo tallennettujen, käsittelemättömien tapausten käsittelemiseksi voidaan määrittää ehto, jonka täyttyessä työnkulku aktivoituu, kun se julkaistaan. Tapausten käsittely tapahtuu asynkronisesti julkaisutapahtumaan nähden. Tällä ominaisuudella käsitellään vain ne tapaukset, jotka täyttävät konfiguroidun ehdon eikä työnkulku ole aiemmin käsitellyt niitä.

Aktiivisten työnkulkuprosessien määrän rajoittaminen

Suorituskykysyistä saattaa olla tarpeen rajoittaa rinnakkain käsiteltavien tapausten enimmäismäärää työnkulkua kohden. Rajoitus voidaan asettaa työnkulkukohtaisesti, ja se koskee jokaista työnkulun julkaistua versiota.

Päättämisehdon konfigurointi

Työnkulku on suunniteltu siten, että se tyypillisesti kulkee alusta loppuun. Työnkulku saattaa kuitenkin joutua päättämään manuaalisesti, esimerkiksi kun tapaus ei ole enää relevantti. Päättämiskonfiguraatio määrittää ehdon, jonka täyttyessä työnkulku päättyy.

Päättämisehdon konfiguraatio:

Aina kun määritetty tila asetetaan joko manuaalisesti tai työnkulun toimesta, koko työnkulku päättyy ja kaikki avoimet toiminnot päätetään.

Työnkulun sekvenssin suunnittelu

Työnkulun sekvenssin suunnittelu on prosessien automatisoinnin tärkein osa. Tapahtumien järjestys sekä ehdot, jotka määrittävät, tapahtuuko jotain ja mitä, ovat ratkaisevia palveluidenne optimoinnissa.

Jokaisessa työnkulun sekvenssissä on yksi Start-elementti. Jokaisessa työnkulun sekvenssissä on vähintään yksi End-elementti. Start- ja End-elementtien väliset toiminnot ovat prosessin visuaalinen esitys.

Kun olette luoneet uuden työnkulun, näette työnkulkueditorin työtasolla minimalistisen oletustyönkulun. Oletustyönkulussa on Start-elementti ja End-elementti. Työnkulkueditorin työtason vasemmalla puolella on paletti. Paletista löydätte kaikki käytettävissä olevat visuaaliset elementit työnkulun suunnitteluun. Lisäätte uuden elementin työnkulkuunne napsauttamalla elementtiä paletissa ja raahaamalla sen haluttuun kohtaan työnkulkueditorin työtasolla.

Työnkulkueditorin työtaso alkutilan työnkululla:

Poistatte työnkulun solmun valitsemalla sen ensin ja napsauttamalla sitten X-merkkiä poistaaksenne sen. Start-elementtiä ei voi poistaa. Voitte poistaa End-elementin väliaikaisesti, mutta ette voi julkaista työnkulkua ilman kelvollista End-elementtiä.

Työnkulkueditorin työtasolla on näkymätön ruudukko, joka helpottaa suunnittelua ja säilyttää työnkulun suunnitelmien selkeyden. Visuaaliset elementit kiinnittyvät ruudukkoon automaattisesti.

Työnkulkueditorin työtason ruudukko:

Visuaalisia elementtejä voi yhdistää toisiinsa kahdella tavalla. Ensinnäkin voitte raahata visuaalisen elementin toisen elementin nuoliviivan päälle, jolloin elementti lisätään automaattisesti sekvenssiin. Voitte myös sijoittaa visuaalisen elementin mihin tahansa kohtaan ruudukkoa ja yhdistää sen manuaalisesti napsauttamalla nuolta ja raahaamalla sen haluttuun elementtiin. Työnkulkueditori piirtää yhdistävän viivan automaattisesti uudelleen.

Helppokäyttöisten työnkulkujen suunnittelu

Ihanteellisesti työnkulut suunnitellaan vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan. Työnkulkujen suunnittelu vasemmasta yläkulmasta alkaen noudattaa visuaalisten elementtien luonnollista suunnittelutapaa. Oletettu ”normaali” tai ”positiivinen” tapahtumien kulku suuntautuu suunnittelun mukaisesti alaspäin. Poikkeaminen ”normaalista” tapahtumien kulusta tapahtuu aina oikealle. Näin ollen suunnittelu ylhäältä alas ja vasemmalta oikealle on tapa luoda työnkulku, joka on mahdollisimman selkeä ja jossa on vähiten päällekkäisiä siirtymiä.

Mahdollisimman selkeäksi suunniteltu työnkulku:

Työnkulkukaavioiden vieminen PDF-tiedostoiksi

Työnkulun sekvenssikaavioita voidaan viedä PDF-tiedostoiksi moniin eri tarkoituksiin. Käynnistätte PDF-tiedoston luomisen mallipohjan navigointipuun Workflow-pudotusvalikosta. Voitte valita paperin suunnan ennen PDF:n luomista. Koko työnkulun sekvenssi skaalataan kokoon, joka mahtuu yhdelle sivulle.

PDF-viennin valintavaihtoehdot:

PDF-dokumentti ladataan automaattisesti tietokoneellenne tai avautuu selaimessa käyttämänne selaimen mukaan.