Käyttäjät voivat antaa lisätietoja palvelunimikkeestä tai ongelmasta käyttämällä lomakkeen "Lisätiedot – Kentät" -osiota. Erilliset ohjeviestit voivat opastaa käyttäjiä siinä, mitä kirjoittaa. Kentät voidaan asettaa pakollisiksi tai niille voidaan antaa oletusarvo.

Tärkeää: Ympäristöissä, joissa on useita sivustoja, "Lisätiedot – Kentät" -osiota tulisi muokata vain "Kaikki palvelut" -sivustolla.

Seuraavia lisätietotyyppejä voidaan lisätä:

• Otsikko: Ryhmittelee samankaltaiset kentät yhteen. Ei sisällä ohjeviesti-vaihtoehtoa.
• Tekstikenttä: Sallii lyhyet vastaukset. Enintään 450 merkkiä.
• Tekstialue: Sallii pidemmät vastaukset. Enintään 4000 merkkiä.
• Valintaruutu: Antaa kyllä/ei-vaihtoehdon. Voi olla oletuksena valittuna tai valitsematta.
• Pudotusvalikko: Tarjoaa valittavan listan. Yksi vaihtoehto voidaan asettaa oletukseksi.
• Päivämäärä: Tarjoaa päivämäärävalitsimen, jossa on seuraavat ominaisuudet:
  • Vaihtoehdot valita tuleva, mennyt tai mikä tahansa päivämäärä.
  • Tulevien ja minkä tahansa päivämäärän kohdalla tämänpäiväinen päivämäärä voidaan valita automaattisesti.
• Käyntikorttilomake: Käytetään käyntikorttien tilaamiseen.
• Työntekijälomake: Kerää perustiedot, esimerkiksi uudesta työntekijästä.
• Liite: Sallii tiedostojen lataamisen.

Kenttien järjestystä voi muuttaa "Siirrä"-painikkeilla. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat siitä, missä lisätietokenttä sijaitsee. Jos kenttä on esimerkiksi keskellä tai alaosassa, pääkäyttäjä voi nopeasti siirtää kentän kenttien ylimmäksi napsauttamalla vaihtoehtoa "Ylös".

Jotta saatavilla olevista kentistä näkisi paremman yleiskuvan, pääkäyttäjä voi myös supistaa kaikki kentät Lisätiedot-määritysalueella.

"Työntekijälomakkeessa" ja "Käyntikorttilomakkeessa" on ennalta määritetyt kentät. Lisäkenttiä voi lisätä käyttämällä "Lisätiedot"-kenttiä.

Lisätietokenttien yhdistäminen ESM-attribuutteihin

Jotta käyttäjän syöttämät tiedot saadaan yhdistettyä attribuuttikoodeihin Efecte Service Managementin kohdemallissa, siirry "Lisätiedot"-osion "koodit"-välilehdelle. Syötä kohdemallin koodi "koodi"-kenttään ja aktivoi "Käytä ESM-mallin attribuuttina" -vaihtoehto. Tämä mahdollistaa tiedon siirtymisen. Jos sähköpostitukikanavia ei käytetä, koodit toimivat silti, vaikka valintaruutu ei ole valittuna.

"Kysely ESM:stä" -toimintoa käytetään hakemaan tietoa ESS:ään ESM:n Koodi-kentässä määritetystä kentästä. Nämä tiedot näytetään kohdissa "Omat avoimet pyynnöt" ja "Omat pyynnöt". Yhdellä liittimellä on mahdollista kysellä yksilöllisiä kenttiä käyttäen 20 eri koodia. Jos sama attribuuttikoodi löytyy kahdesti ESM-mallista, arvoja ei kysellä lainkaan.

Kentät, joita ei ole yhdistetty tiettyyn attribuuttikoodiin, käyttävät oletusarvoisesti vakioattribuuttikoodeja sekä palvelupyynnöissä (AdditionalInformation) että häiriöilmoituksissa (description).

Tärkeää:

Liitteitä ja ennalta määritettyjä lomakkeita (kuten työntekijä- ja käyntikorttilomake) ei voi koodittaa.
Pudotusvalikkovalintojen kohdalla välitetty arvo on käyttäjän valitsema arvo, ei pudotusvalikon vaihtoehdon koodi.

