Muistiinpanon lisääminen

Käytä “Add a note” -painiketta (Lisää muistiinpano) lisätäksesi käyttäjätunnuksesi ja nykyisen päivämäärän kenttään, mikä auttaa kontekstin tai kommenttien lisäämisessä. Toiminto on samanlainen sekä Agent- että Classic-käyttöliittymässä.

Rich text -kenttien käyttäminen

Rich text -kentät tarjoavat muokkaustyökaluja luettavuuden ja muotoilun parantamiseksi:

• Otsikot, tasaus, rivinsisäinen tyylittely
• Lihavointi, fonttivärit
• Luettelomerkit, numeroidut listat
• Hyperlinkit
• Kuvien lisääminen
• Muotoillun tekstin ja kuvien kopiointi ja liittäminen (suositellut muodot: jpg, png, gif)

Huomio: Kuvia ei voi lähettää Self-Service-portaaliin.

Toiminto on samanlainen sekä Agent- että Classic-käyttöliittymässä.

Useiden tietokorttien muokkaaminen

Voit muokata useita tietokortteja samanaikaisesti näiden vaiheiden avulla:

1. Valitse haluamasi tietokortit listanäkymästä.
2. Napsauta “Edit” (Muokkaa) ja valitse pudotusvalikosta “Edit selected data cards” (Muokkaa valittuja tietokortteja).

Avautuvassa valintaikkunassa voit määrittää muokattavan kentän ja siihen sovellettavan uuden arvon.

Vinkkejä tehokkaaseen muokkaamiseen:

• Lisätäksesi uuden arvon kaikkiin valittuihin tietokortteihin, napsauta plus (+) -painiketta. Tämä soveltaa arvon määritettyyn kenttään kaikissa valituissa korteissa.
• Poistaaksesi arvon valituista tietokorteista, napsauta X-painiketta. Tämä tyhjentää määritetyn kentän kaikista valituista korteista.
  

Muutosten tallentaminen:

• Napsauta “Save”-painiketta (Tallenna) soveltaaksesi muutokset valittuihin tietokortteihin. Voit sen jälkeen jatkaa samojen tietokorttien muokkaamista tarvittaessa.
• Käytä “Save & Close” -painiketta (Tallenna ja sulje) tallentaaksesi muutokset ja sulkeaksesi monivalintamuokkausikkunan. Huomaa, että tietokortit pysyvät valittuina listanäkymässä myös ikkunan sulkemisen jälkeen.

Tietokorttien muuntaminen

“Transform”-toiminto (Muunna) on erityisen hyödyllinen, kun palvelupisteen häiriön ratkaisu on dokumentoitava tietämyskantaan. Näin käytät “Transform to xxx” -komentoa (Muunna muotoon xxx), joka on käytettävissä Edit-valikossa, kun tietokortti on avoinna ja mallipohja on määritetty sallimaan muuntaminen.

Muuntamisen vaiheet:

1. Siirry muunnettavaan tietokorttiin ja avaa se.
2. Napsauta “More”-painiketta (Lisää) ja valitse sitten “Transform to xxx” (Muunna muotoon xxx). Jos järjestelmä tarjoaa useita mallipohjavaihtoehtoja muunnoksen kohteeksi, sinun on valittava sopiva vaihtoehto.
   1. Muunnosprosessin aikana ennalta määritetyt kentät alkuperäisestä tietokortista kopioidaan automaattisesti uuteen tietokorttiin.
3. Kun sisältö on kopioitu, syötä tarvittavat lisätiedot uuden tietokortin kenttiin. Kun olet täyttänyt tiedot, tallenna uusi tietokortti. Alkuperäinen (lähde-) tietokortti pysyy muuttumattomana. Määrityksestä riippuen alkuperäinen ja uusi tietokortti voidaan linkittää toisiinsa muuntamisen jälkeen.
   

Tärkeä huomio:

Muuntamisprosessia ei voida suorittaa loppuun, jos tietokortin pakollisista kentistä puuttuu arvoja. Varmista, että kaikki pakolliset kentät on täytetty ennen tietokortin muuntamisen yrittämistä.

