Johdanto

Access Group -määrityksellä pääkäyttäjät voivat alkaa määrittää ESS2:sta roolipohjaisemmaksi ympäristöksi loppukäyttäjilleen. Access Groups -määrityksellä pääkäyttäjä voi hallita loppukäyttäjän näkyvyyttä ESS2-lomakkeisiin, paneeleihin, paneeliryhmiin ja URL-osoitteisiin. Kun Access Groups on käytössä, kaikki näkyvyys hallitaan Access Groupsien kautta. Tämä tarkoittaa, että loppukäyttäjällä ei ole näkyvyyttä mihinkään lomakkeeseen, paneeliin, paneeliryhmään tai URL-linkkiin, ellei hän kuulu access groupiin, joka sallii pääsyn kyseiseen sisältöön.

Jokaisella Access Groupilla on oma joukko "Access rights" -oikeuksia. Näihin Access Groupeihin kuuluu "Members" (loppukäyttäjät), jotka lisätään yhden tai useamman tietyn ehdon perusteella. Access right myöntää aina pääsyn sisältöön, sitä ei voida käyttää pääsyn epäämiseen.

Huomaa, että yksi käyttäjä voi kuulua useaan ryhmään. Käyttäjä saa pääsyn sisältöön, kun mikä tahansa hänen ryhmistään myöntää pääsyn kyseiseen sisältöön.

• Access Groupsin käyttöönotto tai poiskytkentä tehdään alustan asetuksista asettamalla arvo true tai false asetukseen ess2.access.groups.enabled. 
  • Asetuksia ess2.access.groups.enabled.for.forms  ja ess2.access.groups.enabled.for.catalog voidaan sitten käyttää lomakkeiden tai katalogien käyttöönottoon/poiskytkentään.
    • Huomaa, että jos ominaisuus on käytössä eikä yhtään ryhmää ole luotu, kukaan loppukäyttäjistä ei näe mitään lomaketta, paneelia, paneeliryhmää tai URL-osoitetta.
    • Access Groupsilla ei ole vaikutusta Product Catalogin sisältöön tai näkyvyyteen.
• Muokatakseen Person-mallipohjaa pääkäyttäjän on siirryttävä alustan asetuksiin ja muutettava arvoa asetuksessa: servlet.auth.person.template.code
• Loppukäyttäjät voivat tarkastella sisältöä ESS2-portaalissa vain, jos jokin heidän Access Groupeistaan sallii sen.
• Access Groupin sisäisiä access rights -oikeuksia voidaan soveltaa sekä lomakkeisiin että linkkeihin, mikä hallitsee sisältöä, johon jäsenillä on pääsy portaalissa.
• Kun lomake poistetaan Access Groupin access rights -oikeuksista, kyseisen ryhmän jäsenet menettävät pääsyn siihen välittömästi.
  • Jos lomake oli kuitenkin jo avoinna, käyttöliittymä (UI) on päivitettävä, jotta muutos tulee voimaan.
  • Access Groupin jäsenet eivät voi enää lähettää pyyntöjä kyseisen lomakkeen kautta, ja tämä rajoitus tulee voimaan välittömästi ilman käyttöliittymän päivitystä.
  • Ryhmän jäsenet menettävät pääsyn lomakkeen pudotusvalikkojen vaihtoehtoihin ja työkaluvihjetietoihin välittömästi, ilman käyttöliittymän päivitystä.
• Haun osalta taustajärjestelmä päivittää säännöllisesti "searchable dataset" -tietojoukkoa, joka vaikuttaa sekä lomakkeisiin että katalogikohteisiin.
  • Tämän seurauksena access rights -oikeuksien muutosten näkyminen hakutuloksissa voi kestää jopa kaksi minuuttia.
• Access groupin käyttöoikeuksien välimuistit täytetään uudelleen joka yö klo 2:45 järjestelmän aikaa.
  • Tämän voi myös käynnistää manuaalisesti admin-käyttöliittymästä (Maintenance - Other Actions) käyttämällä “Clear Persistent Object Caches"-painiketta.
    

Huomio: Access Group -rajoitukset eivät koske root-käyttäjiä.

Uuden ryhmän luominen

Luo uusi ryhmä napsauttamalla “+ New Group”-painiketta:

Tämä avaa “New Group”-näkymän:

Kirjoita Access Groupin nimi Name-kenttään. Tämä on pakollinen kenttä.

