Tässä artikkelissa käsitellään käyttäjäroolien luomista ja hallintaa sekä moduuli- ja hallinnollisia käyttöoikeuksia ESM:ssä.

Käyttäjäroolien luominen ja hallinta

Käyttäjäroolin käyttöoikeudet ESM-moduuleihin ja ESM:n hallintanäkymiin on jaettu kolmeen pääluokkaan:

• Moduulioikeudet
• Hallinnolliset oikeudet
• Tietokorttioikeudet

Kunkin luokan sisällä käyttöoikeudet on jaoteltu edelleen yksittäisiksi oikeuksiksi käyttää eri ohjelmakohteita ja suorittaa eri toimintoja. Esimerkiksi ESM CMDB:n, Efecte IT Processesin, Efecte Visual Workflow'n, Efecte Contractin ja Efecte HR:n käyttöoikeudet kuuluvat moduulioikeuksiin, ja mallien, attribuuttien ja kansioiden oikeudet kuuluvat tietokorttioikeuksiin.

Voit rajata tietokorttioikeuksia edelleen myöntämällä oikeudet luoda, lukea, päivittää ja poistaa.

Voit kopioida kansioiden, mallien ja attribuuttien käyttöoikeudet olemassa olevasta käyttäjäroolista toiseen käyttäjärooliin käyttämällä Data card permissions -> Copy permissions from role -toiminnolla näkymän alaosassa. Voit myös myöntää tietokorttioikeuksia yksitellen Template properties -näkymästä kunkin asianmukaisen mallin kohdalla. Folder properties -näkymästä voit myös myöntää käyttäjäroolille oikeuden käyttää asianmukaisia kansioita yksitellen.

Kun luot käyttäjäroolia, New role -näkymä avautuu, kun valitset kansion ja napsautat New role -painiketta. Jos haluat muokata käyttäjäroolin käyttöoikeuksia, valitse rooli ja napsauta Edit role.

Moduulioikeudet

Kun luot uuden roolin, annat sille oikeudet käyttää ESM-moduuleja (eli tuotteita).

ESM-järjestelmäsi tuotelisensseistä riippuen voit vapaasti valita moduulit, joihin haluat antaa roolille käyttöoikeuden:

• CMBD: Pääsy Efecte CMDB:hen.
• Contract: Pääsy Efecte Contractiin.
• IT Processes: Pääsy Efecte IT Processesiin.
• HR Service Management: Pääsy Efecte HR:ään.
• Organization: Pääsy Organization-osioon; oikeus muokata tietokortteja Organization-näkymän kansioissa.
  • Jotta Organization-kansioihin tallennetut tietokortit näkyisivät, käyttäjäroolille on myönnettävä oikeudet kansioihin, malleihin ja mallien attribuutteihin.
• IGA: Pääsy IGA:han.
• Common: Pääsy Common IT processesiin.
• Efecte Delivery Management: Pääsy Efecte Delivery Managementiin.
• Efecte Chat: Pääsy Efecte Chatiin.
• Whistleblower: Pääsy Efecte Whistleblower -toimintoon.
• Efecte Project Management: Pääsy Efecte Project Managementiin.
• Risk Management: Pääsy Efecte Risk Managementiin.
• Finance Service Management: Pääsy Efecten Finance Service Managementiin.
• Facility Management: Pääsy Efecten Facility Managementiin.

Myös seuraavat lisensoitavat toiminnot on lueteltu:

• Visual Workflow: Pääsy Efecte Visual Workflow'hun.
• Efecte Web API: Pääsy Efecte Web API:iin.
• SCCM Integration: Pääsy Efecten SCCM-integraatioon.
• Efecte External API: Pääsy Efecten External API:iin.

Jotta moduulikansioihin tallennetut tietokortit näkyisivät, käyttäjäroolille on annettava oikeus niihin kansioihin, joihin kyseisen roolin käyttäjät tarvitsevat pääsyn. Lisäksi, jotta kansioiden sisältö näkyisi, käyttäjät tarvitsevat vähintään lukuoikeuden kansioihin tallennettuihin malleihin. Jos nämä oikeudet puuttuvat, käyttäjät eivät näe kansiota eivätkä malleja. Lisäksi, jos käyttäjäroolilla ei ole oikeutta käyttää kansiota, kyseisen roolin käyttäjät eivät pääse käsiksi kansioon tallennettuihin tietokortteihin.