Dynaamisten lomakkeiden käyttöönotto lisätietokentissä

Tiedonkeruun joustavuuden lisäämiseksi lisätietokentät voidaan tehdä ehdollisiksi, jolloin kysymykset mukautuvat käyttäjän valintojen perusteella. Useimmat kentät tukevat ehtoja, mutta ennalta suunnitellut lomakkeet (kuten käyntikortti- ja työntekijälomake) eivät.

Ehdollisen lomakkeen luominen:

1. Luo pudotusvalikko tai valintaruutu, joka toimii muiden kenttien näyttämisen perustana.
2. Suunnittele lisätietokenttä (joko tavallinen tai MyServices-kenttä), jonka on tarkoitus näkyä tietyin ehdoin.
3. Aktivoi valitulle kentälle Ehto-valintaruutu, jolloin "Näytä jos" -määritystyökalu tulee käyttöön.
4. "Näytä jos" -määritystyökalussa:
   1. Valitse pudotusvalikoiden ja valintaruutujen luettelosta riippuvuuden perusta.
   2. Määritä sovellettavat ehdot.
   3. Määritä ehtovertailussa käytettävät arvot.

Jos ehdon perustana on monivalintapudotusvalikko, "Näytä jos" -määritystyökalussa on saatavilla omat ehtonsa. Aloita valitsemalla riippuva kenttä ja aseta sitten ehdot. Viimeisenä vaiheena määritä vertailuarvot.

Jos haluat käyttää monivalintapudotusvalikoita, aktivoi pudotusvalikon Määrä-osiosta vaihtoehto "Useita kohteita".

Ehdot voivat perustua pudotusvalikossa valittuihin arvoihin tai valintaruudun tilaan. Tarjolla on seuraavat ehdot:

• Vastaa (AND): Pääkäyttäjän valitseman ja käyttäjän valitseman arvon on täsmättävä täysin.
• Ei vastaa (AND): Vaaditaan mikä tahansa valinta tai yhdistelmä, joka poikkeaa pääkäyttäjän määrittämästä.
• Sisältää vähintään (AND): Käyttäjän valinnan tulee sisältää kaikki pääkäyttäjän määrittämät arvot. Toimii vain monivalintapudotusvalikoissa.
• Ei saa sisältää (AND): Käyttäjän valinnassa ei saa olla kaikkia pääkäyttäjän määrittämiä arvoja. Toimii vain monivalintapudotusvalikoissa.
• Sisältää vähintään (OR): Käyttäjän on valittava vähintään yksi pääkäyttäjän määrittämistä arvoista.
• Ei saa sisältää (OR): Yksikään pääkäyttäjän määrittämistä arvoista ei saa olla käyttäjän valinnoissa.

Tekstikentän validointi lisätiedoissa

Efecte Self-Service tarjoaa validointityökaluja käyttäjän syöttämälle tiedolle lisätietojen Tekstikenttä-osiossa, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen palautteen. Validoinnin lisäksi käyttäjät saavat virheilmoituksia, jotka auttavat antamaan oikeat tiedot. Nämä virheilmoitukset voidaan kääntää useille kielille laajempaa yleisöä varten.

Säännöllisiä lausekkeita hyödyntämällä voidaan luoda syötteen validointisääntöjä. Tämä tehokas työkalu varmistaa tietojen yhdenmukaisuuden asettamalla tiukat syöttöparametrit. Pääkäyttäjä voi esimerkiksi määrittää vaatimuksia, kuten pelkät numerot, kiinteän pituuden numerosarjat, henkilötunnuksen muodon, puhelinnumerot tai sähköpostiosoitteet, sekä muita mahdollisia muotoja.

Alla on muutamia esimerkkimuotoja:

Arkaluonteisten käyttäjätietojen piilottaminen

ESS:n palvelupyynnöissä ja häiriöissä on mahdollisuus peittää käyttäjien lähettämiä arkaluonteisia tietoja. Tämä peittotoiminto koskee palvelunimikkeen asetuksissa lisätieto-osion Tekstikenttiä. Kun toiminto on käytössä ja lomake on lähetetty, kyseisen kentän sisältö peitetään ja korvataan tähdillä (*) ESS:ssä, jolloin käyttäjät voivat varmistaa tiedon syötetyksi paljastamatta sen sisältöä.