Hylätäksesi kaikki muutokset ja sulkeaksesi tämän näkymän, napsauta Cancel-painiketta.

Tallentaaksesi nykyisen Access Groupin ja sulkeaksesi tämän näkymän, napsauta Save & Close -painiketta. Vähintään yhden täydellisen (Attribute + Value) ehdon on oltava olemassa, ennen kuin ryhmä voidaan tallentaa.

Määritelmät

Definition - ehdot, joiden on täytyttävä, jotta access groupilla on access right -oikeus. Ehtojen enimmäismäärä on 5, ja henkilön datakortin on täytettävä kaikki ehtolausekkeet, jotta se katsotaan ryhmän jäseneksi.

Lisätäksesi ehtoja, napsauta Add-painiketta:

Kun ehtojen enimmäismäärä on saavutettu, Add-painike ei ole käytössä:

Jos ehtoja on useampi kuin yksi, nämä ylimääräiset ehdot voidaan poistaa Delete-painikkeella:

Mitä enemmän ehtoja on, sitä tarkempi ryhmä on, esimerkiksi “organization = Matrix42” AND “Cost center = IT Operations” AND “Location = Germany”.

• Attribute - attribuutti, jota verrataan arvoon (valitaan pudotusvalikosta).
  • Samaa attribuuttia ei voi käyttää kahdesti samassa access groupissa.
  • Attribuutti voi olla yksi- tai monirivinen (single tai multi-value).
  • Voi olla vain viittausattribuutti (reference attribute). Back reference ei ole tuettu.
  • Handlerit, jotka toimivat vain käyttöliittymässä eivätkä tallenna arvoja ESM-tietokantaan, eivät toimi Access Groups -määrityksen kanssa.
    • Ei-tuetut handlerit ovat:
      • AutoEntityCreation
      • AutoMailSenderBusinessHoursFinder
      • ChangeStamp
      • Comment
      • CreatorStamp
      • EntitySearchHandler
      • ForeignReferenceHandler
      • QuickFill
      • ReferenceCopy
      • ReferenceTargetFinder
      • SLAFinder
      • TargetDeleter
      • TicketReservation
      • Validator
      • ValueChangeMonitor
• is equal to / is not equal to - vertailuoperaattori Attribute- ja Value-kenttien välillä. Voidaan vaihtaa napsauttamalla kenttää ja valitsemalla operaattori listalta.
  • Esimerkiksi ehto “Cost center is not equal to IT Operations” tarkoittaisi kaikkia kustannuspaikkoja paitsi IT Operationsia.
• Value - arvo, johon Attributea verrataan (valitaan pudotusvalikosta).

Vähintään yksi ehto vaaditaan, ja se on täytettävä (attribute + value) tallentamista varten. 

Access Rights

Määritä, mitkä access rights -oikeudet ryhmällä on lomakkeisiin ja/tai kategorioihin.

Molemmissa näkymissä on seuraavat vaihtoehdot:

• Select all - valitsee kaikki näkyvät vaihtoehdot.
• Deselect all - poistaa valinnan kaikista näkyvistä vaihtoehdoista.
• Show selected only - näyttää vain tällä hetkellä valitut vaihtoehdot.

Forms

Valitse, mihin lomakkeisiin (Forms) access groupilla on pääsy. Huomaa, että luonnostilassa (draft-mode) olevat lomakkeet on merkitty “Draft”-tunnisteella. 

Categorization and Links

Valitse, mihin kategorioihin access groupilla on pääsy.

“Useful Links (Home/Link Widget)” -sisältö esitetään Links-widgetin hierarkiassa, jossa on paneelit, paneeliryhmät ja niissä olevat linkit (linkit lomakkeisiin tai URL-osoitteisiin):