Hallinnolliset oikeudet

Kun luot uuden roolin, määrität sen oikeudet suorittaa hallinnollisia toimia.
ESM-järjestelmäsi tarjoamista hallintanäkymistä riippuen voit antaa roolille seuraavat hallintaoikeudet:

• Edit users – Oikeus muokata ESM-käyttäjiä ja käyttäjärooleja. Jotta Users-kansioihin tallennetut tietokortit näkyisivät, käyttäjäroolille on myönnettävä oikeudet kansioihin, malleihin ja mallien attribuutteihin.
• Edit static values – Oikeus muokata staattisia arvoja attribuutille, jonka tietotyyppi on staattinen.
• Edit templates – Oikeus muokata kaikkia ESM-järjestelmäsi malleja. Tämä oikeus sisältää myös oikeuden muokata mallien luokkia ja attribuutteja. Vaikka käyttäjärooli, jolla on tämä oikeus, voi muokata ja nähdä kaikki ESM-järjestelmän mallit, se ei välttämättä näe kaikkia tietokortteja.
  • Tahattoman tietojen katoamisen välttämiseksi suunnittele aina huolellisesti ennen jo käytössä olevan mallin muokkaamista. Esimerkiksi attribuutin poistaminen ei poista pelkästään attribuuttia; se poistaa myös attribuutin arvot olemassa olevista tietokorteista. Koska mallien muokkausoikeus on hyvin laaja, myönnä se aina harkiten.
• Edit folders – Kansioiden muokkausoikeus sisältää oikeuden muokata kansioita ja käyttäjäroolien oikeuksia eri ESM-moduuleissa sekä Client-näkymän kansioissa. Kunkin yksittäisen kansion kansio-oikeudet rajoittavat tätä oikeutta. Toisin sanoen rooli saa muokata vain niitä kansioita, joita sillä on oikeus tarkastella.
  • Käyttäjä, jolla on kansioiden muokkausoikeus, voi luoda uusia kansioita näkyvien kansioiden alle sekä muokata ja poistaa kyseiselle käyttäjälle näkyviä kansioita.
• Import data cards – Oikeus tuoda tietokortteja XML-muodossa ESM:ään. Tietokorttien tuonnin salliminen ottaa käyttöön Import-välilehden Administration-käyttöliittymässä kyseiselle käyttäjäroolille. Lisätietoja tuontitoiminnosta on luvussa 13.

Oletuksena uudella roolilla ei ole oikeutta esimerkiksi käyttää mitään moduulia tai suorittaa hallinnollisia toimia. Roolia luodessasi sinun on manuaalisesti valittava oikeudet, jotka haluat antaa roolille. Jos haluat muokata roolin oikeuksia luomisen jälkeen, valitse rooli kansiopuu-paneelista ja napsauta Edit role näyttövalikosta.

Voit myös kopioida oikeudet olemassa olevasta roolista uuteen rooliin Copy permission from role -pudotusvalikolla. Tietokorttioikeuksien kopioiminen toisesta roolista kopioi myös lähderoolin oikeudet malleihin, attribuutteihin ja kansioihin. Näin sinun ei tarvitse antaa uudelle roolille oikeuksia erikseen jokaiselle mallille, attribuutille ja kansiolle. Toiminto on hyödyllinen, kun sinun on luotava uusi rooli, joka eroaa vain vähän olemassa olevasta roolista.

Haku- ja käyttöliittymäasetukset

Efecte Service Management tarjoaa käyttöliittymän, jossa tietokortteihin päästään käsiksi hakujen, näkymien ja/tai kansioiden avulla. Käyttöliittymää voidaan yksinkertaistaa käyttäjille, joilla on rajattu pääsy ja/tai rajatut tehtävät järjestelmässä. Ylläpitäjä voi määrittää, mitkä toiminnot ovat käyttäjän käytettävissä Search and user interface settings -asetuksilla.

• Background data – Kun Background data on valittuna, käyttäjät pääsevät käsiksi tietokortteihin niiden varsinaisten tallennuskansioiden kautta. Käytettävissä ovat vain ne kansiot, joihin käyttäjällä on oikeudet.
• Search restrictions – Tietokorttien hakuun on saatavilla useita hakutoimintoja. Oletuksena käyttäjät voivat käyttää niitä kaikkia. Search restriction -vaihtoehdot ovat:
  • No restrictions – Käyttäjät voivat käyttää kaikkia hakutoimintoja tietokortteja hakiessaan.
  • Global search off – Käyttäjillä ei ole Global search käytettävissä.
  • Global search and Basic conditions off – Käyttäjillä ei ole käytettävissä Global searchia eikä Basic conditionsia.
  • Global search, Basic and Advanced conditions off – Käyttäjillä ei ole käytettävissä Global searchia, Basic conditionsia eikä Advanced conditionsia.

Jos käyttäjällä on useampi kuin yksi rooli, sovelletaan vähiten rajoittavaa vaihtoehtoa. Jos tavoitteena on esimerkiksi estää käyttäjää käynnistämästä yleishakuja, kaikilla hänen rooleillaan on oltava “Global search off” -rajoitus.