Lomaketta täyttäessään käyttäjät voivat halutessaan näyttää tai piilottaa syöttämänsä tiedon silmäkuvakkeen avulla.

Kun tieto on piilotettu:

Kun tieto on näkyvissä:

Lähettämisen jälkeen piilotettu tieto ei ole käyttäjien nähtävissä vahvistussivulla eikä kohdassa Omat pyynnöt.

On tärkeää huomata, että vaikka ESS piilottaa tiedon, siirto ESM:ään välittää sen alkuperäisessä muodossaan. Jotta tämän tiedon näkyvyyttä voidaan rajoittaa ESM:ssä, tarvittavat määritykset on tehtävä ESM:n käyttöoikeuksissa.

MyServices-kenttien liittäminen palvelunimikkeisiin

Ulkoisista järjestelmistä, kuten Efecte Service Managementista tai Efecte Identity Managementista, saatavaa tietoa voidaan hyödyntää palvelupyynnössä. Käyttäjät voivat esimerkiksi valita asennettavaksi tietyn lisensoidun ohjelmiston listalta, joka on saatu Efecte Identity Managementista. Vastaavasti he voivat valita lisävarusteen lisättäväksi laitteeseen, joka on merkitty heidän nimiinsä Efecte Service Managementin CMDB:ssä.

Näin pääset alkuun:

1. Siirry tukinimikkeiden Lisätiedot-osioon.
2. Napsauta Lisää MyServices -painiketta, jolla luodaan uusi, palvelunimikkeelle räätälöity kenttä:
3. Määritä annetusta pudotusvalikosta, mikä MyService-kenttä liitetään.
4. Päätä, onko kenttä pakollinen vai valinnainen.
5. Valitse sopiva suodatin tuotavan tiedon rajaamiseksi.
   1. Suodattimet voivat vaihdella käyttäjään liitettyjen omaisuuserien näyttämisestä (Suodatin: Käyttäjällä käytössä), liittämättömien näyttämisestä (Suodatin: Käyttäjällä ei käytössä) aina kaikkien vaihtoehtojen näyttämiseen (Suodatin: Ei mikään) MyService-alueella.
   2. Jokaisella MyService-alueella on mahdollisuus välittää kohteen ID (tuotteen yksilöllinen tunniste Efecte Service Managementissa automatisoitujen toimintojen mahdollistamiseksi).
      1. Tämä on mahdollista vain, kun Efecte Service Management on kohdejärjestelmänä.
   3. Lisäksi voit halutessasi yhdistää MyService-lisätietokentän palvelunimikkeen nimeen.
      1. Tämä yhdistäminen tekee valinnasta näkyvän ostoskorin käyttöliittymässä sekä pyyntö- ja hyväksyntänäkymissä.

Kahden MyService-alueen välisten riippuvuuksien luomiseksi yksi kenttä voidaan suunnitella määrittämään toisen kentän sisällön suodatuskriteerit.

• Jotta tämä onnistuu, riippuvaisella MyServices-asetuksella (kuten Roolit) täytyy olla siihen liittyvä Suodatinkenttä (esimerkiksi Palvelut, joka ilmaisee Roolin ja Palvelun välisen yhteyden).
• Lisätiedot-asetuksissa MyService-alueille on saatavilla Suodata valinnalla -vaihtoehto.
• Suodatuskriteeri asetetaan MyServicen määrityksissä, ja Suodata valinnalla -valinta näyttää käytettävissä olevat Suodatinkentät sekä luettelee mahdolliset MyService-alueet niiden nimien perusteella.
• Molemmilla alueilla on käytettävissä suodatinvaihtoehdot (Ei mikään, Käyttäjällä käytössä, Käyttäjällä ei käytössä).

On erittäin tärkeää olla yhteydessä kokeneeseen Efecte-konsulttiin, kun ryhdytään toteuttamaan monimutkaisempia MyServices-määrityksiä.