• Päätason kohteen voi laajentaa (ja sitten pienentää), jos siinä on sisältöä (alatason sisältöä).
  • (Esimerkiksi paneelin voi laajentaa näyttämään siinä olevat paneeliryhmät ja linkit, sekä paneeliryhmissä olevat linkit.)
• Kohteen nimen vieressä on tunniste, joka ilmaisee sen tyypin (Panel, Link to Form, Product Catalog jne.).
• Oletuksena kaikki kohteet ovat aluksi valitsemattomia.
• Jos päätason kohde valitaan, se valitsee myös kaikki sen sisällä olevat alikohteet, ja jos päätason kohdetta napsautetaan uudelleen, se poistaa valinnan päätasolta ja kaikista sen sisällä olevista kohteista
  • Alatason kohteita voi valita / poistaa valinnasta yksitellen. Tämä näkyy ylätasolla epämääräisenä valintaruutuna (jossa on viiva).
• Pääsy on kohdetasolla, ja pääsy kohteeseen antaa pääsyn kaikkiin kategorioihin, joissa kohde sijaitsee.
  • Jos kohde on useassa kategoriassa ja käyttäjälle annetaan pääsy siihen, käyttäjällä on pääsy kyseiseen kohteeseen kaikissa muissakin kategorioissa. 
    • Esimerkiksi kohde “Smartphone” voisi olla kategorioissa “Mobile devices”, “Phones” ja “Personal devices”. Käyttäjälle annettu pääsy kohteeseen “Smartphone” avaisi tällöin kaikki kategoriat, joissa kohde sijaitsee (mutta ei muita kyseisten kategorioiden kohteita).
• Jos lomakkeella ei ole access right -oikeutta linkitettyyn sisältöön, näytetään virhekuvake (oranssi kolmio).

Catalog

Tätä näkymää käytetään määrittämään, mitkä katalogikohteet näytetään valitulle roolille.

• Jos kategoriassa on useita kohteita:
  • Jos kaikki kohteet on valittu, kategoriassa näkyy valintamerkki (✓).
  • Jos kaikkia kohteita ei ole valittu, kategoria näytetään loppukäyttäjälle, mutta siinä on viiva-symboli (-).
• Sama kohde voi olla useassa kategoriassa. 
  • Jos roolilla on pääsy kyseiseen kohteeseen, roolilla on pääsy kaikkiin kategorioihin, joissa kohde sijaitsee.

Määritysvinkit 

• Käytä sisällön yläpuolella olevaa suodatinta rajataksesi lomakkeita, kategorisointilinkkejä tai katalogikohteita
• Kun tarkistat, tukeeko Person-mallipohja Access Groups -määritystä:
  • On oltava yksi- tai monirivinen viittaus mallipohjiin, joita käytetään roolipohjaisessa määrityksessä.
  • On suositeltavaa tehdä viittauskentistä monirivisiä (multi-value) heti määrityksen alussa.
• Koska Access Group -rajoitukset eivät koske root-käyttäjiä, on suositeltavaa testata normaalin organisaatiotason käyttäjillä nähdäkseen, miten palvelut näkyvät eri ryhmille.
• Kaikki olemassa olevat katalogikohteiden käyttöoikeudet poistetaan automaattisesti, kun katalogin mallipohja vaihdetaan. Näin varmistetaan helpommin, että käyttöoikeudet voidaan asettaa uuteen mallipohjaan. 
  • Ennen katalogin mallipohjan vaihtamista pääkäyttäjää varoitetaan, että kaikki katalogin käyttöoikeudet poistetaan pysyvästi. 

Rajoitukset 

• Person-mallipohjassa tuetaan vain yhden polun viittauksia (single path references).
  • Access Groups -määritykset eivät tue viittauspolkuja valitun viittauksen takana (tai syvemmällä).
• Tietyissä määritystilanteissa, kuten kun attribuutti muutetaan yksirivisestä monirivisksi ja sitä käytetään Access Groups -määrityksessä, päivitettyjen Access Groups -oikeuksien oikean päivittymisen varmistamiseksi on muutamia vaihtoehtoja:
  • Käynnistä kontit uudelleen.
  • Loppukäyttäjä yrittää kirjautua sisään.
  • Loppukäyttäjä yrittää päivittää sivun manuaalisesti ESS2-käyttöliittymässä.
• Access Groupsilla ei ole vaikutusta Product Catalogiin. Jopa linkki tuotekatalogiin voidaan asettaa piilotettavaksi Access Groups -määrityksessä.
  • Access Group -määritys ei estä tuotekatalogin käyttöä esim. tapauksissa, joissa asiakas saa suoran linkin tuotekatalogiin tai siirtyy sinne etusivun välilehdeltä.