Käyttöoikeuksien suunnittelu

Kannattaa suunnitella huolellisesti, mitä käyttöoikeuksia kullakin käyttäjäroolilla on. Käyttöoikeuspolitiikan huolellinen suunnittelu järjestelmän käyttöönottovaiheessa voi säästää paljon työtä myöhemmin. Voit käyttää seuraavaa lähestymistapaa eri roolien käyttöoikeuksien suunnitteluun:

1. Voit määrittää eri roolien katseluoikeudet eri ESM-objekteille roolioikeuksien avulla – eli myöntämällä roolille oikeuksia käyttää malleja, staattisia arvoja, käyttäjiä ja niin edelleen.
   1. On suositeltavaa luoda roolit ensin, koska myöhemmin ne vaativat enemmän muutoksia olemassa oleviin kansio- ja mallioikeuksiin.
2. Voit rajoittaa eri roolien katseluoikeuksia tiettyihin tietokortteihin kansio-oikeuksilla. Kansio-oikeudet rajoittavat tietokorttien käyttöä kansiorakenteen perusteella.
3. Oikeus käyttää ja muokata malleja ja attribuutteja on tarkin eli tarkka rajoitus tietokorttien ja mallien käytölle. Näillä oikeuksilla käyttäjien oikeuksia tietyntyyppisiin malleihin tai attribuutteihin voidaan rajoittaa riippumatta tietokortin sijainnista.

Kun uusi rooli luodaan, sillä ei ole oikeuksia mihinkään olemassa olevaan malliin tai kansioon. Tällaisissa tilanteissa on suositeltavaa etsiä olemassa oleva rooli, jolla on samankaltaiset oikeudet, ja kopioida kyseisen roolin oikeudet uuteen rooliin. Kopioinnin jälkeen muokkaa oikeuksia vastaamaan uuden roolin tarpeita.

Käyttöoikeuksien päällekkäisyydet

Käyttäjällä voi olla useita rooleja, jotka yhdessä laajentavat käyttäjän oikeuksia tiettyyn tietoon (roolioikeudet, mallioikeudet, kansio-oikeudet ja niin edelleen). Tällaisissa tapauksissa useamman roolin antaminen käyttäjälle lisää hänen saamiensa oikeuksien määrää.

Jotta eri ESM-näkymien kansioihin tallennetut tietokortit näkyisivät, käyttäjärooleilla on oltava oikeudet niihin kansioihin, joita niiden on tarpeen käyttää. Lisäksi, jotta kansioiden sisältö näkyisi, käyttäjärooleilla on oltava vähintään lukuoikeus niihin malleihin, joihin kansioihin tallennetut tietokortit perustuvat.

Sama pätee myös toisin päin. Käyttäjärooli, jolla on oikeus tiettyyn malliin, ei pääse käsiksi mihinkään kansiossa oleviin tietokortteihin, johon sillä ei ole käyttöoikeutta. Vastaavasti, jotta mallin attribuutti näkyisi, käyttäjäroolilla on oltava oikeudet sekä malliin että attribuuttiin. Jos käyttäjärooli sallii käyttäjän nähdä mallin (ja siihen perustuvat tietokortit), mutta ei salli minkään attribuutin näkemistä, käyttäjä näkee tietokortin ilman sisältöä.

Oikeuksissa voi olla päällekkäisyyksiä myös, jos käyttäjä kuuluu useisiin rooleihin. Tällöin käyttäjällä on roolien yhdistetyt oikeudet.

Käyttäjien liittäminen rooleihin

Jos haluat nähdä, mitkä käyttäjät kuuluvat rooliin, ja mahdollisesti muokata käyttäjien liittämistä, aloita roolinäkymästä.

1. Siirry Permissions-valikon ja -puun avulla siihen rooliin, jonka käyttäjäliitoksia haluat tarkastella tai muokata.
2. Roolinäkymän vasemmalla puolella on luettelo roolin nykyisistä käyttäjistä. Käyttäjä voidaan poistaa roolista napsauttamalla vastaavaa kuvaketta.
3. Oikealla puolella on syöttökenttä, jolla voit hakea käyttäjiä.
   1. Käyttäjät, jotka on jo liitetty rooliin, näkyvät luettelossa harmaana. Voit liittää lisää käyttäjiä rooliin valitsemalla käyttäjän hiiren napsautuksella ja käyttämällä sitten luetteloiden välissä olevaa vasenta nuolikuvaketta. Käyttäjän kaksoisnapsautus toimii pikakuvakkeena.
   2. Käyttäjän rooliliitoksia voi tarkastella ja muokata myös käyttäjänäkymässä. Käyttöliittymä on hyvin samankaltainen: luettelo nykyisistä rooleista vasemmalla ja hakumahdollisuus rooleille oikealla.