Tietokorttien kopioiminen

Voit kopioida olemassa olevia tietokortteja suoraan listanäkymän kopiointitoiminnolla. Näin kopioit valitut tietokortit:

1. Valitse listanäkymässä valintaruudut kopioitavien tietokorttien vierestä.
2. Siirry “Edit”-valikkoon (Muokkaa) ja valitse “Copy selected data cards” (Kopioi valitut tietokortit).

Huomio: Tietokorttien kopiointivaihtoehto on otettava käyttöön mallipohjan asetuksissa, jotta kopiointikomento on käytettävissä.

Kun kopioit tietokortteja, järjestelmä luo identtisen kaksoiskappaleen jokaisesta valitusta kortista. Ainoat erot ovat:

• Jokaisen kopioidun tietokortin nimeen lisätään “_copy”-pääte erottamaan se alkuperäisestä.
• Kopioitujen tietokorttien luontiaika asetetaan kopiointitoimenpiteen suoritushetkeen, mikä vastaa kopioinnin todellista ajankohtaa.

Tietokorttien siirtäminen

Järjestä tietokortit uudelleen siirtämällä ne eri kansioihin näiden vaiheiden avulla:

1. Valitse listanäkymässä valintaruudut siirrettävien tietokorttien vierestä.
2. Napsauta “Edit”-valikkoa (Muokkaa) ja valitse “Move selected data cards” (Siirrä valitut tietokortit).
3. Näkyviin tulee pudotusvalikko; valitse haluamasi uusi kansio listasta.
4. Vahvista siirto napsauttamalla “OK”.

Tärkeä huomio: Joissakin tapauksissa tietokortit lajitellaan automaattisesti tiettyihin kansioihin tietyn kentän arvon perusteella. Tällöin tietokortin kansion vaihtaminen tapahtuu muuttamalla kyseisen kentän arvoa.

Tietokorttien poistaminen

Tietokorttien poistoprosessi on tyypillisesti tarkoitettu tarpeettomien tai virheellisten merkintöjen siivoamiseen, sillä useimmat järjestelmät suosivat tietueiden säilyttämistä viittausta tai historiallista tietoanalyysiä varten. Näin poistat tietokortteja, jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet:

Vakiopoistoprosessi:

1. Valitse listanäkymässä poistettavat tietokortit valitsemalla niiden valintaruudut.
2. Napsauta “Edit” (Muokkaa) ja valitse “Delete selected data cards” (Poista valitut tietokortit).
3. Näkyviin tulee vahvistuskehote. Vahvista toiminto siirtääksesi tietokortit roskakoriin.

Poistaminen näkymätilasta:

1. Kun tarkastelet yksittäistä tietokorttia, voit poistaa sen napsauttamalla “More” (Lisää) ja valitsemalla “Delete data card” (Poista tietokortti).
2. Jos sinulla ei ole tarvittavaa käyttöoikeutta tietokortin poistamiseen, näkyviin tulee virheilmoitus.

Tietokortin poistaminen uudessa Agent UI:ssa

Avaa Agent UI:ssa tietokortti ja napsauta More-valikkoa. Napsauta sitten “Delete data card” (Poista tietokortti):

Roskakorin hallinta

Roskakori on väliaikainen tallennuspaikka kaikille poistetuille tietokorteille. Käyttäjät näkevät vain ne kortit, joihin heillä on käyttöoikeus.

Palauttaminen: Jos sinulla on poisto-oikeudet, voit myös palauttaa tietokortteja roskakorista takaisin niiden alkuperäisiin kansioihin.

Pysyvä poistaminen: Vastaavasti käyttäjät, joilla on tarvittavat oikeudet, voivat poistaa tietokortteja roskakorista pysyvästi.

Muista, että poistotoimet ovat tyypillisesti peruuttamattomia, erityisesti kun tietokortti poistetaan pysyvästi. On tärkeää varmistaa, ettei poistamaasi dataa enää tarvita, tai että sinulla on tarvittaessa varmuuskopio.